6 semplici modi per rendere più produttive le tue riunioni

Facilitando riunioni produttive, puoi ottenere il massimo da tutti i membri del tuo team. Riunioni produttive aiuteranno a far avanzare i progetti più rapidamente.

Tuttavia, può essere difficile sapere come applicarlo in modo efficace. Questi suggerimenti ti aiuteranno a organizzare riunioni di squadra che saranno sia produttive che interessanti!

1. Scopri qual è l'obiettivo

Il modo migliore per iniziare una riunione è assicurarsi che tutti sappiano qual è effettivamente l'obiettivo. La consueta pratica di tenere riunioni settimanali è comune, per abitudine.

Tuttavia, se non sei in grado di identificare uno scopo per l'incontro, allora probabilmente non è necessario avere quell'incontro in primo luogo.

2. Includi tutti i membri del team

Il lavoro di squadra implica avere prospettive e opinioni diverse sullo stesso argomento/obiettivo. Questo rende più facile sviluppare diversi tipi di soluzioni e scegliere quella che ti darebbe il miglior risultato.

Non importa quanti membri del team hai, è importante tenerli tutti coinvolti nella riunione. Il piano consente al tuo team di prepararsi in anticipo.

All'inizio della riunione, è una buona idea dichiarare la politica di "non interruzione". Spesso, il gruppo più energico può parlare sugli altri, chiudendoli così.

3. Essere in grado di dire i fatti dall'opinione

Tutti hanno opinioni differenti sullo stesso argomento o problema. Dovresti essere chiaro sui dati e sui fatti quando prendi decisioni che avranno un impatto sul risultato di un progetto.

In questo modo, puoi includere questi fatti nelle idee dei membri del tuo team. Annota i fatti su una lavagna, in modo che non si perdano nella discussione. Questo può aiutare a mantenere la riunione in pista!

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4. Mantieni la riunione coinvolgente

Può essere difficile coinvolgere tutti, anche se il tuo team è molto interessato al contenuto della riunione. Questo vale soprattutto per le riunioni di team più grandi che durano un paio d'ore. Devi trovare un modo per mantenere le tue riunioni coinvolgenti per tutti.

Ad esempio, puoi utilizzare vari formati per mantenere il tuo team impegnato. Includere un singolo relatore, mini ricompense per un lavoro ben fatto o una buona idea, un'attività che richiederà la partecipazione di tutti o una discussione di gruppo facilitata.

Includendo momenti interattivi, i membri del tuo team si sforzeranno di partecipare e prestare maggiore attenzione alla riunione.

5. Prendi decisioni e assegna compiti

Sebbene non tutte le riunioni richiedano di prendere decisioni, molte di esse lo faranno. In tal caso, dovresti assicurarti di prendere decisioni chiare piuttosto che limitarti a ripeterti.

Quando non sei in grado di prendere una decisione chiara perché hai bisogno di più informazioni, puoi incaricare qualcuno del tuo team di raccogliere tali informazioni e presentarle alla riunione successiva.

Se vuoi che il tuo progetto abbia successo, devi assegnare compiti diversi a individui o gruppi di persone. Quando assegni individui e gruppi a un'attività, assicurati di includere una scadenza. Questo renderà molto più chiaro chi è responsabile di cosa.

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6. Riunisci la tua squadra

Per un incontro produttivo e piacevole, devi avere un buon rapporto di lavoro con i membri del tuo team. Scegliere le persone che reagiscono bene in un ambiente di squadra è una parte importante per fare la scelta giusta per la tua squadra.

Piccoli gruppi della tua squadra che non sono d'accordo tra loro possono causare numerosi problemi quando questi gruppi vengono assegnati a lavorare insieme su progetti più grandi.

Pertanto, avere dei giochi divertenti durante le riunioni potrebbe aiutare ad alleggerire l'atmosfera. Può anche aiutare i membri del tuo team ad andare d'accordo.

Ottieni il massimo dalle riunioni del tuo team

Le riunioni sono la migliore opportunità in cui i team possono riunirsi, condividere opinioni e idee, portare a termine progetti e ottenere grandi risultati. I suggerimenti sopra elencati ti aiuteranno ad assicurarti che le tue riunioni si svolgano senza intoppi.

Esistono diverse app e programmi che potrebbero semplificarti la vita durante l'impostazione di riunioni online, come Microsoft Teams, Jitsi Meet, Taskade e altri.

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