Come gestire il sovraccarico delle riunioni: 5 suggerimenti e strumenti

Riunioni in una sala conferenze (o uno spazio di lavoro online) richiede lo scambio di idee, la definizione di obiettivi, il monitoraggio dei progressi, l'assegnazione di attività, ecc.

Sebbene questi siano tutti validi motivi per tenere una riunione, troppe riunioni lunghe possono esaurire la produttività. Ecco come puoi ridurre il numero di riunioni sul tuo calendario. Ma prima, scopriamo:

Cosa ti fa avere troppi incontri?

È probabile che tu abbia già provato ad affrontare questo problema prima. Tuttavia, le riunioni continuano a comparire in tutto il calendario. È probabile che tu non abbia cercato di scoprire le cause alla radice del problema; stai semplicemente applicando soluzioni di cerotto per alleviare il sovraccarico di incontri con i sintomi.

Quindi, consideriamo il sovraccarico come sintomo di un problema più profondo in modo da poter trovare una soluzione efficace e duratura.

Innanzitutto, la pandemia di COVID-19 e il conseguente passaggio a modelli di lavoro remoti o ibridi hanno aumentato significativamente il numero di riunioni virtuali, prevalentemente tramite Zoom. Di conseguenza, i lavoratori a distanza stanno lottando con

Affaticamento dello zoomo esaurimento del tempo sullo schermo. Il sovraccarico delle riunioni potrebbe anche essere un problema se inviti tutti alle riunioni. All'aumentare della partecipazione, il coinvolgimento diminuisce gradualmente.

Uno dei motivi principali più comuni per le riunioni Zoom consecutive o le visite alla sala conferenze è la mancanza di un'agenda chiara. Inizialmente, potresti avere un obiettivo per la riunione, ma presto la tua attenzione si sposta su chiacchiere inutili.

Ultimo ma non meno importante, non stai sfruttando efficacemente gli strumenti digitali. C'è una vasta gamma di software là fuori che sono alternative migliori per la comunicazione e la collaborazione.

Il secondo metodo più efficace per ridurre il numero di riunioni sul posto di lavoro è aumentare la produttività delle riunioni. Ecco come puoi ottenerlo:

1. Utilizzare un wiki interno per riunioni asincrone

Le riunioni non devono sempre essere tenute in tempo reale (in modo sincrono). Alcune situazioni trarranno beneficio dalla comunicazione asincrona (comunicazione che non richiede la presenza simultanea dei partecipanti e non necessita di una risposta immediata).

Puoi migliorare la produttività delle riunioni adottando la comunicazione asincrona. Consente ai team di utilizzare software basato sulla conoscenza come Documento 360 per condividere idee al proprio ritmo. In alternativa, puoi creare un Wiki interno usando questi siti webe imposta al suo interno pagine specifiche per le tue riunioni. Questi strumenti digitali ti consentono di contribuire alla riunione utilizzando la funzione di commento.

Abbracciando riunioni asincrone, il tuo team può prendersi il tempo necessario per comprendere le informazioni discusse, comunicare con i compagni di squadra attraverso i fusi orari, consentire agli introversi di partecipare digitando e ridurre le interruzioni e distrazioni.

2. Usa il software di collaborazione

Perché pianificare un incontro di persona di due ore per presentare nuove idee quando puoi farlo tramite e-mail o, meglio ancora, utilizzando un semplice software di collaborazione come Trello.

Per aumentare la produttività del tuo team, organizza riunioni in tempo reale solo quando è assolutamente necessario, ad esempio per la risoluzione dei conflitti. Altrimenti, puoi sfruttare il software di collaborazione per gli aggiornamenti sui progressi degli obiettivi, le revisioni dei progetti o la presentazione di nuove idee.

In questo modo, il tuo team ha abbastanza tempo per riflettere sulle idee che desidera condividere e dare la priorità a quelle più importanti. Inoltre, tutte queste informazioni vengono salvate per impostazione predefinita e accessibili a tutti, piuttosto che fare affidamento su record scritti.

Puoi utilizzare Trello per creare bacheche che corrispondono agli obiettivi della tua riunione, come un'agenda della riunione, aggiornamenti su riunioni precedenti, aggiornamenti del team o nuove idee.

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3. Focus sull'agenda dell'incontro

Organizzare un incontro senza un'agenda è una ricetta sicura per il fallimento. Dovrai avere un piano chiaro per il tuo incontro per evitare di andare fuori rotta. La maggior parte delle riunioni spesso si svolge nei tempi previsti perché non esiste un percorso chiaro da seguire.

Quindi, come puoi risolvere questo problema? Convenzionalmente, puoi annotare i punti che desideri discutere durante la riunione, stamparli e allegare altri documenti pertinenti prima di condividerli con i partecipanti.

In alternativa, puoi risparmiare tempo e carta creando la tua agenda su Evernote e allegando qualsiasi file o pagina web di cui hai bisogno prima di condividerlo con i tuoi colleghi. Ciò garantisce ai partecipanti un rapido accesso alle informazioni di cui hanno bisogno tramite i loro smartphone, tablet o computer.

Scarica: Evernote per Android | iOS (versione premium gratuita disponibile)

4. Crea canali Slack per la comunicazione istantanea

Quando fai parte di una vasta organizzazione con molti reparti, sembra che avere una riunione sia l'unica opzione per condividere informazioni con un insieme specifico di persone. Sfortunatamente, questo non è sempre il metodo più produttivo.

Perché spostare un gruppo di persone nella sala conferenze per una riunione di 30 minuti quando puoi condividere le stesse informazioni istantaneamente e con tutti sul desktop tramite una piattaforma di messaggistica come allentato?

Hai solo bisogno per creare un canale dedicato per l'incontro e invitare tutti i partecipanti interessati. In questo modo, puoi avere conversazioni specifiche su vari progetti con le persone che scegli di invitare.

Scarica: allentato per Android | iOS (versione premium gratuita disponibile)

5. Non avere troppe persone

Pensa all'ultimo incontro che hai avuto. Quante persone erano presenti? E quanti di loro hanno fornito contributi preziosi all'incontro? Molto probabilmente, molti partecipanti si sono seduti in silenzio senza partecipare, mentre altri hanno controllato le loro e-mail. Questa è diventata una pratica standard, specialmente negli incontri con grandi folle.

Ciò accade spesso perché gli organizzatori vogliono evitare che le persone si sentano escluse. Sebbene possa essere un gesto nobile, purtroppo riduce la produttività dell'incontro.

Ti starai chiedendo, come? Rischi di andare oltre il tempo assegnato alla riunione per affrontare dibattiti avanti e indietro, commenti superficiali e chiacchiere inutili, il che si traduce in una minore efficacia. Quindi, per evitare di incontrare un sovraccarico, invita il minor numero di persone possibile.

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Non lasciare che le riunioni ti rallentino

Le riunioni svolgono ancora un ruolo cruciale nella maggior parte delle organizzazioni. Tuttavia, diventano improduttivi quando diventano opprimenti e quando i tuoi team possono dedicare il tempo delle riunioni alle priorità. Puoi aumentare la produttività delle riunioni utilizzando i suggerimenti e gli strumenti di cui sopra.

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