5 motivi per utilizzare strumenti di collaborazione anziché e-mail

I luoghi di lavoro stanno diventando sempre più digitalizzati attraverso l'automazione e alternative efficienti. Nonostante le email siano state utili per molto tempo, la tecnologia ci ha introdotto a strumenti di comunicazione e collaborazione più diretti ed efficaci.

Potresti cercare strumenti più adatti alla collaborazione. Forse sei stanco delle e-mail a causa dell'aspettativa di utilizzare un linguaggio professionale o semplicemente perché potresti non sapere come gestire la tua casella di posta elettronica sovraccarica.

Esistono numerosi strumenti di collaborazione che puoi utilizzare per salvarti dallo stress delle e-mail. Ecco perché dovresti usarli invece!

1. Risparmia tempo

Gli strumenti di collaborazione hanno opzioni di notifica per avvisare te o i tuoi colleghi quando c'è un messaggio. Anche se puoi attivare le notifiche e-mail, gli strumenti di collaborazione facilitano la comunicazione tra i membri del team tramite chat efficienti anziché tramite e-mail.

Slack è una delle piattaforme di collaborazione più utilizzate

per il lavoro a distanza. Slack offre una serie di vantaggi che consentono una comunicazione efficiente. Per organizzare la tua comunicazione, puoi creare canali separati per ogni team e argomento.

2. Comunicazione Diretta

Gli strumenti collaborativi ti consentono di usufruire di una forma di comunicazione più efficiente. Invece di dover CC più persone o inviare un'e-mail di trasmissione, puoi semplicemente inviare un messaggio in una piattaforma di chat. Inoltre, l'utilizzo di strumenti di collaborazione incoraggerà te e i tuoi colleghi a porre domande su una piattaforma aperta invece di inviare e-mail.

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La parte più efficace dell'utilizzo di questi strumenti è che puoi comunicare in tempo reale. Se hai bisogno di fare una domanda veloce, l'invio di un'e-mail non è l'opzione migliore poiché i tuoi compagni di squadra potrebbero impiegare più tempo per rispondere. Ad esempio, Slack ha una funzione di menzione che invia notifiche push per attirare l'attenzione di qualcuno. Ci sono più Alternative lente per la comunicazione di squadra.

3. Evita una casella di posta elettronica sovraccarica

Se utilizzi app collaborative per la comunicazione e la collaborazione, non devi occuparti di una casella di posta elettronica sovraccarica o perdere cose importanti nelle tue e-mail. Sebbene gli strumenti di collaborazione potrebbero non eliminare completamente la necessità di e-mail, l'utilizzo di app di messaggistica sul posto di lavoro come Microsoft Teams o Slack riduce la necessità di inviare alcune e-mail.

4. Collaborazione documentale in tempo reale

Il software di collaborazione consente a te e ai membri del tuo team di lavorare su un progetto live contemporaneamente. Google Docs è uno degli strumenti di collaborazione documentale più popolari che consente la collaborazione in tempo reale.

Puoi anche utilizzare strumenti come Dropbox Paper, che ha lo stesso scopo. Mentre apporti modifiche in tempo reale in Dropbox Paper, il tuo team può aggiungere commenti e suggerire modifiche. Ciò consente al tuo team di sperimentare una sessione dal vivo invece di dover inviare i tuoi documenti avanti e indietro per la modifica.

Google ha anche creato app e funzionalità che i team possono utilizzare per migliorare la comunicazione e la collaborazione lavorativa.

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5. Trova facilmente le informazioni

Il software di collaborazione facilita la ricerca delle informazioni perché i documenti importanti possono essere archiviati su una piattaforma condivisa. La posta elettronica, d'altra parte, non è così efficace nel trovare informazioni.

La posta elettronica è una piattaforma chiusa che non ti consente di cercare tra dati che non ti sono stati inviati direttamente. Ad esempio, se stai utilizzando Slack e hai accolto nuovi membri nel tuo team, i tuoi nuovi membri possono accedere a informazioni, collegamenti e documenti che sono stati condivisi prima di unirsi al team.

Quindi, questi sono alcuni motivi per cui passare dalla comunicazione e-mail a qualcosa di più intuitivo come la collaborazione in tempo reale può essere vantaggioso. Oltre alla loro facilità d'uso, forniscono ottimi strumenti per una comunicazione rapida ed efficace.

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