Che cos'è Microsoft List e a cosa serve?

Lists è l'app Microsoft 365 di nuova generazione che si è evoluta da SharePoint Lists nel maggio 2020. È una piattaforma front-end per gestire i tuoi dati o lavorare come idee, elenchi di cose da fare, attività, inventario, gestire le domande frequenti, ecc. In questo articolo imparerai a conoscere gli elenchi, le sue funzionalità e i suoi casi d'uso più importanti.

Che cosa sono gli elenchi Microsoft?

Vedrai il Elenchi Microsoft app nel Tutte le applicazioni sezione del tuo abbonamento a Microsoft 365. Puoi utilizzare questa app per creare elenchi e collaborare con i membri del tuo team o con i clienti.

Gli elenchi Microsoft offrono molti vantaggi rispetto a qualsiasi altra app per elenchi di cose da fare. Ad esempio, puoi tenere traccia di problemi, routine, risorse, inventario, contatti e molto altro utilizzando Microsoft Lists.

Lo strumento unisce i tuoi elenchi con tutte le app Microsoft 365 in modo che tu possa iniziare a creare o lavorare sui tuoi dati dalla home page di Microsoft Teams, SharePoint o Liste. Inoltre viene fornito con modelli clicca per modificare che ti fanno risparmiare tempo nell'organizzazione delle tue attività o note.

Nuove funzionalità degli elenchi Microsoft

Lists ha tutte le funzionalità standard che puoi aspettarti da un'app di elenchi di cose da fare. Ad esempio, visualizzazione sequenza temporale, visualizzazione calendario, creazione di elenchi da fogli di calcolo, aggiunta di allegati agli elenchi, monitoraggio delle attività, ecc. Tuttavia, le seguenti sono le caratteristiche più significative che distinguono Lists da altri strumenti simili:

1. Gestisci le regole

Puoi automatizzare le tue liste di cose da fare in molti modi con questo strumento. Tuttavia, un'automazione così estesa diventa possibile solo grazie alle regole di stile if/then nell'app Lists.

Puoi utilizzare queste regole per automatizzare promemoria e notifiche ai tuoi elenchi. Il proprietario dell'elenco manterrà anche il controllo sulle regole. Se concedi l'accesso in modifica all'elenco ai tuoi collaboratori, questi possono modificare le regole dell'elenco. Segui questi passaggi per creare regole dalla home di Liste:

1. Clicca su Automatizzare menu a tendina e poi selezionare Crea una regola.
2. Sullo schermo dove vedi Avvisare qualcuno quando opzione, è necessario impostare una condizione. Ad esempio, puoi selezionare Viene creato un nuovo elemento.
3. Puoi modificare le condizioni della regola facendo clic su ciascuna delle parole sottolineate della frase.
4. Puoi selezionare opzioni come chi notificare, colonna, valore della colonna, ecc.
5. Una volta fatto, clicca su Creare per confermare la regola.

2. Elenca la collaborazione tramite Microsoft Teams

Gli elenchi aggiungono valore alle funzionalità dell'app Microsoft Teams. Puoi accedere, condividere o creare elenchi dall'app Teams senza lasciare riunioni o sessioni di brainstorming in corso.

Nell'app Teams puoi modificare la visualizzazione di un elenco in vari modi, ad esempio schede, griglie, visualizzazione calendario e così via. Oltre ad aggiungere nuove colonne, creare viste personalizzate con filtri e definire scelte, puoi anche modificare il tuo piano per rendere i dati più significativi per il tuo team.

3. Condivisione di elenchi ed elementi

Gli elenchi offrono varie modalità di condivisione dei dati con i tuoi team o clienti. A differenza di molte altre app per elenchi di cose da fare, non è necessario condividere l'intero elenco con i tuoi collaboratori.

Se lo desideri, puoi condividere l'intero elenco o consentire l'accesso agli elementi dell'elenco selezionati. Inoltre, puoi personalizzare la protezione dei dati abilitando la sola lettura, l'accesso in modifica, la protezione con password e la data di scadenza per accedere all'elenco.

4. integrazioni

I tuoi elenchi si integrano istantaneamente con altre app Microsoft 365 come Teams, Power Automate, Power Apps e SharePoint.

Puoi automatizzare le attività o i flussi di lavoro del progetto utilizzando gli elenchi e l'integrazione con Power Automate. Nella home degli elenchi, fai clic su Automatizzare menu a tendina e poi selezionare Potenza automatizzata. Se fai clic su Crea un flusso, è possibile accedere a modelli per l'automazione di processi e attività.

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5. App per dispositivi mobili

L'app Elenchi è disponibile anche su dispositivi iOS come iPhone e iPad. L'app mobile offre un'esperienza fluida con un'interfaccia utente intuitiva per creare, modificare e condividere i tuoi elenchi in movimento.

Microsoft ha anche rivelato un piano per la versione Android dell'app Lists. Gli utenti Android potranno presto creare, condividere e modificare elenchi dai propri dispositivi mobili.

Scarica: Elenchi Microsoft per iOS (Gratuito)

Utilizzo di elenchi Microsoft come tracker e organizzatore di informazioni

Ci sono molti usi dell'app Lists per la gestione dei dati professionali e personali. Alcuni dei migliori scenari di casi d'uso sono:

1. Gestione del patrimonio

Puoi gestire in modo efficiente dispositivi, software e altre risorse utilizzando il modello di gestione delle risorse dell'app Elenchi. Non devi investire molto tempo su di esso, poiché il modello richiede pochi clic per la personalizzazione.

Puoi ottenere aggiornamenti sullo stato delle risorse come chi sta attualmente utilizzando il dispositivo, le date di check-in, le date di check-out, quale dispositivo è in riparazione, ecc.

2. Gestisci progetti e attività

Puoi trasformare la tua app Liste in uno strumento di gestione dei progetti senza sborsare denaro extra. Aggiungi attività in un elenco e assegna un nome all'elenco in base al nome del progetto.

Puoi aggiungere regole if/then-style in singoli elementi o attività nel tuo elenco. Le regole potrebbero essere parole come completato, in sospeso, bloccato, attività da fare, problema, priorità, ecc. Se ci sono modifiche nell'elenco dai membri del tuo team, conoscerai immediatamente lo stato delle attività.

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3. Programmazione dei contenuti

L'app per le liste è perfetta per la strategia di pubblicazione di contenuti sui social media, sui siti Web o sui blog. Puoi aggiungere i requisiti di contenuto a un elenco. Ora, imposta regole specifiche per abilitare notifiche o promemoria.

C'è anche un modello di pianificazione dei contenuti nell'app Liste. Personalizza il modello aggiungendo immagini o contenuti che desideri pubblicare con data di bozza, data di scadenza, data di pubblicazione, ecc.

4. Onboarding di clienti e dipendenti

Il modello di elenco di controllo di onboarding dell'app Lists consente di gestire l'onboarding di clienti o dipendenti. Ad esempio, quando si contrassegna Onboarding dei dipendenti elemento nell'elenco delle attività come Firmato, lo strumento invia automaticamente un'e-mail contenente le credenziali di accesso del dipendente alla nuova recluta.

Allo stesso modo, puoi automatizzare i processi di gestione dei clienti come l'onboarding, la consegna dei file di progetto e la fatturazione dall'app Liste.

5. Tracker biglietto cliente

Il modello di monitoraggio dei problemi converte i tuoi elenchi in un efficace gestore delle relazioni con i clienti. Se il tuo cliente segnala problemi relativi al prodotto che hai consegnato, elencali nell'app Lists. Imposta regole specifiche per in revisione, priorità, bloccato e risolto nella colonna dello stato dell'elemento.

Una volta che c'è un cambiamento di stato, tu o i tuoi clienti potete ricevere risposte e-mail automatiche sullo stato del biglietto.

Organizza in modo efficiente i tuoi dati e il tuo lavoro

Le funzionalità e i casi d'uso di Microsoft List di cui sopra ti permetteranno di utilizzare il tuo abbonamento a Microsoft 365 nel miglior modo possibile. Lo strumento offre un modo nuovo di zecca ma flessibile per organizzare e tenere traccia di attività o dati significativi. Inoltre, la pianificazione delle attività è solo una passeggiata quando ottieni tutte le idee, le liste di cose da fare e le agende delle riunioni in un unico posto.

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