7 suggerimenti e strumenti per comunicare con clienti e team in tempo reale

In qualità di libero professionista o lavoratore remoto, potresti dover lavorare con clienti e colleghi in vari fusi orari. Tuttavia, questo non significa che devi essere sempre disponibile per una risposta in tempo reale, anche a costo di perdere concentrazione e concentrazione.

Puoi evitare l'esaurimento pur mantenendo una relazione fluida con gli altri stakeholder implementando diverse strategie. Scopri come farlo con i seguenti suggerimenti e strumenti.

1. Condivisione di decisioni/feedback senza follow-up

Avrai bisogno di una comunicazione in tempo reale quando è necessario un feedback o un follow-up immediati. L'eccessiva comunicazione può risparmiarti il ​​fastidio di essere sempre disponibile per una risposta rapida. Se fornisci tutte le informazioni necessarie al tuo cliente o ai tuoi colleghi, non hanno bisogno di follow-up per chiarire il tuo messaggio.

Per questo, non esitare a spiegare le cose in una descrizione completa. A volte, il feedback immediato non è appropriato o completo. Può anche causare fraintendimenti. Il feedback ritardato ti aiuta a evitare esplosioni illogiche e ti consente di fornire risposte più ponderate.

Comunicando in modo completo e chiaro con i tuoi clienti e il tuo team, si evitano inutili avanti e indietro. Ci sono varie app per prendere appunti online, come Supernote. Puoi usarli per realizzare messaggi quasi perfetti.

Tu e il tuo collaboratore potete lasciare note sullo stesso file dopo aver esaminato le risposte reciproche tramite note e documenti condivisibili.

2. Pianifica in anticipo per consentire un ragionevole ritardo nel tempo di risposta

Alcuni progetti e attività potrebbero richiedere una risposta immediata da parte dei tuoi clienti o membri del team, mentre una risposta tardiva potrebbe comportare un ritardo del progetto. È uno dei motivi principali per cui molte persone sostengono la comunicazione in tempo reale mentre lavorano da remoto.

Tuttavia, anche la comunicazione asincrona è un'opzione praticabile in questi casi se è possibile pianificare le attività e le sottoattività. Investi tempo sufficiente per creare un flusso di lavoro di escalation che consentirà al tuo team di affrontare le emergenze. Considera la differenza di fuso orario e pianifica attività indipendenti durante il ritardo di risposta.

Sarà utile integrare l'app calendario con il strumenti di gestione delle attività come Asana. Pertanto, ogni volta che crei un evento, l'aggiornamento sarà disponibile nelle app di gestione delle attività affinché tutti possano seguirlo.

3. Registrazione dello schermo/lavagne digitali per dimostrare i bug

Immagina che ci sia un bug complesso nel software. Ora, devi descrivere l'intera faccenda scrivendo a un team remoto! Per non parlare delle domande che spuntano in mezzo dall'altra parte e ti stai perdendo.

Puoi evitare tutte queste situazioni complicate utilizzando le app di registrazione dello schermo. Dimostra e registra il bug del software utilizzando uno screen recorder gratuito come ActivePresenter o Apowersoft. Puoi anche includere il tuo audio per descrivere il problema verbalmente per evitare qualsiasi confusione.

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Puoi anche usare lavagne online come Freehand per descrivere i bug dell'app o del sito web. Queste app sono utili per la collaborazione remota. Il tuo collega può lavorare sul file della lavagna e lasciare note lì in modo che tu possa rivederlo quando è il tuo turno.

Più riduci la necessità di comunicazione audio/video, più colleghi e clienti potranno concentrarsi su ciò che conta davvero. Al momento, puoi facilmente creare un flusso di lavoro dettagliato del tuo progetto e renderlo accessibile digitalmente a tutti gli altri coinvolti. Per farlo, puoi utilizzare applicazioni di collaborazione come Jira.

Oltre a supportare il flusso di lavoro visivo delle tue attività, queste app complete ti consentono di aggiungere commenti alle attività. Questi commenti aiutano a trovare rapidamente le informazioni richieste e quindi a semplificare le discussioni.

Ad esempio, se il cliente ha bisogno di conoscere lo stato di avanzamento del progetto, può esaminare il commento dell'attività per scoprire le attività completate. Li salva dall'invio di messaggi mentre fornisce loro istantaneamente le informazioni di cui hanno bisogno.

5. Crea e definisci sprint per i progetti

Se fai parte di un team che segue un flusso di lavoro agile o scrum, sai che la collaborazione e la comunicazione in tempo reale sono parti indispensabili del tuo lavoro. Tuttavia, puoi ridurre la dipendenza dalla comunicazione immediata definendo correttamente gli sprint.

Durante la creazione di uno sprint, assicurati di rispondere a domande ovvie come obiettivi, tabelle di marcia, risorse, arretrati, capacità, processo di lavoro, scadenze, ecc. Pertanto, gli assegnatari non ti fanno quelle domande e iniziano a lavorare immediatamente.

Puoi anche ricevere aiuto da diversi strumenti gratuiti di gestione dei progetti supportati da Scrum come iceScrum. Queste app consentono al tuo team di lavorare in modo efficiente con il minimo requisito di risposta urgente.

6. Distribuisci le registrazioni delle riunioni per ridurre al minimo l'affaticamento delle riunioni video

A volte, far parte di un team remoto significa partecipare a una serie di riunioni per compensare la distanza fisica. Può portare a una situazione chiamata affaticamento dello zoom, che non fa bene alla tua produttività. Invece, puoi concentrarti su canali di comunicazione alternativi e rifiutare le richieste di riunione durante il lavoro mirato.

È essenziale partecipare alle riunioni per discussioni strategiche o agende mirate. Tuttavia, puoi fare affidamento sulla comunicazione basata su testo per risolvere la maggior parte delle questioni rimanenti. Oltre a questo, la registrazione delle riunioni dovrebbe essere obbligatoria.

Pertanto, chiunque lo abbia perso può controllare comodamente la registrazione per approfondimenti e potrebbe aggiungere valore alla discussione in seguito. Puoi utilizzare VLC per registrare riunioni Zoom o la funzione di registrazione di Google Meet per registrare riunioni Meet. Entrambe queste app sono gratuite, quindi non ti costano denaro extra.

7. Utilizzare il calendario digitale nel modo giusto bloccando il tempo

Uno dei motivi principali per scegliere la comunicazione non vocale è avere un tempo produttivo ininterrotto. Sebbene questo ci aiuti a fare progressi significativi su un progetto o un'attività, le persone non lo segnano nel calendario come segnano una riunione o una presentazione. Di conseguenza, gli altri membri del team di solito non ne hanno idea.

Tuttavia, puoi segnare il tempo per un lavoro approfondito nel tuo calendario affinché gli altri lo sappiano. Gli spazi bianchi del calendario indicano che sei libero per una riunione o per inviare SMS. Se blocchi il tempo nel calendario, si asterranno dal programmare riunioni o inviarti messaggi in quel momento.

Puoi utilizzare strumenti di calendario gratuiti come Google Calendar o Fare squadra per bloccare il tuo tempo. Pertanto, gli altri diventeranno premurosi e dipenderanno maggiormente dalla comunicazione online come la posta elettronica e i canali di discussione del progetto.

Le comunicazioni non devono essere sempre istantanee

Mentre lavori da casa o fai parte di un team ibrido, la comunicazione in tempo reale può avere un impatto su di te.

Prova questi suggerimenti e strumenti per la comunicazione online per evitare di essere sopraffatto. Poiché ti consentono di lavorare senza interruzioni, vedrai un aumento della tua produttività quotidiana.

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