Come scrivere email migliori: 3 semplici consigli

Capire come scrivere buone email è un'abilità cruciale, soprattutto per il lavoro. Che tu possieda una piccola impresa o lavori in proprio, è probabile che tu gestisca innumerevoli e-mail ogni giorno.

Puoi utilizzare le e-mail come metodo principale di comunicazione con altre aziende e clienti. Potrebbe sembrare un compito semplice scrivere un'e-mail, ma le persone spesso soffrono di problemi di comunicazione.

Ecco alcuni suggerimenti che possono aiutare!

1. Sii preciso

Nella comunicazione e-mail, devi essere specifico con quello che stai dicendo. Una semplice e-mail come "Ho bisogno di farlo entro domani". non sarà sufficiente se stai inviando messaggi a un dipendente.

Anche se i tuoi dipendenti dovrebbero capire la maggior parte di ciò che dici, perché correre il rischio di problemi di comunicazione quando invece puoi essere diretto?

2. Struttura correttamente la tua email

Ottimizzazione della riga dell'oggetto

Tutti gli aspetti della tua email, dall'oggetto al corpo, dovrebbero essere ottimizzati.

Ricevi innumerevoli e-mail ogni giorno e alcune di esse tendono a risaltare, giusto? Di solito, quelli sono quelli con una riga dell'oggetto ottimizzata. La riga dell'oggetto della tua e-mail dovrebbe essere pertinente all'oggetto generale dell'e-mail.

Quando non riconosciamo la riga dell'oggetto, o sembra irrilevante, cancelliamo semplicemente l'e-mail prima di leggerla. Per evitare ciò, assicurati che la riga dell'oggetto sia strutturata correttamente.

Corpo dell'email

Inizia la tua email con un saluto. È importante essere formali quando si comunica con clienti e partner commerciali. Va benissimo usare il discorso informale quando appropriato, ma è meglio usare il discorso formale nella maggior parte dei casi.

Qual è la domanda o l'azione che stai cercando di trasmettere? È bene arrivare subito al punto dopo i saluti. Non esitare ad essere diretto.

Chiusura

La fine della tua email è l'ultima cosa che i tuoi clienti o partner commerciali leggeranno. Questo può influenzare se ti danno una risposta o meno.

Prova a terminare l'e-mail come faresti in una conversazione. Avrai maggiori possibilità di ricevere una risposta positiva se sarai amichevole, professionale e chiaro con il tuo invito all'azione.

Invio di un allegato

Se hai un allegato di grandi dimensioni che desideri inviare, non dovresti farlo tramite e-mail. Carica invece il file su un servizio di condivisione file e invia invece un collegamento. Questo sembra molto più professionale.

3. Modifica e correggi!

Quando prepari la tua email, prova a immaginare che tutti in azienda la leggeranno. Le e-mail sono veloci da creare, ma possono lasciare un'impressione duratura, quindi assicurati di rivedere il tuo lavoro prima di fare clic Spedire.

Esistono molti strumenti online gratuiti che possono aiutarti a garantire che il tuo lavoro sia ben scritto e grammaticalmente corretto. Include la struttura della frase, la punteggiatura, l'ortografia, ecc.

Grammaticale

Grammaticale analizzerà un pezzo di testo che hai scritto e controllerà eventuali errori grammaticali. Puoi installarlo come estensione del browser e quindi puoi accedervi indipendentemente dal sito web che stai utilizzando.

Ad esempio, Grammarly può controllare la tua grammatica mentre digiti la tua email su Gmail o altri siti di posta elettronica.

Grammarly è disponibile gratuitamente, ma ha anche una versione premium. La sua versione gratuita fa un buon lavoro nel rilevare errori di grammatica e punteggiatura di base e avanzati, come virgole, frasi run-on, allitterazioni, frammenti, ecc.

Verificherà anche errori di ortografia, plagio e stile di scrittura. La versione premium di Grammarly aggiunge un tocco in più a tutto ciò che offre la versione gratuita. Tuttavia, il premio Grammarly è principalmente destinato a coloro che intendono pubblicare articoli.

Relazionato: Ne vale la pena Grammarly Premium? Ecco tutto ciò che devi sapere

Hemingway Editore

Il Hemingway Editore è uno strumento online gratuito che ti aiuterà a migliorare il tuo stile di scrittura. La piattaforma è ideale per modificare brevi brani, come le e-mail.

Inoltre, l'editor di Hemingway ti incoraggerà a essere chiaro e diretto nella tua scrittura, anche se scrivi articoli lunghi con frasi complesse. Puoi utilizzare questo editor per valutare la complessità e la leggibilità del tuo lavoro.

Sapevi che Microsoft Word offre ottime opzioni di correzione? Quando apri Microsoft Word, fai clic su File > Opzioni > Prova. Puoi scegliere la correzione automatica e le opzioni di ortografia che vuoi che Microsoft Word controlli.

Inoltre, Microsoft fornisce anche Microsoft Editor, un'estensione del browser che può aiutarti a controllare i tuoi documenti per errori di grammatica, stile e altro.

La cosa grandiosa della modifica delle tue e-mail in Microsoft Word è che la modifica/formattazione si traduce perfettamente in alcune app/siti di posta elettronica, come Gmail o Outlook.

Oggi, i provider di posta elettronica più diffusi avranno opzioni di modifica integrate. Molti di loro controlleranno anche gli errori grammaticali. Oltre a Gmail, Yahoo e Outlook hanno anche opzioni di formattazione per le e-mail.

Relazionato: I provider di posta elettronica più popolari migliori di Gmail e Yahoo Mail

Impara come strutturare un'e-mail perfetta

La maggior parte di noi trascorre una parte significativa della giornata a comporre e leggere e-mail. Molte volte, queste e-mail possono confondere gli altri. I suggerimenti sopra menzionati dovrebbero aiutarti a scrivere e-mail concise, chiare e di facile comprensione.

Le tue e-mail riflettono la tua professionalità, attenzione ai dettagli e valori. Quindi assicurati di tenere a mente come gli altri potrebbero interpretare il tono della tua email.

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