Guida alla gestione delle attività online: 10 consigli per scegliere l'app giusta

Durante la nuova normalità, il numero di app di gestione dei progetti online e offline è aumentato molte volte. Al giorno d'oggi, esistono centinaia di app che possono aiutarti a guidare un progetto di business in modo efficiente mentre gestisci un team di collaboratori.

Se sei interessato all'acquisto di un software di gestione delle attività, dovresti scoprire se l'applicazione è sufficientemente flessibile e scalabile per raggiungere i tuoi obiettivi. Continua a leggere per sapere come scegliere il task manager online giusto.

Che cos'è un software di gestione delle attività online?

Un progetto aziendale include più attività dipendenti o indipendenti. Ogni membro del team è responsabile di uno o più compiti. Più attività implicano molte date di inizio e fine, un budget di tempo, un budget di costi, allocazione delle risorse, promemoria, report, documenti, ecc.

Quando un sofisticato software per computer gestisce tutti questi aspetti di un progetto, è noto come software di gestione delle attività. L'inizio della pandemia ha convinto migliaia di aziende ad adottare il lavoro a distanza. Di conseguenza, le app di gestione delle attività sono ora online e ospitate su server cloud.

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Funzionalità standard delle app di gestione delle attività online

Con l'aumento della domanda di app di monitoraggio delle attività online, molti servizi IT e società di sviluppo software offrono app versatili per la gestione dei progetti. Tuttavia, la maggior parte di queste app è dotata di una serie di funzionalità standard essenziali per la gestione di base dei progetti. Queste caratteristiche sono le seguenti:

1. Visualizzatore elenco attività elaborato

La maggior parte delle app di gestione delle attività online include una schermata di visualizzazione delle attività. Qui puoi vedere tutte le attività e le sottoattività di qualsiasi progetto in corso o finito.

2. Tabellone Kanban

L'app di gestione delle attività online avanzata includerà la scheda Kanban da implementare Kanban per una gestione efficiente dei progetti a livello individuale o organizzativo. Le app visualizzano digitalmente le schede Kanban che mostrano colonne per in attesa di, In corso, e Completato stati e schede delle attività come attività effettive.

3. Diagramma di Gantt

Un diagramma di Gantt è la funzione principale di gestione dei progetti di qualsiasi app di monitoraggio delle attività online. I diagrammi di Gantt illustrano lo stato di avanzamento del progetto attraverso il metodo del grafico a barre orizzontali in pila. Può anche visualizzare le dipendenze delle attività, il tempo trascorso e lo stato corrente delle attività.

4. E-mail o notifica dell'app di messaggistica

Le app di gestione dei progetti online enfatizzano anche la possibilità di tenere tutti aggiornati offrendo lo stato del progetto in tempo reale e gli aggiornamenti delle attività. Ogni volta che l'app rileva modifiche nell'elenco delle attività, notifica immediatamente la risorsa assegnata e il proprietario del progetto.

5. Monitoraggio del tempo

Le app di gestione delle attività online sono dotate di un programma di cronometraggio automatico per tenere traccia delle ore di produttività, utilizzo delle risorse, budget del progetto, ore di fatturazione, ecc. I proprietari del progetto possono prendere decisioni in tempo reale osservando le prestazioni di utilizzo del tempo del progetto.

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La maggior parte delle app per la gestione delle attività online include opzioni di tag e filtro delle attività. Il proprietario del progetto può impostare tag specifici, come lavoro prioritario, dipartimento responsabile, competenze specifiche, scadenza di consegna, fase di sviluppo, ecc. I membri del team possono facilmente filtrare le attività in base a questi tag per trovare l'attività corretta.

7. Comunicazione del team o del cliente

Le app standard per la gestione delle attività online hanno iniziato a offrire una sezione per le comunicazioni interne ed esterne. Queste app includono moduli come videoconferenze, chiamate vocali e messaggi di testo.

8. Generazione di report, archiviazione e condivisione di file

Le app di gestione delle attività offrono anche funzionalità di creazione di report per visualizzare le prestazioni del progetto, il budget delle risorse, le risorse con prestazioni insufficienti, i problemi delle attività, i colli di bottiglia del progetto, ecc.

Puoi anche esportare i report come fogli di calcolo o PDF e inviarli tramite e-mail al team o al cliente. Queste app consentono inoltre ai collaboratori di progetto di archiviare e condividere in modo sicuro file critici relativi al progetto.

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Suggerimenti per la scelta della migliore app di gestione delle attività

Il software di gestione delle attività può migliorare la produttività complessiva e le entrate annuali per aziende di qualsiasi dimensione. Tuttavia, i liberi professionisti, i singoli imprenditori e le piccole imprese devono scegliere la migliore app di gestione delle attività che semplifichi l'attività e non aggiunga un carico di lavoro aggiuntivo.

Oltre alle funzionalità standard di cui sopra, dovrai anche cercare funzionalità a valore aggiunto. Ecco i migliori suggerimenti che ti aiuteranno ad acquistare l'app di gestione delle attività online perfetta:

A livello di team o di progetto, potrebbe esserci un conflitto di interessi tra i collaboratori. L'app dovrebbe consentire il controllo centrale per il proprietario del progetto e il controllo locale per i colleghi. L'amministratore del progetto dovrebbe avere il potere di personalizzare l'accesso allo strumento in base alle capacità del collaboratore.

2. Controllo della privacy e della riservatezza

Nella maggior parte dei progetti freelance o di livello aziendale, è una sfida mantenere riservate le informazioni personali e la proprietà intellettuale. Dovresti cercare un software di gestione delle attività che risolva i problemi di privacy dei dati.

3. Sicurezza della piattaforma cloud

La migliore app di gestione delle attività dovrebbe crittografare tutti i dati in uscita e in entrata secondo i più recenti protocolli di sicurezza delle comunicazioni Internet. La crittografia dovrebbe funzionare anche quando l'app è inattiva. Devi cercare funzionalità di sicurezza come:

• Sistema di gestione delle identità e degli accessi (IAM).
• L'app è conforme a GDPR, DSGVO e SOC2.
• Crittografia SSL a 256 bit Advanced Encryption Standard (AES).

4. Assegnazione dei compiti e notifica

Un efficiente tracker di attività online dovrebbe consentire ai membri del team di assegnare attività al proprio bucket da un elenco centrale di attività. Inoltre, funzionalità come un project manager che assegna un'attività a una risorsa specifica a seconda dello skillset aggiungeranno valore allo strumento.

Quando un proprietario del progetto assegna attività o quando una risorsa richiede attività, deve informare le persone responsabili.

5. Sincronizza con il calendario personale

Poiché la tendenza del lavoro a distanza è in aumento, è altamente consigliabile che la tua app di monitoraggio delle attività online si sincronizzi con il tuo calendario personale. Se riesci a visualizzare tutte le attività quotidiane personali e professionali su un'unica schermata, sarai più efficiente nell'offrire un'elevata produttività.

6. Integrazione di app di terze parti

La migliore app di gestione delle attività dovrebbe consentire un'integrazione senza sforzo con altre app come la grafica progettazione, foglio di calcolo, elaboratore di testi, client di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, digitale lavagna, ecc. L'integrazione con app professionali ti consente di trovare tutte le risorse relative al progetto in un unico posto.

7. Compatibilità multi-dispositivo

Cerca un tracker di attività online che ti permetta di accedere da qualsiasi dispositivo come Windows, macOS, Android, iPhone, Blackberry, Chrome OS, ecc. Otterrai un miglior rapporto qualità-prezzo se l'app ti consente di salvare i progressi su un dispositivo e iniziare a lavorare senza problemi da un altro dispositivo.

8. Analisi basata sull'intelligenza artificiale

Alcune app di gestione delle attività sono inoltre dotate di un'intelligenza artificiale integrata che genera analisi di alto livello sui progetti passati. Prendendo informazioni da tali rapporti, puoi pianificare progetti futuri in modo più efficiente con un budget inferiore.

9. Accesso all'assistenza clienti

La maggior parte delle app oggi offre assistenza ai clienti tramite chat, e-mail e telefono. Quando acquisti un'app di monitoraggio delle attività online, scopri se lo sviluppatore fornisce servizi di supporto tecnico e generale adeguati.

10. Struttura dei prezzi

Cerca un'app di gestione delle attività online che offra una struttura dei prezzi flessibile. Ottieni un piano di budget entry-level quando sei un team in erba e aumenta man mano che i tuoi progetti e le tue risorse aumentano.

Un'app di gestione delle attività online è adatta a te?

Una ricerca della migliore app di gestione delle attività online potrebbe consumare molte delle tue ore di produttività. Puoi seguire i suggerimenti di cui sopra per ottenere il software di gestione delle attività perfetto per la tua attività ed evitare di perdere tempo prezioso.

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