5 app per risparmiare tempo per riunioni migliori sia online che offline

I professionisti che lavorano non possono evitare di partecipare alle riunioni. Che sia virtuale o di persona, puoi trascorrere il tuo tempo in modo più efficiente e produttivo se utilizzi gli strumenti giusti per organizzare e gestire le riunioni.

I principi di gestione di una riunione rimangono gli stessi sia che tu lo faccia in una sala conferenze o utilizzando Zoom per le riunioni online. Devi impostare un'agenda, avere un piano d'azione chiaro, avere un flusso per le interazioni o le domande e risposte e dedicare pochi minuti ai follow-up. Queste app gratuite ti aiuteranno a fare tutto questo, online e offline.

1. Ipercontesto (Web): modelli di riunioni gratuiti e avviatori di conversazione

Se le tue riunioni vanno fuori strada troppo spesso, hai bisogno di Hypercontext. È un'app complementare per le riunioni per i manager che offre modelli gratuiti e spunti di conversazione sia per riunioni individuali che per riunioni di gruppo. Segui il copione e non andrai mai fuori strada né perderai qualcosa di importante.

Dopo aver effettuato l'accesso, sincronizza il tuo calendario e crea un nuovo spazio di lavoro. Ogni area di lavoro ha diversi modelli per riunioni individuali o di gruppo, come revisioni settimanali e mensili, incontri individuali da remoto o riunioni di gruppo, revisioni delle prestazioni, check-in, riunioni standup, mischia, gestione dei progetti, pianificazione trimestrale e così via Su.

In ogni modello vedrai una serie di domande o punti dell'agenda con fasce orarie pianificate. Sentiti libero di modificarli come meglio credi. Mentre la riunione è in corso, puoi aggiungere "Passi successivi" a ogni elemento, creando un elenco di cose da fare per te stesso. Puoi anche invitare i colleghi nell'area di lavoro per collaborare su queste azioni. È un po' come prendere i verbali delle riunioni.

Con gli account Pro, ottieni funzionalità aggiuntive come il monitoraggio dei tuoi passaggi successivi nel tempo, l'aggiunta di obiettivi, il controllo delle riunioni passate, ecc. Tutti questi aggiungono valore se vuoi pagare per il servizio. Detto questo, i modelli della versione gratuita sono una ragione sufficiente per utilizzare Hypercontext.

2. Aggiorna (Web): App gratuita per le note delle riunioni per organizzare e condividere facilmente

Stabilire un ordine del giorno e quindi redigere i verbali di una riunione sono parti essenziali per garantire riunioni fruttuose. Altrimenti, troverai spesso persone che dicono di non ricordare quando è stato discusso qualcosa. Adjourn è una delle migliori app gratuite per tenere traccia delle tue riunioni.

In ogni nuova riunione, puoi creare schede separate per ogni nota. Ad esempio, la tua Agenda è una scheda, mentre le altre possono essere Feedback, Passi successivi, Minuti, Proposte e così via. Ogni scheda è un semplice editor di testo RTF che supporta Markdown e tabelle. È possibile utilizzare i principi del i migliori modelli di minuti di riunione in nessuno di questi.

In un pannello a destra troverai gli altri partecipanti a questa riunione e li inviterai a visualizzare o modificare la bacheca di aggiornamento. In Azioni, puoi impostare elenchi di cose da fare e assegnarli a persone e aggiungere descrizioni. Infine, un pannello dei dettagli dell'agenda generale aiuta a mantenere la riunione in pista. Aggiorna consente anche di caricare file a cui altri possono accedere durante la riunione.

Al termine della riunione, è possibile inviare tramite e-mail le note a tutti i partecipanti o scaricarle come file PDF. La versione gratuita di Adjourn limita il numero di volte in cui puoi inviare un'e-mail, ma i download di PDF sono gratuiti per sempre.

3. Vite (Web): riunioni asincrone facili tramite videochiamate

Dopo un certo punto, quegli incontri giornalieri e settimanali iniziano a sembrare un lavoro ingrato piuttosto che una necessità. Inoltre, se si tratta di un team remoto, anche riunire tutti è un compito difficile. Una tendenza in crescita per gestire il sovraccarico delle riunioni è invece optare per riunioni asincrone, che puoi comunque fare tramite videochiamate.

Nel caso non lo sapessi, una riunione asincrona viene eseguita come una riunione normale, ma non contemporaneamente. Innanzitutto, l'ospite della riunione avvia la riunione e dispone l'agenda, il tutto registrato su un videomessaggio, e lo invia al gruppo. Quindi, un secondo partecipante è libero di rispondere con il proprio videomessaggio al momento della propria scelta. Quindi, altri partecipanti possono visualizzare questi messaggi e rispondere secondo l'ordine stabilito dall'host o rispondere a una persona nel mezzo. L'idea è quella di lasciare che le persone lavorino al proprio ritmo e non siano continuamente coinvolte nelle riunioni.

Molte app online consentono facili riunioni asincrone tramite videochiamate. Grapevine è uno dei più semplici che abbiamo visto, permettendoti di registrare messaggi di 15 minuti attraverso la tua webcam o una registrazione dello schermo. Puoi anche lasciare commenti e aggiungere file al post di chiunque. Tutti i messaggi vengono visualizzati in una semplice cronologia cronologica. La versione gratuita consente fino a cinque utenti ed è possibile eseguire l'aggiornamento per gruppi più grandi.

4. dory (Web): migliore per gestire domande e risposte e interazioni con il pubblico dal vivo

Realizzata da ex Googler, Dory è un'app web completamente gratuita (nessuna pubblicità, nessun costo nascosto) per gestire sessioni di domande e risposte e interazioni con il pubblico dal vivo, sia online che offline. Potresti anche usarlo per riunioni virtuali a livello aziendale come spazio in cui gli ascoltatori possono porre le loro domande.

L'app ha una semplice interfaccia per creare un nuovo evento e invitare collaboratori che hanno i tuoi stessi privilegi di editor. Gli eventi possono essere pubblici o privati ​​solo a chi ha un link. Nel pannello principale, i partecipanti possono quindi porre domande, che un moderatore può classificare affinché i relatori possano rispondere. Le domande possono essere appuntate, archiviate e votate per una maggiore visibilità.

Dory include anche un pratico pannello Note, che ha due parti. Uno è uno spazio Note condiviso in cui tutti gli organizzatori o gli editor possono aggiungere note che tutti possono vedere. L'altro è un blocco note privato, modificabile e visibile solo a te. È un elegante add-on per tenere i minuti, aggiungere e condividere pensieri e persino dare istruzioni se necessario.

5. Gomma (Web): lavagna, lavagna e modelli di riunioni già pronti

Nelle riunioni fisiche, spesso hai una sala conferenze con una lavagna comune e un blocco per appunti per ogni persona. Eraser lo porta nel mondo virtuale, dandoti un blocco note a due riquadri e un lavagna digitale gratuita.

Entrambi gli strumenti sono abbastanza facili da usare e puoi condividere il collegamento con altri online per iniziare. Il blocco note supporta Markdown per la formattazione, mentre la lavagna è dotata di strumenti di disegno comuni per forme, testo e diagrammi. Eraser include anche la chat audio se non desideri utilizzare un'app di videochiamata di terze parti con essa.

La parte interessante sono i modelli precaricati. Eraser disegnerà rapidamente un'intera scheda Agile Sprint, un diagramma di flusso, un grafico delle corsie di nuoto o una sessione di riunione in piedi per poi inserire i valori secondo la riunione. Funziona alla grande e ti renderà più efficiente.

Non combatterlo tutto il tempo

Questi strumenti e app renderanno più efficienti molte delle tue riunioni, ma non tutte. E va bene. Non cercare di massimizzare la produttività e l'efficienza in ogni riunione, a volte saranno noiose e sembreranno una perdita di tempo. Anche se ne rendi la metà più efficiente, troverai un grande cambiamento. E per l'altra metà, divertiti giocando Incontro con Hell Bingo.

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