Usa queste nuove funzionalità di Google Calendar per ottimizzare le tue ore di lavoro a distanza

Mentre lavori da remoto, gestire le faccende senza fine consuma tempo ed energia. Per affrontare questo problema della gestione del tempo, online sono disponibili tonnellate di strumenti utili. Ma Google Calendar è uno degli strumenti più popolari per ottimizzare il tuo tempo ed eliminare gli sprechi di tempo.

Quindi questo articolo ti introdurrà ad alcune fantastiche funzioni, trucchi ed estensioni che puoi utilizzare per sfruttare al meglio le tue ore di lavoro a distanza con Google Calendar.

Le nuove funzionalità di Google Calendar

Google aggiorna continuamente Google Workspace (ex G Suite) e aggiunge nuove funzionalità alle sue app, incluso Calendar. Parliamo di alcune di queste caratteristiche e dei loro vantaggi.

1. Pianifica gli eventi del calendario dalla chat

Quando invii messaggi ai tuoi colleghi o clienti in Google Chat, puoi pianificare gli eventi di Google Calendar direttamente senza uscire da Chat. Questa pratica funzione consente di risparmiare un sacco di tempo e il fastidio di cambiare scheda di tanto in tanto.

È disponibile per tutti gli utenti Google, indipendentemente dal loro piano Workspace. Nella barra di composizione della chat, c'è un calendario icona. Cliccandoci sopra si aprirà Calendario nel pannello laterale (sul desktop) con l'evento. Per impostazione predefinita, aggiungerà tutti i membri della chat come partecipanti, ma puoi sempre apportare modifiche.

2. Pianifica in anticipo i gruppi di lavoro di Google Meet

Questa funzione ti consente di configurare in anticipo i gruppi di lavoro di Google Meet tramite Google Calendar. Pre-programmando i gruppi di lavoro, puoi massimizzare il tempo della riunione ed evitare il fastidio di creare stanze durante la chiamata.

L'opzione per configurare i gruppi di lavoro Meet è disponibile per tutti gli utenti, ad eccezione di Workspace Business Starters, Education Fundamentals e G Suite Basic Users. Questo articolo sulla pianificazione dei gruppi di lavoro di Google Meet ti guiderà su come farlo.

3. Condividi la tua disponibilità in modo facile e preciso

Il lavoro a distanza ti consente di impostare i tuoi orari. Ma far conoscere ai tuoi colleghi la tua disponibilità in continua evoluzione diventa una sfida.

Ora puoi comunicare la tua disponibilità ai tuoi colleghi utilizzando le due nuove opzioni di Google Calendar: ripetere le voci fuori sede e suddividere il tuo tempo di lavoro in più segmenti al giorno. Durante l'abilitazione delle voci fuori sede, puoi scegliere se rifiutare tutte le riunioni o solo quelle appena aggiunte.

4. Visualizza i suggerimenti di Google Chat in base ai tuoi eventi di Google Calendar

Quando hai una riunione pianificata in Google Calendar, Chat mostrerà una scorciatoia per i suggerimenti di chat nella parte superiore del chat sezione. Questa scorciatoia apparirà 10 minuti prima dell'evento e rimarrà lì per 10 minuti dopo l'evento/riunione.

Grazie a questa funzione, puoi condividere file e documenti di follow-up senza problemi. Anche l'aggiornamento dei partecipanti di eventuali modifiche all'orario o all'agenda è diventato più semplice con questa funzione. Tutti, esclusi gli utenti con account personali, possono utilizzare questa funzione.

5. Visualizza insieme il calendario personale e aziendale (Android 11 e versioni successive)

Questa era forse la funzione più necessaria in Google Calendar. Invece di passare dal calendario personale a quello lavorativo, visualizzi entrambi i calendari insieme.

A meno che tu non abbia condiviso il tuo calendario personale con l'account di lavoro, l'amministratore o i tuoi colleghi non vedranno i tuoi impegni personali. Sebbene tutti gli utenti Google possano beneficiare di questa funzione, è disponibile solo su dispositivi con Android 11 e versioni successive.

Nota: Sia l'amministratore che gli utenti devono attivare questa funzione prima che qualsiasi utente possa utilizzare questa funzione.

6. Ricevi una notifica quando qualcuno si iscrive al tuo calendario

Iscrivendoti al calendario condiviso dei tuoi colleghi, puoi rimanere aggiornato sulle modifiche che apportano al loro calendario.

Con l'obiettivo di garantire la trasparenza, Google ha annunciato che ora riceverai un'email se qualcuno dei tuoi colleghi si iscrive al tuo calendario. Questa funzione è disponibile per tutti gli utenti.

7. Supporto per più endpoint di scambio su Google Calendar

Con il lancio del Calendario Intertop funzione, puoi sincronizzare il tuo calendario di lavoro di Google con più endpoint di Microsoft Exchange e visualizzare la reciproca disponibilità. La funzionalità funziona per i server Exchange locali e Exchange online.

Tutti gli utenti di entrambi i lati saranno in grado di visualizzare i calendari degli altri, ma puoi comunque nascondere qualsiasi evento contrassegnandolo come invisibile.

Questa funzione è disponibile per tutti gli utenti Google ad eccezione di Workspace Essentials, clienti di G-Suite Nonprofit ed Enterprise Essentials.

Relazionato: Strumenti per sincronizzare Microsoft Outlook con Google Calendar

Altre utili funzioni in Google Calendar

Oltre alle nuove funzionalità che abbiamo descritto sopra, Google Calendar ha anche una raccolta di altre funzionalità che possono semplificare il lavoro a distanza. Ecco una carrellata di altre funzionalità di Google Calendar di cui dovresti trarre vantaggio quando lavori da casa.

1. Pianifica riunioni Zoom direttamente da Google Calendar

L'estensione del browser Zoom Scheduler, sviluppata da Zoom stesso, ti consente di programmare in anticipo Zoom Meetings direttamente da Google Calendar.

Quando configuri un nuovo evento in Google Calendar, vedrai un'opzione per configurare in anticipo una riunione Zoom, proprio come una chiamata di Google Meet. Zoom raccoglierà tutte le informazioni da Calendar Event e ti fornirà un link alla riunione. È una funzione semplice ma un vero risparmio di tempo.

Scarica: Programmatore zoom per Cromo | prospettiva | Firefox (Gratuito)

2. Invia un'agenda a te stesso

Che tu sia uno svitato o una persona estremamente organizzata, ti piacerebbe ricevere un'e-mail mattutina con l'agenda della giornata. Fortunatamente, Google ti offre la possibilità di farlo. Attivando questa opzione in Google Calendar, riceverai il programma della tua giornata nella tua casella di posta alle 5:00 tutti i giorni.

3. Usa la funzione Trova un orario per pianificare le riunioni

Quando il tuo team lavora in remoto, trovare una fascia oraria per le riunioni diventa complicato. Con questa funzione intelligente, Google controllerà i calendari dei partecipanti e ti mostrerà gli slot disponibili. Pertanto, puoi organizzare rapidamente riunioni senza preoccuparti della disponibilità dei partecipanti.

4. Crea eventi del calendario dall'e-mail

Hai ricevuto un'email con i dettagli di un evento? Aggiungilo direttamente a Google Calendar facendo clic sull'icona a tre punti sopra l'e-mail e risparmia tempo.

5. Usa Toggl per tenere traccia dell'ora del calendario

Lavorando da remoto, è essenziale tenere traccia di quanto tempo hai effettivamente trascorso a partecipare a riunioni o appuntamenti, soprattutto se vieni pagato a ore. In questo caso, puoi utilizzare Toggl per tenere traccia del tempo totale trascorso sugli eventi di Google Calendar.

Scarica: Attiva/disattiva per Cromo | Firefox (Gratuito, abbonamento disponibile)

Usa queste funzionalità per lavorare in modo intelligente

Che tu stia lavorando da remoto o internamente, Goggle Calendar è un ottimo strumento per collaborare con il tuo team. Queste nuove funzionalità hanno ulteriormente facilitato il lavoro a distanza, consentendoti di rimanere concentrato sulle attività.

Sebbene tutti i trucchi e le estensioni sopra menzionati possano aumentare la tua produttività, non puoi sfruttare al meglio il tuo tempo finché non impari a utilizzare le scorciatoie da tastiera per Google Calendar.

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