9 errori comuni nella gestione dei progetti (e cosa fare invece)

In un progetto, anche i piccoli errori possono rivelarsi costosi per la tua carriera. Può anche far fallire un progetto e avere un impatto negativo sulle tue prestazioni oltre a costare un sacco di soldi alla tua organizzazione.

Ecco alcuni errori comuni di gestione del progetto che dovresti evitare a tutti i costi.

1. Non seguire il metodo giusto

Un progetto di successo necessita di una strategia adeguata in base ai requisiti del progetto e alla capacità dei membri del team. Per guidare il progetto verso il successo, è necessario trovare la migliore metodologia di gestione del progetto per mantenere i membri concentrati e coinvolti.

Puoi valutare i punti di forza e di debolezza dei membri del tuo team con un'analisi SWOT prima di sviluppare una strategia. Gli strumenti SWOT ti consentono di scegliere un obiettivo per il progetto e inserire dati per punti di forza, punti deboli, opportunità e minacce.

2. Comunicazione inefficace

La mancanza di una comunicazione efficace è una delle principali insidie ​​​​della gestione del progetto che potresti incontrare. Durante un malinteso, i membri del team si incolpano a vicenda; ma è il progetto che alla fine viene ostacolato.

Per evitare tali problemi, avere sempre una comunicazione chiara tra i membri del progetto. Tenere tutti aggiornati sarà utile per evitare problemi di comunicazione. Assicurati di informare le altre parti interessate su eventuali cambiamenti nelle decisioni.

Per la comunicazione in tempo reale, scegli app come Slack che registrano l'intera conversazione. Google Jamboard è una scelta potente per la comunicazione audio-video tra i membri del team coinvolti nella gestione del progetto.

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3. Non utilizzare un software di gestione dei progetti

Dovresti sfruttare al meglio l'automazione e gli strumenti programmati per gestire i progetti in modo intelligente. Le organizzazioni di successo implementano una o più app per semplificare la gestione dei progetti.

Gli strumenti di gestione del progetto migliorano l'efficienza delle risorse e il monitoraggio dei progressi, indipendentemente dalle dimensioni e dal tipo del progetto. Puoi usare ProofHub per pianificare ed eseguire progetti tramite schede Kanban, diagrammi di Gantt, prove online e funzionalità di reporting dinamico.

Puoi anche provare Fare clic su per gestire progetti o attività per sfruttare funzionalità come la dipendenza dalle attività, le attività ricorrenti, la visualizzazione agile della bacheca e l'assegnazione di commenti come attività. Ti consente anche di scegliere un modello adatto al tuo progetto e aggiungerà automaticamente possibili attività.

4. Mancanza di input da parte dei membri del team

Una delle principali cause di fallimento del progetto è la mancanza di supporto da parte dei membri del team. Può succedere quando il project manager non ascolta il team. In alternativa, quando al team non interessa fare un punto a favore del progetto, potrebbero esserci impatti negativi.

Prima e durante un progetto, il team dovrebbe avere più incontri con il manager. Li aiuterà a capire l'importanza del progetto e a discuterne la strategia e il flusso di lavoro.

Se l'incontro faccia a faccia non è fattibile, i team possono partecipare a un incontro virtuale tramite Ingrandisci dove possono partecipare a sondaggi e discutere il progetto tramite la funzione lavagna. Google Meet offre anche una struttura per riunioni online con funzionalità come sottotitoli live automatizzati e più controlli per l'ospite della riunione.

5. Mancanza di risorse qualificate

La scelta di risorse inesperte e inefficienti può mettere a rischio l'intero progetto. Spesso scegli i membri per un progetto in base alla loro disponibilità, non in base alle loro capacità ed esperienza sui progetti pertinenti.

Per questo motivo, è essenziale selezionare con saggezza i membri del team che possono guidare il progetto verso una conclusione positiva entro il lasso di tempo designato. Se la tua organizzazione non ha la manodopera necessaria per un particolare progetto, puoi sempre esternalizzare persone efficienti ed esperte da upwork o Fiverr.

6. Lavorare contemporaneamente su più progetti

Lavorare su molti progetti contemporaneamente può avere un impatto su di te e avere un impatto negativo sulla qualità e sull'efficienza del tuo lavoro. Per evitare colli di bottiglia, delega tutte le altre attività mentre lavori su un grande progetto. Se devi gestire più di un progetto contemporaneamente, usa le app del calendario e dell'elenco delle cose da fare per la gestione delle attività.

Google Calendar è un'app di calendario versatile che dovresti usare quando sei coinvolto in più progetti. Ti consente di pianificare eventi del calendario da e-mail e chat, condividere la tua disponibilità e visualizzare eventi personali o aziendali in un unico posto.

Puoi anche usare Todoist per centralizzare tutte le attività e organizzarle correttamente. C'è un modo senza problemi per sincronizza Google Calendar con Todoist app.

7. Stima e gestione del tempo poco pratiche

In qualità di project manager, sei obbligato a tenere tutti sulla buona strada. E per questo, a volte potresti offrire una timeline irrealistica al cliente e caricare i membri del team con gli straordinari. In un altro scenario, la tua clemenza nei confronti del team porta a ritardi del progetto. Entrambi sono dannosi per il tuo progetto e il rapporto cliente-organizzazione.

Utilizzo di strumenti di monitoraggio del tempo efficienti come Time Doctor ti aiuterà a tenere traccia della produttività dei dipendenti e il tempo impiegato da ogni compito. Se il tuo progetto prevede la fatturazione in base all'orario di lavoro, puoi utilizzare tempestivo per la creazione di un meticoloso registro di lavoro per la fatturazione.

8. Microgestione del team

In qualità di project manager, non dovresti microgestire i membri del tuo team. Le persone all'interno del team potrebbero vedere questa abitudine come un segno di sfiducia. Può influenzare negativamente l'ambiente di lavoro. Offrire un po' di libertà al tuo team li ispirerà a lavorare diligentemente e a creare un ambiente positivo.

Puoi usare Asana per fissare obiettivi all'inizio del progetto e ricevere una notifica una volta che il team ha completato un determinato compito. Lavoro di squadra è un'altra app di gestione delle attività che ti consente di assegnare attività ad altri e tenere traccia della larghezza di banda del team e della capacità di delega delle attività per evitare il burnout.

9. Incapacità di gestire l'ambito del progetto

Modificare l'ambito del progetto a metà porterà a un'allocazione errata dei costi e dei tempi, mettendo a rischio il successo del progetto. Anche un piccolo cambiamento può ritardare l'intera operazione.

Per evitare questi problemi, avere un ambito definito in modo elaborato fin dall'inizio. Per assicurarti la corretta gestione dei risultati del progetto, tieni d'occhio i progressi del progetto. Inoltre, tieni sempre gli sponsor ben informati in caso di qualsiasi cambiamento di ambito.

Insieme a Wrike, puoi gestire il flusso di lavoro di un progetto che ha molte attività e sottoattività. I suoi programmi di lavoro e le funzionalità di gestione delle risorse ti aiutano a gestire l'ambito del progetto senza alcun problema.

NTask è un altro strumento di gestione dei progetti che ti tiene aggiornato sull'avanzamento del progetto e sull'utilizzo del budget in modo da poter presumere qualsiasi modifica dell'ambito nel progetto.

Evitare errori comuni per una gestione dei progetti di successo

Una corretta pianificazione, vigilanza e comunicazione trasparente garantiscono una gestione del progetto senza sforzo. Prova questi suggerimenti per evitare di commettere alcuni errori comuni di gestione del progetto e completare i progetti in tempo.

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