La gestione del tempo è fondamentale per una gestione dei progetti produttiva ed efficiente.
Il successo e la redditività di qualsiasi progetto dipendono da come utilizzi il tuo tempo. Se dedichi tutto il tuo tempo a un progetto per completarlo settimane prima della scadenza, potresti non trarne profitto. Allo stesso modo, se non assegni un tempo ragionevole per completare il progetto in tempo, il cliente potrebbe non rimanere con te.
Pertanto, hai bisogno di uno strumento di gestione del tempo che ti aiuti automaticamente a gestire i tuoi progetti. In questo articolo, discuteremo di come Harvest può gestire il monitoraggio dei tempi, i rapporti e la fatturazione.
Che cos'è il raccolto?
Raccolto è un'app di fatturazione e gestione del tempo basata su cloud compatibile con PC Windows, laptop macOS, iPhone o dispositivi Android. Supporta anche i Chromebook tramite l'estensione Chrome.
L'app supporta sia la fatturazione oraria che la fatturazione del progetto. Quindi, è lo strumento perfetto per liberi professionisti, titolari di aziende di qualsiasi dimensione e persino per aziende globali. Non devi passare attraverso alcuna curva di apprendimento per utilizzare l'app.
Free e Pro sono gli unici due piani di abbonamento per questa app. Se hai bisogno di gestire la tua scheda attività e fino a due progetti alla volta, puoi scegliere il piano gratuito. Tuttavia, se desideri gestire una squadra, puoi optare per il piano Pro per $ 12/mese/posto per progetti illimitati.
Scarica: Raccolto per iOS | Android | finestre | Mac OS (abbonamento richiesto, prova gratuita disponibile)
Le seguenti sono le caratteristiche dell'app che dovrebbero aumentare la produttività del tuo progetto:
1. Monitoraggio e reportistica del tempo
Sebbene i membri del tuo team siano responsabili della compilazione delle loro schede attività in tempo reale, puoi anche inserire l'ora per loro in blocco. Aiuta a correggere il corso del progetto o a soddisfare i requisiti di fatturazione del cliente.
Il sistema di codifica a colori delle attività e delle schede attività consente di tenere traccia di quale membro sta lavorando su quale attività. Puoi anche scoprire quale membro del team sta rispettando le scadenze o è in ritardo. Di conseguenza, è possibile assegnare ulteriormente la priorità alle attività del progetto per rispettare la scadenza complessiva del cliente.
L'app classifica i rapporti sul tempo in quattro categorie di base, che sono:
- Compiti: Un grafico a barre con codice colore mostra il tempo trascorso in base alle attività.
- Progetti: Puoi confrontare la produttività del progetto confrontando la distribuzione del tempo per progetto.
- Squadre: Puoi andare il più granulare possibile creando rapporti temporali a livello individuale.
- Clienti: Questo rapporto sul tempo mostra il tempo speso in attività e progetti per ogni cliente specifico.
Un rapporto sui tempi dell'app Harvest mostra dati come ore tracciate, importo non fatturato, ore fatturabili e importo fatturabile.
2. Gestione del team e dei progetti
Potrebbe essere difficile per te se hai bisogno di lavorare su gestione delle schede attività per i membri del tuo team. L'app Harvest ti aiuta a gestire facilmente team remoti o ibridi senza compromettere la tua lista di cose da fare.
Harvest crea un dashboard di facile lettura. Quindi, puoi capire rapidamente cosa sta succedendo a colpo d'occhio. La dashboard rivela dati strutturati come i seguenti:
- Chi tiene traccia del proprio tempo e chi no?
- Qual è l'andamento del monitoraggio delle ore fatturabili per risorsa?
- Se ci sono differenze tra le attività che hai assegnato loro e le attività che vengono mostrate completate?
- Il tuo team utilizza correttamente le ore fatturabili per il lavoro produttivo?
All'interno del grafico a barre per ciascun membro del team, il colore azzurro rappresenta la capacità e il colore blu scuro rappresenta le ore fatturabili. Se vedi che le barre diventano rosse, significa che il membro della squadra è oltre la capacità.
Puoi anche diventare granulare quanto vuoi nella gestione delle risorse del progetto e delle ore fatturabili. Un rapporto dettagliato a livello di progetto ti dice quanto segue:
- Tempo di accesso totale su un progetto per risorsa.
- Se sei abbastanza vicino al budget temporale.
- Se stai raggiungendo il budget di costo per il progetto.
- Ore totali non fatturate.
- Una cronologia di avanzamento del progetto a livello di dipartimento.
- Avvisi automatici per avvisarti di possibili problemi di pianificazione.
Harvest ti consente di rimanere aggiornato sui tuoi progetti e di fare previsioni precise per i progetti futuri.
3. Scheda attività
L'interfaccia intuitiva dell'app ti consente di inserire nuove attività nella scheda attività giornaliera di un progetto designato. Con il clic del pulsante di monitoraggio del tempo, avvii il cronometrista che registra il tempo mentre lavori sull'attività. Se fai una pausa, puoi mettere in pausa il monitoraggio del tempo su questa attività specifica.
Alcuni progetti potrebbero chiederti anche di registrare le interruzioni. È possibile avviare il timer per le attività previste per le pause. Questa pratica garantisce un monitoraggio efficiente e accurato del tempo dell'intera giornata lavorativa.
L'app Harvest calcola automaticamente il costo per il tuo cliente in base alla tariffa che alimenti durante la creazione di un progetto. Ti dà anche la possibilità di inserire una nota elaborata sulle attività per riferimento futuro.
Puoi anche creare un modulo di scheda attività settimanale o mensile per il monitoraggio del tempo quotidiano. Quando si opta per tali schede attività, Harvest somma le ore lavorate su ciascuna attività per l'intera settimana o mese e crea automaticamente una fattura.
4. Generazione di fatture
Puoi convertire le schede attività in fatture professionali utilizzando Harvest, che è una delle migliori app di fatturazione gratuite. Puoi inviare le fatture via email ai tuoi clienti poiché sono completamente digitali. Le fatture mostrano le ore fatturabili granulari in base a ciascuna attività del progetto in modo strutturato.
Puoi lavorare per qualsiasi cliente, poiché l'app supporta più di 180 valute. Inoltre, automatizza il sistema di pagamento tramite app come Stripe o PayPal. Il modulo di fatturazione dell'app dispone anche di un sistema di promemoria per informare il cliente che il pagamento è dovuto.
Inoltre, l'app ti consente di creare report sulle entrate approfonditi e professionali per riflettere sulla redditività del tuo progetto. Puoi applicare filtri per ordinare i dati in base a qualsiasi cliente o progetto specifico.
5. Automazione del flusso di lavoro del progetto
Puoi automatizzare il monitoraggio dei tempi del tuo progetto e il flusso di lavoro di fatturazione con l'app Harvest. L'app si integra con più di 100 app di produttività. Puoi creare ulteriormente scenari di automazione avanzati utilizzando strumenti come Zapier e IFTTT.
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L'app può tenere traccia del tempo su altre app di gestione dei progetti come Trello, Asana, Basecamp, ecc., Attraverso le integrazioni. Puoi anche creare voci della scheda attività o avviare il timer dai messaggi Slack utilizzando l'integrazione Slack.
Se gestisci le tue imposte utilizzando app come QuickBooks, FundBox o Xero, puoi importare i dati relativi a spese e fatture da Harvest. In poche parole, Harvest diventa una fonte di verità per la gestione del team e del progetto.
Inizia a monitorare il tuo tempo con le app intelligenti
Ora puoi distribuire l'app di gestione del tempo giusta per i tuoi progetti dopo aver conosciuto le funzionalità dell'app Harvest. Puoi utilizzare questa app o qualsiasi altra app di gestione del tempo, poiché la maggior parte delle app di monitoraggio del tempo avanzate spesso offre funzionalità di base in qualche modo simili.
La parte fondamentale è che devi applicarne l'utilizzo nel modo giusto per mantenere te e il tuo team produttivi.
Time Doctor ti consente di tenere traccia dei tuoi progetti e della produttività del tuo team remoto. Ecco le sue migliori caratteristiche da usare!
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Tamal è uno scrittore freelance presso MakeUseOf. Dopo aver acquisito una notevole esperienza in tecnologia, finanza e affari processi nel suo precedente lavoro in una società di consulenza IT, ha adottato la scrittura come professione a tempo pieno 3 anni fa. Pur non scrivendo di produttività e delle ultime notizie tecnologiche, ama giocare a Splinter Cell e guardare Netflix/ Prime Video.
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