Come rendere Outlook meno distratto con questi suggerimenti rapidi

Se Microsoft Outlook è la tua applicazione preferita per la gestione della posta elettronica e del calendario, potresti aver pensato che alcune delle sue funzionalità possono essere piuttosto fastidiose. Ovviamente, Outlook è già configurato per aiutarti a gestire il tuo carico di lavoro, ma può essere ancora migliore con alcune semplici modifiche.

Diamo un'occhiata ad alcuni dei modi in cui puoi far funzionare meglio Outlook per te.

1. Crea regole per le email in arrivo

Quando ricevi un'e-mail, questa andrà automaticamente nella cartella Posta in arrivo. Questo può essere difficile da tenere sotto controllo se ricevi più e-mail da molte persone diverse e possono accumularsi rapidamente. Outlook ti consente di impostare le regole della posta in arrivo per far sì che le e-mail in arrivo da persone specifiche vadano direttamente in una sottocartella, il che può aiutarti a tenere traccia di chi sta inviando cosa. Per creare una nuova regola, segui questi passaggi:

1. Vai a File > Gestisci regole e avvisi e clicca Nuova regola. Apparirà una nuova finestra con varie opzioni.
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2. Sotto Passaggio 1: seleziona un modello clic Sposta i messaggi da qualcuno in una cartella.
3. Allora, sotto Passaggio 2: modifica la descrizione della regola, è necessario fare clic sui collegamenti ipertestuali per selezionare il persone o gruppo pubblico a cui vuoi deviare le e-mail cartella specificata.
4. Clic Fine per applicare la regola.

Il video ufficiale di Microsoft lo illustra nel dettaglio.

Le regole della Posta in arrivo possono impedire che la Posta in arrivo si intasi. Inoltre, se hai bisogno di tenere traccia di persone particolari o e-mail di lavoro critiche, è già organizzato per te.

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2. Disattiva le notifiche e-mail

A questo punto, potresti aver notato il suono di notifica che Outlook emette quando ricevi un'e-mail. Potresti aver notato anche l'icona della busta gialla che appare sull'icona di Outlook sulla barra delle applicazioni. Questo può essere utile se vuoi essere avvisato, ma può interrompere la tua attenzione se quelle e-mail continuano ad arrivare. Fortunatamente, Outlook ti offre anche la possibilità di disattivare queste notifiche.

Vai a File > Opzioni > Posta, e sotto il titolo Arrivo del messaggio, puoi scegliere le notifiche che vuoi disattivare. Quando sei soddisfatto della tua selezione, fai clic su OK.

Imparentato: Come pianificare una riunione in Microsoft Outlook

3. Imposta promemoria calendario

Proprio come le notifiche e-mail, il calendario di Outlook è impostato per ricordare gli appuntamenti 15 minuti prima dell'inizio. Lo fa visualizzando i tuoi prossimi appuntamenti e devi fare clic Congedare per chiudere la finestra.

Questi promemoria possono essere utili se ne hai bisogno. Ad esempio, se sei immerso nel tuo lavoro e viene visualizzato il promemoria, puoi concludere ciò che stai facendo e prepararti per l'appuntamento.

Tuttavia, se non hai bisogno di questa funzione, può interrompere il tuo flusso. Per interrompere questi promemoria, vai a File > Opzioni > Avanzate, e sotto Promemoria, deseleziona Mostra promemoria.

In alternativa, puoi anche andare su File > Opzioni > Calendario, e sotto Opzioni calendario, vedrai un'opzione per i promemoria predefiniti. Per modificarlo, segui questi passaggi:

1. Fare clic sulla casella accanto a Promemoria predefiniti, quindi c'è un segno di spunta nella casella
2. Nell'elenco a discesa, seleziona 0 minuti
3. Fare clic sulla casella accanto a Promemoria predefiniti di nuovo, quindi il segno di spunta scompare; se non lo fai, non salverà la tua selezione
4. Clic ok

Ora puoi continuare con il tuo lavoro senza che appaiano quei promemoria. Se vuoi ancora un modo per tenere traccia delle tue attività importanti, guarda anche i vantaggi di Microsoft To-Do.

Imparentato: Microsoft To Do: una guida completa per principianti

4. Codifica a colori il tuo calendario di Outlook

Non c'è niente di sbagliato nel colorare gli appuntamenti del calendario di Outlook con un colore. Tuttavia, la codifica a colori può aiutarti a semplificare il tuo calendario e rendere più facile ottenere una panoramica della tua giornata o settimana lavorativa senza controllare di cosa tratta ogni singolo appuntamento o riunione.

Ad esempio, se hai diversi tipi di lavoro, inclusi incontri all'interno della tua azienda, incontri con aziende esterne, clienti, attività amministrative e formazione prenotata nel tuo calendario, ecc., può diventare una confusione di informazioni che è necessario dedicare più tempo a concentrarsi Su.

Se utilizzi la codifica a colori, puoi scorrere rapidamente il calendario e avere un'idea generale dei tipi di lavoro per cui devi prepararti. Puoi anche utilizzare la codifica a colori per assegnare la priorità agli appuntamenti in ordine di importanza. Ad esempio, puoi scegliere il colore rosso per riunioni "urgenti", ambra per "importante" e verde per "di routine".

La cosa importante qui è scegliere colori diversi per i diversi tipi di lavoro che fai e scegliere colori che non siano troppo simili tra loro per distinguere. Per iniziare, segui questi passaggi:

1. Fare clic su un appuntamento o una riunione nel calendario per visualizzare il Serie di appuntamenti scheda.
2. Fai clic sull'icona della finestra colorata che dice Classificare.
3. Nell'elenco a discesa, fare clic su Tutte le categorie.
4. Verrà visualizzata una nuova finestra; sul lato destro, fare clic su Nuovo.
5. Scrivi nel nome della tua categoria. Ad esempio, "riunioni interne" e scegli il colore che desideri.
6. Clic ok su entrambe le finestre finché non vedi il tuo nuovo appuntamento del calendario con codice colore.

Ripeti questo processo per tutte le categorie che desideri creare.

Distrazioni di Outlook risolte

Ora che sai come rendere Outlook meno distratto, puoi personalizzarlo in modo che funzioni al meglio per te. Sebbene possano non sembrare importanti, apportare piccole modifiche può fare la differenza nella tua giornata lavorativa.

Questo non è affatto un elenco esaustivo e potresti volerli provare prima di impegnarti con loro. Puoi anche giocare con le impostazioni di Outlook e vedere se scopri altre cose che aiutano a ottimizzare la tua attenzione.

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