I 14 migliori consigli per l'etichetta delle e-mail che devi sapere

Che tu sia uno scrittore di contenuti, un marketer, uno sviluppatore o un freelance che lavora, l'e-mail è parte integrante del nostro mondo moderno.

In effetti, è la forma di comunicazione più standard tra i liberi professionisti. Per questo motivo, è importante apprendere le migliori pratiche e l'etichetta per l'invio di e-mail se si desidera attirare e fidelizzare i clienti.

1. Esercitati con la risposta rapida

Poiché l'attività di freelance dipende molto dalla comunicazione e-mail, la risposta rapida è diventata uno standard previsto.

A meno che tu non stia trascorrendo del tempo con la famiglia e gli amici, dovresti sempre cercare di rispondere a tutte le tue email entro un'ora. Se ciò non è possibile, rispondi lo stesso giorno durante l'orario di lavoro del cliente.

2. Chiarire il punto all'inizio

I tuoi clienti non hanno bisogno di leggere la tua email fino alla fine, o peggio, più volte, per capire il punto che stai cercando di fare. Se stai scrivendo un'email, assicurati di indicare chiaramente il tuo messaggio all'inizio, nell'oggetto o nel corpo.

L'argomento dovrebbe essere breve e specifico. Nel corpo dell'e-mail, sottolinea i dettagli più importanti utilizzando i punti elenco.

Relazionato: I provider di posta elettronica più popolari migliori di Gmail e Yahoo Mail

3. Doppio controllo grammaticale e ortografico

La tua email è un riflesso di chi sei. Mostrerà ciò che i clienti si aspettano da te in termini di qualità del lavoro. Anche i professionisti più esperti commettono errori di battitura, soprattutto durante la digitazione da smartphone. Tuttavia, i clienti non otterranno una buona prima impressione da tali errori.

Dopo aver finito di comporre, leggi l'e-mail ad alta voce in modo da poter scoprire gli errori grammaticali. Puoi anche utilizzare gli strumenti online per ulteriore assistenza.

4. Sii conciso

Se sei uno scrittore proveniente da un background letterario, potrebbe essere difficile resistere allo scrivere in un linguaggio fiorito. Tuttavia, per una persona normale, diventerà solo un codice che non saranno in grado di decifrare!

Mantieni sempre le tue email brevi e semplici. Scrivi in ​​piccole frasi e usa parole che tutti conoscono. Se devi trasmettere informazioni che non stanno in pochi paragrafi, è meglio programmare un incontro virtuale o una telefonata.

5. Rispondi a tutte le domande

Questo punto potrebbe sembrare in contraddizione con il puntatore precedente, in cui ti abbiamo chiesto di mantenere l'e-mail breve. Bene, saltare qualsiasi domanda del tuo cliente per motivi di concisione sarà un'azione irrispettosa.

Rispondi alle domande poste su ciascuna sezione dell'e-mail in sezioni separate. Quindi, il cliente sa che leggi attentamente la sua email. Quando non sei in grado di rispondere subito a una domanda, menzionala quando puoi.

6. Segui il formato singolo e standard

Quando scrivi email ai tuoi clienti, usa un unico formato per tutte le email. Assicurati di utilizzare lo stesso carattere tipografico, dimensione del carattere, colore del carattere e struttura del testo su ogni email. Se non hai un formato standard, un singolo thread di posta elettronica sembrerà strano.

Per le comunicazioni aziendali, puoi utilizzare caratteri come Arial, Calibri e Verdana. Per la taglia, 12 è sicuro. L'uso di caratteri colorati non è consigliabile per questo tipo di interazione professionale: atteniamoci al nero.

7. Termina con una firma

Qualunque sia il tuo stato professionale, è sempre una buona idea avere una firma e-mail con le tue informazioni di contatto in fondo alle tue e-mail. Questo aiuta le persone a ricordarti in modo che possano contattarti immediatamente ogni volta che è necessario.

Aggiungere una firma personalizzata alla fine dell'e-mail è facile e ti farà solo sembrare professionale. Aggiungi i tuoi dati di contatto nella firma.

Relazionato: Come aggiungere una firma e-mail in Microsoft Office 365

8. Usa il modello di email fuori sede

Puoi andare in vacanza, ma mentre lavori come freelance, assicurati che i tuoi clienti lo sappiano. Oltre ad avvisarli personalmente via e-mail, sarà fantastico avere un risponditore fuori sede.

Mentre lavori con più clienti, devi gestire le scadenze. Allo stesso modo, i tuoi clienti devono sapere quando possono aspettarsi la tua risposta.

9. Follow-up sempre

Seguire i tuoi clienti è essenziale quando ti aspettavi di ricevere una risposta ma non l'hai fatto. In un'e-mail di follow-up, puoi copiare qualsiasi informazione pertinente e ricollegare qualsiasi file cruciale per aiutare il cliente a trovare facilmente le informazioni necessarie.

10. Usa la lingua giusta

Usa il linguaggio professionale standard mentre comunichi con i tuoi clienti. Evita di usare le emoticon in conversazioni così formali. Inizia l'e-mail con un saluto cortese e rivolgendoti direttamente ai clienti con i loro nomi.

Non utilizzare TUTTO MAIUSCOLO o acronimi come ASAP o RSVP. Inoltre, è meglio non utilizzare una forma abbreviata del nome del cliente.

11. Evita di rispondere quando sei turbato o arrabbiato

Non importa da quanto tempo rimani nel attività di libero professionista, ti sentirai frustrato e arrabbiato per il tuo lavoro. Se alcune e-mail dei clienti ti fanno arrabbiare, l'istinto naturale sarebbe quello di rispondere immediatamente.

Ma evita sempre di rispondere mentre ti lasci trasportare dalle emozioni. Rimani professionale e scrivi una risposta precisa una volta che ti sei calmato.

12. Comunicare usando altri metodi

Man mano che cresci come libero professionista, sapresti quando portare la discussione offline. Durante la condivisione di alcune informazioni sensibili al fattore tempo, non fare affidamento solo sulle e-mail. Abbinalo sempre a qualsiasi forma di comunicazione in tempo reale come una telefonata o un messaggio Slack.

13. Non tentare di fare amicizia

Sei qui per costruire una relazione d'affari con il tuo cliente, non per fare amicizia con loro. È sempre sicuro non essere divertenti o intelligenti con il tuo cliente. Attieniti alle informazioni e all'intento del tuo messaggio. Non c'è fretta di mostrare loro la tua personalità mentre avrai una relazione professionale.

14. Non saltare la risposta

Essere in ritardo per rispondere a un'e-mail o saltarla del tutto potrebbe costarti un progetto. Se la tua casella di posta è piena di e-mail di vendita e newsletter non necessarie, potresti perdere le e-mail importanti del tuo cliente.

Contrassegna le email dei clienti esistenti come preferite in modo da averle in cima alla tua casella di posta. Per accedere rapidamente a tutte le e-mail relative al lavoro, mantieni le tue e-mail in ordine.

Le etichette intelligenti per le e-mail impressioneranno i tuoi clienti

Per gestire efficacemente un'azienda, l'invio di e-mail è una parte essenziale del processo. Prova questi rapidi trucchi per creare un'e-mail professionale e presentarti in modo più intelligente e migliore ai clienti potenziali ed esistenti.

Le 5 migliori caratteristiche di Cloze per una gestione aziendale senza soluzione di continuità

Se la tua attività coinvolge liberi professionisti o consulenti, considera l'utilizzo di Cloze per migliorare la gestione.

Leggi Avanti

Circa l'autore