Come creare un bilancio in Excel

Che tu abbia una piccola impresa o una grande multinazionale, devi capire come cresce la tua azienda. Dovresti quindi tenere traccia delle finanze della tua azienda esaminando vari rendiconti finanziari.

Il conto economico, ad esempio, mostra come l'organizzazione guadagna e spende denaro. In alternativa, il rendiconto finanziario ti consente di vedere quanto denaro hai a disposizione, consentendoti di pianificare correttamente le tue spese.

Infine c'è il bilancio, che è anche uno dei rendiconti finanziari di base. Ecco una guida rapida per aiutarti a crearne uno tuo in Microsoft Excel.

Che cos'è un bilancio e perché ne hai bisogno?

Un bilancio ti consentirà di vedere la ripartizione delle attività, delle passività e del patrimonio netto della tua azienda. In un colpo d'occhio, vedrai quanto della società proveniva da utili non distribuiti, capitale proprio e prestiti.

Con queste informazioni a portata di mano, puoi calcolare il suo ritorno sull'investimento e i suoi vari rapporti finanziari. È quindi possibile confrontare questi valori con aziende simili nello stesso settore. Questo ti darà un'idea di come si sta comportando l'azienda rispetto ai suoi pari nel settore.

1. Seleziona il momento della copertura

Come con altri rendiconti finanziari, devi scegliere un periodo da coprire. In genere, inizia il 1 gennaio e termina il 31 dicembre.

Tuttavia, puoi anche scegliere un periodo diverso per il calcolo, chiamato anno fiscale, che inizia il 1° ottobre e termina il 30 settembre. Nota che qualsiasi periodo tu usi qui deve essere coerente con le altre tue affermazioni.

2. Prepara i tuoi conti

Per evitare il fastidio di dover scavare tra i tuoi registri quando stai facendo il tuo bilancio, dovresti prepararlo in anticipo. Assicurati di avere a tua disposizione il rendiconto finanziario, gli estratti conto bancari, gli estratti conto dei prestiti e i saldi delle carte di credito.

Prima di iniziare, è necessario conoscere il valore delle risorse e dell'inventario a disposizione. Non dimenticare di includere l'importo che hai messo per avviare la tua attività, così come gli investimenti fatti da altre persone ed entità.

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3. Crea il file Excel

Una volta che conosci il periodo che stai coprendo e hai i valori di cui hai bisogno, è il momento di creare il file Excel. Apri un nuovo file su Microsoft Excel. Mettere in [Nome azienda] Bilancio alla cella A1 per una facile identificazione.

Lascia un po' di spazio per la formattazione, quindi sulla prima colonna della terza riga, scrivi Risorse. Questa è la sezione in cui inserirai i valori per tutto ciò che la tua azienda ha. Quindi sulla terza colonna della stessa riga, scrivi anno fiscale stai coprendo.

Dopo Assets, devi creare il corrispondente Passività e patrimonio netto sezione. Le passività si riferiscono all'importo che la società deve a terzi, tra cui banche, fornitori, proprietari e governo.

L'equità del proprietario, d'altra parte, si riferisce all'importo che i proprietari hanno raccolto per l'azienda, più qualsiasi guadagno che mantiene nei suoi conti. Questi valori in queste due sezioni dovrebbero essere uguali all'importo annotato nelle attività, da cui il termine Bilancio.

Tuttavia, prima di creare la sezione Passività e Patrimonio netto, è necessario inserire le sottocategorie per le Attività. In questo modo, avrai meno problemi con la formattazione.

4. Inserisci le tue categorie

Risorse

Ogni azienda e settore avrà le proprie sottocategorie di risorse uniche. Tuttavia, queste sono le sezioni tipiche della maggior parte delle aziende: Attività correnti, Beni fissi o a lungo termine, e Altre attività. Questi sono poi ulteriormente suddivisi in piccole categorie.

Le attività correnti sono attività che puoi liquidare rapidamente. Si tratta in genere di contanti, crediti, inventario e investimenti a breve termine. D'altra parte, le attività fisse oa lungo termine sono più difficili da convertire in valuta. Questi potrebbero essere Proprietà reali, Attrezzatura da ufficio, Investimenti a lungo termine, e altro ancora.

Altre attività sono in genere voci minori che non possono essere facilmente definite tra le attività correnti oa lungo termine. Questi potrebbero includere Spese prepagate (come gli abbonamenti), Attività fiscali differite (come i rimborsi), e Anticipi dei dipendenti.

Sebbene queste categorie si applichino alla maggior parte delle aziende, la tua azienda potrebbe avere una categoria di asset univoca, quindi dovresti rivedere le tue operazioni prima di considerarla definitiva.

Passività e patrimonio netto

Simile a Attività, passività e patrimonio netto ha tre principali sottocategorie: Passività correnti, Passività a lungo termine, e Patrimonio netto. Come suggerisce il termine, le passività correnti sono obbligazioni che la società deve soddisfare in un anno o in un ciclo operativo (dove un ciclo operativo si riferisce al tempo necessario per convertire le scorte in saldi).

Le passività correnti potrebbero includere debiti verso fornitori e locatori, prestiti a breve termine da banche e creditori, imposte sul reddito, stipendi pagabili, beni e servizi anticipati e la quota corrente di lungo termine debito.

Sotto Responsabilità a lungo termine, troverai Debito a lungo termine, Imposta sul reddito differita, e Benefici del fondo pensione, se richiesto dalla legge.

Infine, il patrimonio netto è costituito da Patrimonio netto, che è l'importo che metti nell'attività. Se gestisci una società, vengono chiamate sia questa sezione che la sua sottosezione Patrimonio netto Invece.

Troverai anche Utili trattenuti sotto la sezione del patrimonio netto, che è l'importo che l'impresa ha guadagnato nel periodo meno i dividendi pagati.

5. Aggiungere i tuoi valori

In Risorse, aggiungi i valori per ogni sottocategoria per sapere quanto hai per ogni sezione. È quindi necessario aggiungere ciascun subtotale per ottenere il valore patrimoniale totale della propria azienda.

Allo stesso modo, dovresti anche aggiungere i valori per ogni sottocategoria di Responsabilità e Patrimonio del proprietario per scoprire quanto dei beni della tua azienda provengono da creditori, proprietari e guadagni.

Si noti che i valori totali per la sezione Attività e la sezione Passività e patrimonio netto devono corrispondere. In caso contrario, potrebbe essersi verificato un errore nella contabilità.

6. Alcune formule utili

Puoi utilizzare i valori che trovi nel bilancio per esaminare i suoi rapporti finanziari. Queste formule valutano le prestazioni della tua azienda e possono essere utilizzate per il confronto con altre aziende simili nello stesso settore.

Rapporto debito

Questa è la percentuale del debito della società misurata rispetto alle sue attività. La formula per questo è Totale passività / Totale attivo. Se ottieni un valore maggiore del 100%, significa che il suo debito è maggiore di tutti i suoi beni. I rapporti elevati sono anche a maggior rischio di insolvenza, ma questo valore varia a seconda dei settori.

Come nel settore immobiliare e dei servizi di pubblica utilità, le aziende ad alta intensità di capitale ottengono in genere valori del rapporto di indebitamento medio più elevato rispetto alle società del settore dei servizi.

Rapporto attuale

Questo valore mostra la capacità di un'azienda di pagare i suoi prestiti a breve termine con le sue disponibilità liquide. Questo è calcolato da dividendo le attività correnti per le passività correnti. Se il valore che ottieni qui è inferiore allo zero, c'è il pericolo che un'azienda possa insolvere sui suoi prestiti a breve termine a causa della mancanza di liquidità.

Capitale circolante

Quando tu sottrarre le passività correnti di una società dalle sue attività correnti, ottieni capitale circolante. Questo importo mostra la liquidità e l'equivalente in contanti che un'azienda ha dopo aver pagato i suoi obblighi attuali.

Se c'è una significativa differenza positiva tra i due, l'azienda può facilmente crescere e scalare la propria attività. Ma se è vicino allo zero, o addirittura negativo, potrebbe avere problemi a pagare i suoi prestiti e le sue passività, o peggio, potrebbe fallire.

Rapporto asset-to-equity

Il rapporto Asset-to-Equity (A/E) è calcolato da dividendo il patrimonio netto totale per il totale delle attività. Questa formula mostra quanto l'azienda è finanziata dai proprietari rispetto all'importo finanziato tramite prestiti.

Un'azienda con un alto rapporto A/E potrebbe indicare che la maggior parte dei suoi finanziamenti provenivano dai proprietari, il che significa che non ha molti obblighi da pagare. Al contrario, un rapporto A/E basso significa che la maggior parte delle sue attività è derivata da prestiti o crediti.

Se l'azienda ha un flusso di cassa consistente, un basso rapporto A/E avrà un basso impatto sulle sue operazioni quotidiane. Tuttavia, lo lascia vulnerabile al prezzo, agli interessi e ai cambiamenti drastici, dando loro meno spazio per reagire.

Dove trovare i modelli di bilancio?

Sebbene tu possa ora sapere come creare un bilancio, a volte è meglio trovare un modello da seguire. Puoi farlo in Excel facendo clic su File. Vai alla scheda Nuovo, quindi nella barra di ricerca, digita Bilancio. Dopo una rapida ricerca, Excel ti fornirà almeno tre modelli che puoi utilizzare.

In alternativa, puoi anche visitare Vertice42, FreshBooks, o Wise.com per scaricare un modello dal loro sito web.

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Tieni traccia della tua attività

Qualunque sia la tua attività, dovresti tenere traccia di come sta andando. In questo modo, non entrerai alla cieca e prendi decisioni senza numeri che ti sostengano. Dopotutto, un buon imprenditore dovrebbe conoscere la propria attività come le proprie tasche.

Un documento di bilancio, conto economico e flusso di cassa sono solo alcuni dei documenti essenziali di cui hai bisogno per monitorare le tue finanze. Ma una volta che la tua attività cresce e le finanze si complicano, assumi un contabile professionista per assicurarti di ottenere tutti i numeri corretti.

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