Inviamo e riceviamo email ogni giorno. Tuttavia, commettiamo errori imbarazzanti che non possiamo "cancellare" del tutto. Quindi, scrivere un'e-mail efficace che trattiene l'azione del tuo lettore pur essendo consapevole delle sfide del nostro mondo può essere complicato.

Con questo in mente, abbiamo compilato alcune regole essenziali che devi sapere quando invii email alle persone. Segui queste semplici regole per scrivere email migliori senza sforzo.

1. Riconsidera i saluti e le firme di approvazione

"Spero che tu stia passando una settimana fantastica!" era un modo meraviglioso per iniziare un'e-mail. Non più! Considerando quanto sia incerta la vita, questo può sembrare negligente e eccessivamente distaccato.

Lo stesso vale per i saluti come "Saluti", "I migliori auguri" o "Cin cin", che prima funzionavano perfettamente ma a volte possono sembrare ritirati dalla realtà.

Quindi, perché non mantenerlo semplice e genuino? Scegli le firme come "Stai al sicuro", "Abbi cura di te" o "Cordiali saluti". Per quanto riguarda i saluti, "Spero che vada tutto bene" o "Spero che tu e i tuoi cari stiate al sicuro" possono essere buoni punti di partenza.

instagram viewer

2. Includi una riga dell'oggetto chiara

Questa regola di posta elettronica è vecchia quanto la posta elettronica stessa. Questo perché le persone spesso decidono se aprire o meno un'e-mail in base alla riga dell'oggetto.

Con tutto il nostro lavoro ora online, la necessità di dare la priorità a ciò che è importante e ignorare ciò che non lo è è cruciale. Quindi, se lasci ancora vuota la riga dell'oggetto, è probabile che la tua email venga ignorata.

La riga dell'oggetto ideale ha meno di 10 parole. Scegline uno che risponda alle tue preoccupazioni e comunichi di cosa tratta l'e-mail. "Proposta per il progetto di aviazione", "Riunione riprogrammata" o "Domande rapide sulla presentazione" sono alcuni buoni esempi di oggetto da cui puoi prendere spunto.

3. Usa una firma professionale

Avere un blocco firma preconfigurato che utilizzi per rispondere alle e-mail su tutti i tuoi dispositivi personali. Dovrebbe avere il tuo nome, il titolo della tua azienda e le tue informazioni di contatto.

Questo dà al destinatario una buona idea su chi sei e su come contattarti in caso di necessità. Quando si tratta del carattere e delle dimensioni della tua firma professionale, assicurati che sia lo stesso del resto dell'e-mail.

Anche, termina le tue e-mail con fiducia ma non esagerare con detti o dettagli personali.

4. Presentati se ti incontri per la prima volta virtualmente

Tutti ci siamo imbattuti in situazioni in cui abbiamo dovuto inviare un'e-mail a qualcuno che non abbiamo incontrato. Ricevere un'e-mail da uno sconosciuto può essere strano. E questo è metterlo alla leggera.

Quindi, prenditi un minuto per presentarti al destinatario dell'e-mail. Il contesto è fondamentale e la prima impressione è ancora importante. Quindi, aggiungi una riga come "Ciao! Questa è Tracy della Multiseon Pvt. Ltd e ti invio un'e-mail perché hai espresso il tuo interesse ad acquistare i nostri prodotti elettronici".

Oppure, quando vieni presentato a qualcuno via e-mail, puoi anche lasciare loro una riga dicendo quanto è bello incontrarli via e-mail.

5. Scrivi email compassionevoli

Non possiamo sottolineare l'importanza di questo. La vita è dura. Soprattutto, è fortemente incerto.

Hanno mancato una scadenza? Non si sono presentati per quel Google Meet programmato? Prima di inviare un'e-mail severa, fermati e pensaci bene. E se c'è un'emergenza medica?

Quindi, sii compassionevole e chiedi se tutto va bene con loro. Una mail come “Ci sei mancato all'incontro di oggi. Basta fare il check-in per vedere che tutto è a posto. può costruire relazioni che resistono alla prova del tempo.

6. Comprimi/ridimensiona e assegna un nome agli allegati quando puoi

Non parliamo molto di questa regola di posta elettronica perché quando inviamo allegati di grandi dimensioni, assumiamo automaticamente che il nostro destinatario abbia spazio sufficiente. I file di grandi dimensioni richiedono più tempo per il download e possono diventare fastidiosi in pochissimo tempo.

Quindi, cerca di comprimerli o ridimensionarli. Se condividi troppi file contemporaneamente, è buona norma aggiungere una nota gentile che indichi a cosa servono gli allegati.

Inoltre, nomina i tuoi allegati prima di inviarli. Inviare il tuo CV? Rinominare il file come Tracy_Mackenzie_CV e iniziare con il piede giusto.

7. Non utilizzare l'e-mail come un'altra app di messaggistica istantanea

Il motivo per cui tutti amiamo la messaggistica istantanea è che è istantaneo.

Ma quando mescoli i due e usi la posta elettronica come sostituto della messaggistica istantanea, rischi di essere fastidioso e poco professionale.

Quindi, devi sapere quando inviare un'e-mail e quando seguirla con un'altra. Non farlo commettere l'errore di inviare troppe e-mail di follow-up perché potrebbero lavorare da casa. Non chiamare nemmeno qualcuno chiedendo loro di controllare un'e-mail.

Se è urgente, usa un'altra modalità di comunicazione.

8. Usa l'umorismo per guarire, ma con parsimonia

Mentre molti usano l'umorismo per alleggerire l'atmosfera in questi tempi straordinari, il problema con l'uso dell'umorismo nelle e-mail è che può ritorcersi contro.

Se vuoi usare l'umorismo in un'e-mail, fallo solo se conosci bene la persona. Non vuoi sembrare irrispettoso o maleducato se qualcuno si trova in una situazione seria. Inoltre, ciò che sembra divertente potrebbe non essere letto come divertente.

Parola al saggio: se hai dei dubbi, è meglio lasciar perdere.

Imposta risposte fuori sede e migliora il tuo equilibrio tra lavoro e vita privata

Quando invii email alle persone in questi giorni, dovresti anche essere consapevole degli orari. Con lo stile di vita del lavoro da casa che sta prendendo piede, i confini tra il lavoro e le nostre vite personali sono stati offuscati. Le risposte fuori sede consentono di capire facilmente quando qualcuno è disponibile per una riunione o per rispondere a un'e-mail.

Esamina le impostazioni del tuo client di posta elettronica e configura gli autorisponditori quando non ci sei o non sei alla scrivania. Ad esempio, Gmail lo chiama il risponditore automatico, mentre Microsoft Outlook utilizza le risposte fuori sede.

Ci auguriamo che queste regole d'oro per scrivere e-mail efficaci e le giuste abitudini di posta elettronica ti aiutino a risparmiare tempo e a creare le risposte giuste.

E-mail
Evita questi 6 errori per una migliore comunicazione tramite e-mail e testo

Migliora le tue capacità di comunicazione evitando errori come l'uso di troppi emoji o digitando tutto in maiuscolo.

Leggi Avanti

Argomenti correlati
  • Produttività
  • Suggerimenti per la posta elettronica
Circa l'autore
Gargi Ghosal (1 Articoli pubblicati)

Gargi è scrittore, narratore e ricercatore. È specializzata nella scrittura di contenuti accattivanti su tutto ciò che riguarda Internet per clienti di paesi e settori diversi. È una laureata in lettere con un diploma in editing ed editoria. Al di fuori del lavoro, ospita spettacoli TEDx e festival di letteratura. In un mondo ideale, è sempre a un minuto dal partire per le montagne.

Altro da Gargi Ghosal

Iscriviti alla nostra Newsletter

Iscriviti alla nostra newsletter per suggerimenti tecnici, recensioni, ebook gratuiti e offerte esclusive!

Ancora un passo…!

Conferma il tuo indirizzo e-mail nell'e-mail che ti abbiamo appena inviato.

.