Cos'è Todoist e come può migliorare la tua produttività?

In questi giorni, più di noi lavorano e studiano a distanza rispetto a prima. E per di più, siamo diventati più attenti all'ambiente. Con entrambi questi in mente, le liste di cose da fare cartacee stanno diventando un ricordo del passato.

Per soddisfare queste esigenze, insieme alle crescenti richieste di ottimizzare al meglio il tempo, molti utenti si sono invece rivolti a liste di cose da fare digitali. Ma invece di crearne uno proprio in un documento di Word, usano le app.

Una di queste app è Todoist. In questo articolo spiegheremo cos'è Todoist, come funziona e perché è una buona scelta per gestire il tuo flusso di lavoro.

Cos'è Todoist?

Todoist è un'app che ti permette di pianifica la tua giornata e la tua settimana. Puoi utilizzare lo strumento per aggiungere semplici attività da spuntare man mano che procedi e aggiungere descrizioni per ognuna di queste. L'app è stata lanciata nel 2007 e l'azienda ha sede in California.

Usare Todoist, puoi creare un account gratuito per iniziare. In alternativa, puoi accedere con il tuo account Google. La versione base è gratuita e con questa otterrai tutto quanto segue:

• 300 attività attive per progetto
• 20 sezioni attive per progetto
• Un massimo di cinque collaboratori su ogni progetto

Se ne senti la necessità, puoi passare a uno dei piani a pagamento dell'azienda (ne parleremo più avanti).

Chi dovrebbe usare Todoist?

I dati demografici target di Todoist sono piuttosto ampi. Se vuoi usarlo per tenere traccia delle tue attività da solista, è uno strumento utile per farlo. Oltre a creare elenchi di attività quotidiane, puoi anche utilizzare la piattaforma per evidenziare le scadenze per progetti specifici.

Se vuoi usare Todoist come parte di un'organizzazione più grande, troverai utile anche la piattaforma. Tuttavia, potresti prendere in considerazione l'aggiornamento a Pro ($ 4 al mese) o Business ($ 6 al mese).

Con Pro, puoi avere fino a 300 progetti attivi non archiviati, rispetto ai soli cinque con la versione gratuita. Questo numero aumenta a 500 per il piano aziendale. Inoltre, puoi caricare fino a 100 megabyte di file per entrambi.

In generale, Todoist è una buona opzione per coloro che vogliono svolgere le proprie attività quotidiane con il tradizionale segno di spunta. Tuttavia, se lavori meglio utilizzando la tecnica del pomodoro o il blocco del calendario, potresti voler cercare altrove.

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Le migliori caratteristiche di Todoist

Todoist ha molte funzioni interessanti, anche se non hai bisogno di un piano a pagamento. Di seguito troverai alcuni dei migliori di questi.

1. Aggiungi descrizioni alle attività

La caratteristica principale di Todoist ti permette di creare nuove attività. Tuttavia, un vantaggio interessante, rispetto all'utilizzo di elenchi di attività cartacei, è che puoi anche aggiungere descrizioni.

In queste descrizioni, puoi aggiungere tutti i dettagli di cui hai bisogno. Inoltre, puoi includere collegamenti utili per tenere tutto in un unico posto.

2. Crea nuovi progetti

Indipendentemente dal fatto che lavori a tempo pieno, studi o lavori in proprio, è probabile che spesso ti destreggi tra più di un progetto. In questi casi, probabilmente trarrai maggiore beneficio dalla divisione delle tue attività in diversi progetti.

Con Todoist puoi farlo. Per creare un nuovo progetto, vai alla barra laterale di sinistra e passa il mouse sopra Progetti. Quindi, fare clic su + pulsante.

Dopo aver nominato e personalizzato il tuo progetto, seleziona Aggiungere nella parte inferiore della finestra.

All'interno di ogni progetto, puoi aggiungere attività toccando il + pulsante accanto a "Aggiungi attività".

3. Aggiungi filtri

Quando sei occupato, filtrare le attività è prezioso per assicurarti di non essere sopraffatto. Todoist ti permette di farlo creando i tuoi filtri, oltre all'utilizzo di quelli già pronti.

Con i filtri di Todoist, puoi setacciare le attività a seconda che ti siano state assegnate o che lo fosse qualcun altro. Inoltre, puoi guardare quali sono le priorità.

Per creare un nuovo filtro su Todoist, scorri verso il basso fino a Filtri nella barra laterale di sinistra. Accanto al titolo, tocca il simbolo + quando viene visualizzato. Dopo aver nominato e personalizzato il filtro, fai clic su Aggiungere per crearlo.

I pro dell'utilizzo di Todoist

Dopo aver letto fino a qui, dovresti avere una buona comprensione di cos'è Todoist, quando lo useresti e quali sono le sue migliori caratteristiche.

Prima di decidere se questa piattaforma è la scelta giusta per te, dovrai considerare i pro e i contro. Di seguito sono riportati tre vantaggi dell'utilizzo di Todoist per la tua attività e la pianificazione del progetto.

1. Facile da usare

Se hai intenzione di creare uno strumento destinato a semplificare un'attività già facile, avrai bisogno di un'interfaccia intuitiva. E Todoist offre questo.

Quando utilizzi l'app, troverai tutte le categorie di cui hai bisogno nella barra a sinistra. Puoi anche utilizzare la barra degli strumenti in alto per accedere alle attività, come i compiti giornalieri completati, in modo ancora più semplice.

2. Un sacco di funzioni per la versione gratuita

A meno che tu non faccia parte di un grande gruppo universitario o di un'azienda con diversi dipendenti, probabilmente non avrai mai bisogno di utilizzare le versioni a pagamento di Todoist. E se rimani con l'edizione gratuita, probabilmente non ti perderai troppo.

La versione gratuita di Todoist ha tutto ciò di cui hai bisogno se stai cercando un tracker di attività quotidiane di base. Inoltre, anche se potrebbe non essere paragonabile al più piattaforme di project management complesse come monday.com, puoi ancora usarlo insieme a questi.

3. Meno rifiuti

Quando usi elenchi di cose da fare in carta, probabilmente li tieni in un blocco note, che butti via, oppure strappi ogni pagina e la getti nel cestino. Inutile dire che questo può causare molti sprechi inutili.

Usando Todoist, utilizzerai meno carta. E a lungo termine, farlo sarà positivo per l'ambiente.

I contro dell'utilizzo di Todoist

Nonostante i vantaggi dell'utilizzo di Todoist, vale anche la pena tenere a mente i suoi svantaggi. Di seguito sono riportati tre svantaggi del monitoraggio delle attività quotidiane con questa piattaforma.

1. Potresti dimenticare di usare Todoist

Uno dei maggiori svantaggi dell'utilizzo di Todoist è che devi renderla un'abitudine. È facile usare un elenco di cose da fare cartaceo; hai quasi sempre carta e penna a breve distanza.

D'altra parte, Todoist ti richiede di andare sul sito web o di aprire un'app. Quindi, se prevedi di utilizzare questo strumento regolarmente, considera di aggiungerlo ai segnalibri o di spostare l'app in un punto ben visibile sullo schermo.

2. Nessuna funzione di monitoraggio del tempo

Per alcune persone, tenere traccia delle attività utilizzando un elenco di cose da fare funziona abbastanza bene. Per altri, invece, l'utilizzo di metodi di produttività basati sul tempo funzionerà meglio.

Al momento in cui scriviamo, Todoist non ha funzionalità complete di monitoraggio del tempo. Quindi, mentre puoi ancora utilizzare l'app per delineare le attività, dovrai cercare altrove per vedere quanto tempo ci dedichi.

3. Limiti di caricamento dei file

Sebbene tu possa aggiungere file ai progetti su Todoist, è essenziale tenere a mente i limiti di caricamento per qualsiasi piano tu usi.

In alcuni casi, potresti trovare l'aggiunta di file e cartelle relativi al tuo progetto in Google Drive. Quindi, puoi invece condividere il link.

Migliora il flusso di lavoro delle tue attività quotidiane con Todoist

Todoist è una delle piattaforme più popolari per la creazione di elenchi di cose da fare e non è difficile capire perché. La soluzione ha una vasta gamma di funzionalità che soddisferanno la maggior parte degli utenti e l'utilizzo è piuttosto semplice.

Dopo aver letto questo articolo, ora dovresti avere una buona idea se Todoist è adatto a te. Allora, perché non provarci?

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