Lavori ancora da remoto? Come utilizzare Google Drive per gestire i tuoi file

Lavori tra casa e ufficio? Molti dipendenti si trovano in un ambiente di lavoro ibrido. Per essere sicuro di rimanere produttivo, è meglio avere un posto per tutti i tuoi file, documenti e informazioni di lavoro critici. Google Drive semplifica la gestione dei tuoi file, sia che tu stia lavorando in pigiama sul divano o nel cubicolo dell'ufficio.

L'ampio spazio di archiviazione cloud gratuito di Google Drive ti consente di accedere ai tuoi file da qualsiasi luogo. Tutto ciò di cui hai bisogno è un login di Google e l'app Google Drive o qualsiasi browser.

Come abilitare l'accesso al tuo Google Drive a casa e in ufficio

Abilitazione dell'accesso ai tuoi file tramite Google Drive è semplicissimo. Ogni file che carichi su Google Drive verrà sincronizzato su tutti i tuoi dispositivi, indipendentemente dal fatto che tu stia visualizzando il file sul tuo dispositivo mobile o sul tuo desktop. Quindi, tutto ciò che devi fare è accedere a Google Drive con l'account comune per visualizzare i tuoi file.

Per sfruttare tutto ciò che offre Google Drive, puoi anche scegliere di utilizzare il browser Chrome.

Caricamento di un file su Google Drive

Per caricare un file che desideri condividere sui tuoi dispositivi su Google Drive, puoi seguire questi semplici passaggi. Sul tuo desktop:

1. Vai su Google Drive.
2. Selezionare Nuovo dal lato in alto a sinistra dello schermo e poi Upload di file.
3. Scegli il file che desideri caricare e quindi seleziona Aprire.

Nell'app Google Drive per dispositivi mobili:

1. Individua il file che desideri caricare su Google Drive.
2. Rubinetto Condividere e poi tocca Google Drive.

Una volta caricati i file, sei libero di modificarli, spostarli, commentarli e altro ancora utilizzando gli strumenti di Google Drive. Quindi, che tu stia utilizzando il tuo browser desktop in ufficio o la tua app mobile mentre aspetti nello studio del medico, avrai accesso a tutti i file che carichi.

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Impostazioni di condivisione di Google Drive

Se i file a cui devi accedere sono di proprietà di qualcun altro, ad esempio il tuo datore di lavoro, potrai accedervi all'interno del tuo Google Drive purché siano condivisi con te. Per accedere ai file di Google Drive, il proprietario del file deve condividere ogni file con l'email associata al tuo Google Drive. Quindi, ti dovrebbe essere concesso l'accesso per visualizzare, commentare e modificare per la piena funzionalità.

Se stai lavorando su file al di fuori della tua organizzazione, puoi avere accesso remoto anche a quelli. Il proprietario del file deve assicurarsi che il file sia impostato su Pubblico e condiviso con te.

Suggerimenti per l'organizzazione di file e cartelle di Google Drive

Ora che conosci le basi della condivisione di file all'interno di Google Drive, è il momento di organizzare la tua unità in base alle tue esigenze. Alcuni validi suggerimenti per l'organizzazione di file e cartelle di Google Drive possono ridurre il tempo che dedichi alla ricerca di informazioni in modo da poter dedicare più tempo al tuo lavoro.

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1. Utilizzo di stelle e colori delle cartelle

Se ci sono file che usi spesso, come fogli di lavoro e documenti di riferimento, aggiungili ai tuoi file Speciali per un facile accesso. Apri il file che desideri contrassegnare come speciale e seleziona la stella nella barra dei menu in alto. Ora, quel file sarà disponibile nella sezione Speciali nella barra laterale sinistra di Google Drive.

Puoi anche codificare a colori le tue cartelle di Google Drive per evidenziare i file importanti. Ad esempio, puoi creare cartelle specifiche per i rapporti sul budget del mese prossimo o una cartella per i file che richiedono la tua attenzione questa settimana. Quindi, codificali a colori di conseguenza.

Evidenzia la cartella che desideri modificare e seleziona il menu a tre punti nella barra dei menu in alto. Selezionare Cambia colore, scegli il tuo colore e il gioco è fatto. La piccola icona della cartella cambierà colore immediatamente.

2. Accesso ai tuoi file offline

Per lavorare davvero da qualsiasi luogo, avrai bisogno della possibilità di accedere ai tuoi file di Google Drive offline nei luoghi in cui manca la connessione Internet. Puoi farlo utilizzando il browser Chrome. Per configurare l'accesso offline per Google Drive:

1. Installa il Estensione offline di Google Documenti.
2. All'interno di Google Drive, seleziona Impostazioni.
3. Quando trovi la sezione Offline, controlla il Crea, apri e modifica i tuoi file recenti di Documenti, Fogli e Presentazioni Google su questo dispositivo mentre sei offline scatola.
4. Selezionare Fatto.

Ora sarai in grado di lavorare all'interno dei file che hai impostato come disponibili offline indipendentemente dalla connessione. Per selezionare i file, fare clic con il pulsante destro del mouse o evidenziare il file e quindi attivare Disponibile offline. Dovrai farlo con ogni file che desideri sia disponibile offline.

È importante notare che dovresti abilitare l'accesso offline solo per i dispositivi privati ​​per proteggere al meglio i tuoi file. Ad esempio, il tuo computer desktop di casa o un computer di lavoro protetto da una rete privata virtuale (VPN).

3. Creazione di una cartella di lavoro principale

Un altro ottimo modo per assicurarti di poter trovare rapidamente i tuoi file di lavoro è creare una cartella di lavoro principale. Questa è la cartella principale in cui è possibile archiviare tutte le sottocartelle e i file per un accesso rapido. Inoltre, ti aiuterà a mantenere separati i tuoi file di lavoro e di casa.

Per creare una nuova cartella in Google Drive:

1. Selezionare Nuovo.
2. Scegliere Cartella dalle opzioni del menu.
3. Assegna un nome alla cartella. Ad esempio, puoi denominare la cartella "Lavoro" o essere creativo. Assicurati di scegliere un nome che spieghi cosa si trova all'interno.
4. Scegliere Creare.

Ripeti questo processo all'interno della tua cartella principale creando sottocartelle per tutti i tuoi file importanti. Per migliorare ulteriormente l'organizzazione, prova a impostare Google Drive sulla visualizzazione elenco selezionando la griglia nella barra dei menu in alto. Questo rende lo scorrimento delle cartelle un gioco da ragazzi.

Google Drive semplifica l'accesso a tutti i file di cui hai bisogno per lavorare, sia a casa che in ufficio. Ciò include tutti i tuoi documenti Google, Fogli Google, Disegni Google e Presentazioni Google, nonché tipi di file aggiuntivi come quelli di Microsoft Word. Porta quindi la tua produttività lavorativa ibrida a un livello superiore con Google Drive.

10 suggerimenti per la gestione dei file condivisi su Google Drive

Stai ancora imparando le basi di Google Drive? Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a gestire meglio i tuoi file su Google Drive.

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