Organizzare un evento di successo è sia un compito gratificante che stressante. Servono competenze specialistiche per redigere un budget che tenga conto di circostanze imprevedibili, trovare una o più location adatte, promuovere l'evento, ecc.
Ma oltre ad avere un'eccellente attenzione ai dettagli, capacità organizzative ed essere un esperto networker, affidarsi a un software di pianificazione degli eventi farà molto per semplificare il processo di gestione e risparmiare volta.
Come scegliere l'app ideale per la pianificazione di eventi
Esistono molte app per la pianificazione di eventi, ognuna con funzionalità specifiche. Tuttavia, il miglior software di gestione degli eventi è quello che soddisfa le tue esigenze, poiché eventi diversi richiedono funzionalità diverse.
Quindi, dovrai delineare le tue esigenze per il tuo prossimo evento per sapere come scegliere il software ideale. Ecco alcune domande per guidarti in questo compito:
- Che tipo di evento stai organizzando, di persona, virtuale o ibrido? Questo ti aiuterà a scegliere un'app che supporti il tipo di evento.
- È un evento chiuso o aperto? Se si tratta di un evento chiuso, potresti aver bisogno solo di un software che possa aiutarti a inviare inviti a ospiti specifici. Altrimenti, avresti bisogno di un'app con strumenti di marketing integrati per promuovere l'evento.
- Il software di pianificazione degli eventi ha una versione mobile? Avere un software di pianificazione degli eventi ottimizzato per i dispositivi mobili ti consente di accedere a tutte le tue informazioni in movimento. Puoi anche utilizzare l'app per condividere informazioni relative all'evento con i tuoi partecipanti.
- Devi calcolare molte scorte di catering? Puoi utilizzare un'app con un calcolatore di pianificazione degli eventi integrato per avere tutte le tue informazioni in un unico posto.
- Di cosa hai bisogno per l'evento? Puoi scrivere qui tutti gli strumenti di cui hai bisogno, inclusi sistemi di notifica, sistemi di biglietteria, strumenti per il check-in delle presenze, ecc.
- Hai bisogno di collaborare con altri organizzatori o stakeholder di eventi? Se sì, dovresti scegliere un'app che consenta la comunicazione.
Queste domande dovrebbero aiutarti a restringere il tuo elenco di app per la pianificazione di eventi. Tuttavia, potrebbe essere necessario combinare app diverse a seconda delle dimensioni del tuo evento o se non ne trovi una che soddisfi tutte le tue esigenze. Detto questo, dovresti prendere in considerazione queste soluzioni di pianificazione degli eventi:
Eventbrite è ampiamente noto per essere uno dei i migliori strumenti per trovare gli eventi intorno a te, ma ha anche un'app per la gestione degli eventi nel suo toolkit: Eventbrite Organizer.
Che tu stia pianificando una piccola riunione o una grande festa, puoi fare affidamento su Eventbrite Organizzatore per essere il tuo strumento unico per creare i tuoi eventi, gestire le vendite degli eventi e tenere traccia delle presenze in tempo reale attraverso il tuo smartphone.
Puoi anche utilizzare Eventbrite per pubblicizzare il tuo evento online e condividere informazioni vitali con i tuoi invitati.
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Ci sono così tante parti in movimento coinvolte quando si pianifica un evento. Ecco perché è necessario disporre di una posizione centrale per rimanere organizzati e tenere traccia delle attività completate e non completate.
monday.com è un potente strumento che puoi utilizzare per portare tutti i tuoi progetti in esecuzione sulla stessa piattaforma. Anche se è principalmente uno strumento di gestione del progetto, include anche funzionalità di pianificazione degli eventi e modelli integrati che tu e altri collaboratori potete utilizzare per pianificare il budget o organizzare le tempistiche.
Puoi usare il La mia settimana funzionalità per creare e assegnare attività ad altri membri del team, utilizzando la sua dashboard per monitorare e misurare i tuoi progressi. Puoi anche utilizzare monday.com per comunicare con i membri del team all'interno dell'app, così non dovrai perderti in una pila di caselle di posta elettronica. Provalo I potenti strumenti organizzativi di monday.com per potenziare la collaborazione del tuo team.
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3. Agenda tascabile
Una delle abilità fondamentali di un organizzatore di eventi è la capacità di redigere budget accurati che tengano conto di situazioni non pianificate. Ciò significa che dovrai raggiungere il matematico che è in te.
Ma fare tutti questi calcoli manuali può richiedere molto tempo e spesso devi fare i conti con programmi serrati. Pocket Planner è un'app efficace e facile da usare che può aiutarti a fare stime accurate per i tuoi eventi. Avere tutti i tuoi calcoli in un unico posto ti aiuterà anche a risparmiare tempo.
Scarica: Agenda tascabile per iOS (gratuito)
Social Tables è uno strumento pratico specializzato nella creazione di diagrammi di eventi per aiutarti a visualizzare la tua sede, organizzare i posti a sedere e collaborare con i partecipanti.
Puoi creare il tuo progetto architettonico o utilizzare uno dei suoi modelli 3D per cominciare. Basta scegliere il tipo di evento, selezionare un modello che corrisponda allo stile e adattarlo in base alle proprie esigenze.
Puoi utilizzare questo software per progettare il layout del tuo spazio per eventi aggiungendo tutti i tipi di oggetti prefabbricati, inclusi proiettori, palchi, tavoli, ecc. Puoi anche condividere il layout con altri collaboratori tramite il software.
Se preferisci una piattaforma di gestione degli eventi all-in-one per evitare di destreggiarti tra più strumenti specializzati, non sbaglierai con Whova. È un software multifunzionale che ti consente di gestire i tuoi eventi virtuali, di persona o ibridi utilizzando lo stesso sistema.
Alcune delle sue caratteristiche principali includono la registrazione degli eventi, la gestione delle conferenze, il marketing degli eventi, la creazione di siti Web, il check-in dei partecipanti, il coinvolgimento dei partecipanti, il networking, ecc.
Puoi anche condividere informazioni come l'agenda dell'evento e altri aspetti logistici (parcheggi e mappe) con i partecipanti utilizzando l'app. Inoltre, i partecipanti possono sfruttare le sue funzionalità di rete per condividere immagini dell'evento, scambiare contatti scansionando biglietti da visita o persino scambiarsi messaggi tramite l'app.
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Gestisci i tuoi eventi con fiducia
Ora puoi abbandonare l'approccio fai-da-te che richiede tempo e fare affidamento su questi strumenti di gestione degli eventi per facilitare il processo di pianificazione, semplificare le operazioni e aiutarti a organizzare eventi di maggior successo.
Ma, considerando che non ci sono due eventi uguali, la chiave è identificare le tue esigenze e scegliere il software più appropriato che farà salire di livello ogni elemento del tuo evento. Vai avanti e scegli il software che ti aiuterà a rendere il tuo prossimo evento indimenticabile.
Perché non abbandonare la tua app da fare per un pianificatore di Google Drive? Questi pianificatori online realizzati con gli strumenti di Google dimostrano la loro versatilità.
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Loic è uno scrittore di contenuti freelance presso MakeUseOf e uno studente per tutta la vita. Dal 2016 insegue la sua passione per la scrittura. Gli piace provare nuovi gadget tecnologici e software con il potenziale per aiutare gli utenti a diventare più produttivi.
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