Come prendere il controllo della tua casella di posta elettronica e rimanere produttivo

Per un professionista è impossibile pensare a un giorno senza e-mail. Gli studi dimostrano che i professionisti aziendali trascorrono circa un terzo delle loro ore d'ufficio controllando la posta in arrivo.

Dando la priorità alla posta elettronica, finisci per sacrificare la tua produttività, concentrazione e creatività. I seguenti suggerimenti possono aiutarti a tenere sotto controllo il tempo di controllo della posta in arrivo.

1. Limita il controllo delle email

Controllare la tua casella di posta un numero infinito di volte non ti porterà da nessuna parte. Pertanto, limita il numero di volte che vuoi controlla le nuove email nella tua casella di posta.

Crea il limite in base alle tue esigenze e al carico di lavoro. Controllare la posta elettronica all'inizio e alla fine dell'orario di lavoro va bene. Se necessario, puoi anche controllarlo una volta dopo pranzo.

Non controllare la tua casella di posta durante le ore più produttive della giornata, come mattina e sera, o quando trascorri del tempo con la tua famiglia. Puoi essere flessibile e continuare a sperimentare finché non trovi qualcosa di adatto. Ad esempio, puoi impostare limiti come:

• Non controllare la posta aziendale prima delle 10:00 e dopo le 19:00. o durante i fine settimana.
• Controlla la tua casella di posta solo due o tre volte al giorno.
• Utilizza qualsiasi sistema strutturato che mostri solo le email recenti o importanti.

2. Ottieni le attività direttamente nell'app di gestione delle attività

Sei uno di quelli che dipende dalle e-mail per l'assegnazione delle attività? Se sì, è ora di cambiare. Uno dei motivi principali per controllare costantemente la posta in arrivo è che gli altri ti assegnano nuove attività tramite e-mail o mantengono le tue attività lì.

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La tua casella di posta elettronica non deve funzionare come elenco di cose da fare. Limita l'utilizzo della posta elettronica solo a scopi di comunicazione, sposta tutto ciò che richiede un'azione oltre una risposta alle app di gestione delle attività o alle applicazioni di elenchi di cose da fare. Tali applicazioni offrono anche funzionalità di comunicazione istantanea che renderanno la gestione del progetto senza soluzione di continuità.

Se apri un'e-mail e la leggi, non chiuderla semplicemente dopo averla letta e occuparti di altre e-mail. Agisci immediatamente su quell'e-mail per evitare di tornare di nuovo nella tua casella di posta per rispondere.

Se l'e-mail ha bisogno di una risposta, fallo. Se hai bisogno dell'e-mail per riferimento futuro:

• Tienilo.
• Se l'e-mail è business-critical, aggiungila a Speciali.
• Se non ti serve più, eliminalo.

Completare ogni e-mail che leggi è la chiave per mantenere la tua casella di posta e il tuo cervello liberi dal disordine.

4. Chiudi il tuo client di posta elettronica

Sì, puoi continuare a lavorare sul tuo desktop senza mantenere attiva e funzionante l'app di posta elettronica. Dopo aver controllato e risposto alle tue e-mail, chiudi l'app e concentrati sul completamento delle tue attività.

Informa la tua famiglia, gli amici, i colleghi e i clienti che l'e-mail non è il modo migliore per contattarti per una risposta immediata.

Una volta che ne saranno consapevoli, avranno aspettative limitate da parte tua in merito alla risposta via e-mail. Puoi utilizzare varie altre applicazioni di messaggistica istantanea sul tuo telefono o laptop per rimanere in contatto con la tua famiglia e i tuoi colleghi.

5. Mantieni brevi le risposte alle email

Se hai l'abitudine di scrivere e-mail lunghe, smetti di perdere tempo e passa a scrivere brevi messaggi di posta elettronica. Assicurati che le tue e-mail siano mirate e che la tua richiesta sia indicata nella prima riga per evitare qualsiasi confusione. Puoi finire la maggior parte delle e-mail in poche frasi e la sua brevità suggerisce che apprezzi il tempo di tutti, incluso il tuo.

Solo poche email avranno bisogno di una risposta più lunga e puoi facilmente tenerle nella categoria "rispondi più tardi". Se possibile, puoi inviare tali risposte sotto forma di messaggi audio.

6. Dì no alle notifiche e-mail

Le notifiche sono la principale causa di distrazione per un professionista moderno. Sarebbe sbagliato presumere che tutte le notifiche provengano dai social media.

Occasionalmente vengono visualizzati anche avvisi e-mail, che causano l'interruzione del normale flusso di lavoro. Con la notifica e-mail abilitata, la chiusura dell'app o della scheda non sarà di alcun aiuto.

Se sei distratto da ogni nuova notifica e-mail e ti impegni a controllare la tua casella di posta elettronica, è meglio disabilitare la nuova notifica e-mail. Ti aiuterà a concentrarti sul compito da svolgere, specialmente su quelli che richiedono un'attenzione completa.

7. Prova ad attivare il risponditore automatico del fine settimana

Questo metodo è essenziale se sei un libero professionista o un imprenditore. Autoresponder ti salva dall'essere alienato da tutti ignorando le e-mail per la tua tranquillità.

Crea alcuni autorisponditori ponderati e informativi in ​​grado di prendersi cura di tutte le email che ricevi durante i fine settimana o le vacanze.

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8. Smetti di controllare la posta sul tuo smartphone

Questo punto potrebbe spaventarti con FOMO. Tuttavia, pensaci due volte se hai davvero bisogno di un client di posta elettronica installato sul tuo telefono o meno. Invece di ricevere e-mail, puoi utilizzare più app di comunicazione istantanea come Slack sul telefono. Lasciamo l'e-mail per il tuo desktop e goditi la tua breve vacanza senza preoccupazioni.

9. Dai valore allo spazio della tua casella di posta

Potresti utilizzare un client di posta gratuito, ma ciò non significa che la tua casella di posta si riempia di email indesiderate. Se ti sei abbonato a siti Web che ti bombardano durante il giorno di offerte promozionali e di vendita, è tempo di agire.

Molte e-mail promozionali arrivano sulle tue e-mail perché hai dato loro il permesso in primo luogo. Quindi, cancellati dai siti web che non ti interessano più.

Inoltre, pensaci due volte prima di iscriverti alle newsletter la prossima volta. Con ciò, non devi perdere tempo a trovare le e-mail importanti o eliminare le e-mail non necessarie.

10. Separa i tuoi account e-mail personali e aziendali

Potrebbe sembrare qualcosa che tutti noi sappiamo, ma ci saranno sempre alcune persone che riceveranno e-mail sia professionali che personali nella stessa casella di posta. Se sei uno di loro, è giunto il momento di creare email diverse per scopi personali e professionali.

Cerca di non controllare la tua e-mail personale durante l'orario di ufficio (a meno che non ti aspetti che arrivi un'e-mail cruciale). Allo stesso modo, evita di controllare la posta elettronica ufficiale al di fuori degli orari di ufficio. Pertanto, puoi mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata che alla fine contribuirà alla tua produttività.

Lavora in modo produttivo senza ostacolare la tua casella di posta

Anche se la posta elettronica ha portato un cambiamento rivoluzionario nel modo in cui comunichiamo, prestarvi troppa attenzione può essere sia fonte di distrazione che distruttiva. Limitando la tua attenzione alla tua casella di posta, puoi continuare a concentrarti sulle attività quotidiane.

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