Come preparare elenchi di cose da fare utilizzando la matrice di Eisenhower

Puoi migliorare la tua produttività programmando correttamente le attività e riducendo al minimo le distrazioni. Ma come si assegnano le priorità ai compiti? Mettere tutto nella tua lista di cose da fare ti assicura di svolgere prima le attività più importanti, seguite da quelle secondarie.

Una volta che hai un elenco di tutte le tue attività, dedica un po 'di tempo a organizzarle e stabilire le priorità per assicurarti di fare le cose giuste al momento giusto. In questo articolo imparerai come dare la priorità alle tue attività in base alla quantità di attenzione che richiedono e come puoi utilizzare il principio di Eisenhower per eseguirle correttamente.

Diversi tipi di attenzione

Prima di dare la priorità alle tue attività, comprendiamo i diversi tipi di attenzione di cui ciascuna attività ha bisogno.

1. Attenzione proattiva: È il tipo di attenzione che deve essere focalizzata e sostenuta per completare i compiti più difficili o complessi. Scrivere la tua tesi, inviare email di proposta di progetto, risolvere un problema accademico, creare un video su YouTube sono le attività che richiedono maggiore attenzione. Per portare a termine queste attività, è necessario prestare un'attenzione proattiva.

2. Attenzione attiva: L'attenzione attiva si riferisce all'attenzione necessaria per affrontare le attività quotidiane ripetute, di livello moderato. La maggior parte delle attività quotidiane minori, come la pianificazione delle riunioni sul calendario di Google, l'invio di e-mail in sospeso, l'invio di documenti importanti ai colleghi, richiedono un'attenzione attiva. Anche se non stai realizzando qualcosa in modo proattivo, hai comunque bisogno di un po 'di attenzione per fare le cose.

3. Attenzione inattiva: Per attività relativamente facili che puoi automatizzare richiede un'attenzione minima. Eliminare lo spam dalla posta, cancellare bozze di email, inviare inviti a eventi a un elenco di colleghi, tutte queste attività richiedono un clic. Per un compito del genere, non è necessaria la giusta attenzione attiva.

Assegnazione di priorità alle attività in base al livello di attenzione

Dare la priorità alle attività in base al livello di attenzione richiesto è un ottimo modo per elencare le attività quotidiane.

Tutte quelle attività che richiedono un'attenzione proattiva sono sicuramente di grande importanza per te. Vale la pena dedicare più tempo a queste attività, quindi dovrebbero essere quelle con cui inizi la giornata. Inoltre, cerca di dedicare le ore più concentrate e fresche della tua giornata a queste attività. Prendere una tazza di caffè e lanciare le cuffie può aiutarti a rimanere proattivo.

Le attività che richiedono un'attenzione inattiva si trovano tra le attività proattive e quelle inattive. Puoi allocare queste ore durante il giorno quando non sei né proattivo né inattivo. Se devi chiamare il tuo amico, la mattina potrebbe non essere il momento giusto per farlo. Quindi, non sprecare le tue ore di attività in tali attività.

Puoi programmare le attività che richiedono solo la tua attenzione inattiva a quelle ore in un giorno in cui entri nella zona pigra. Questo è il momento perfetto per spuntarli rapidamente dalle tue liste di cose da fare. In questo modo, utilizzerai le tue ore pigre per fare qualcosa di produttivo nel corso della giornata.

Implementiamo i concetti di cui sopra a dai la priorità alle tue liste di cose da fare in todoist. Per questo, guarda l'elenco delle 6 attività che devi svolgere durante il giorno.

L'elenco di attività sopra riportato, la scrittura della sceneggiatura e le riprese del video di YouTube richiedono la maggior parte della tua attenzione. Quindi, fai clic su entrambe queste attività e imposta la priorità su una.

1. Clicca su tre punti davanti a ogni attività.

2. Impostare il priorità alla bandiera rossa.

Vedrai tutte le attività con priorità una che si sposterà sopra tutte le altre attività.

Mentre incontri il tuo capo e chiami il tuo amico, non devi essere proattivo. Tuttavia, non puoi fare entrambe le cose quando sei pigro e letargico. Quindi, imposta queste attività come seconda priorità selezionando la bandiera arancione dalle impostazioni di priorità.

L'invio di inviti e-mail ai colleghi e il trasferimento dei dati su MS-Excel sono due attività che richiedono la tua attenzione inattiva. Quindi, impostali sul tuo albero delle priorità scegliendo la bandiera blu dalle impostazioni di priorità.

In questo modo puoi assegnare la priorità alle attività nell'elenco delle cose da fare decidendo cosa sarà proattivo, inattivo e attivo. Solo prestare la giusta attenzione che si adatta a ciascuna attività richiede il raggiungimento dei propri obiettivi di efficienza.

Dopo aver dato la priorità alle attività quotidiane e aver compreso l'attenzione che ciascuna richiede, è il momento di inserirle nella giornata lavorativa effettiva. Il metodo Eisenhower è un metodo ben noto che insegna come affrontare diversi tipi di attività di routine.

Relazionato: Le migliori app da fare per concentrarsi sulle attività

Inserimento delle attività nella pianificazione quotidiana utilizzando la matrice Eisenhower

Secondo Eisenhower, puoi dividere tutte le attività in quattro diverse categorie a seconda di quanto siano importanti e urgenti. Quindi, lo fai immediatamente, lo deleghi, lo differisci o lo scarichi del tutto.

Discutiamo brevemente ciascuna di queste categorie:

1. Fallo: Si riferisce al completamento di un'attività che non puoi evitare. Conoscendo la sua importanza e la sua sensibilità al tempo, la completi immediatamente.
2. Delegalo: Affidi il compito a qualcun altro e loro se ne occupano.
3. Rimandalo: Vuoi farlo da solo, tuttavia, nel corso della giornata. Queste sono le attività che puoi mettere da parte e programmare di conseguenza.
4. Gettalo via: Si riferisce al dumping di quei compiti che non valgono il tuo tempo, e questi compiti non sono altro che una distrazione.

Ecco come si applica il metodo Eisenhower alle attività in todoist.

Filmare il video di YouTube è il primo compito, quindi dovresti fallo prima perché è la tua priorità. La tua prossima priorità è scrivere una sceneggiatura, qualcosa che puoi delegare al tuo scrittore. Allo stesso modo, puoi delegare il compito di trasferire i dati in Excel.

Incontrare il tuo capo e chiamare i tuoi amici può essere ritardato, quindi differire questi due compiti. Infine, se hai poco tempo, puoi discarica inviare inviti e-mail e farli in seguito.

Questo è il modo più semplice ed efficace per gestire correttamente la tua routine lavorativa. Altrimenti, potresti essere super impegnato a completare le attività nel momento sbagliato in modo inefficiente oltre a essere produttivo.

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Ottieni di più dalle tue liste di cose da fare

Che tu sia una persona mattiniera o un nottambulo, filtra le tue ore più efficaci e assegnale a svolgere attività che richiedono un'attenzione proattiva. La tua priorità dovrebbe essere quella di non lasciare che le attività inattive e attive ti distraggano da quelle proattive.

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