Come cercare in modo efficace file e cartelle in Google Apps

Google cerca di aiutare i suoi utenti a essere produttivi e una caratteristica a cui devi prestare adeguata attenzione è la funzione di ricerca. Cercare apertamente in Gmail o Google Workspace e non trovare nulla in cambio può essere estremamente frustrante.

Alcune funzioni di Google Workspace come Google Cloud Search, gli operatori e le opzioni di ricerca avanzata possono farlo aiutare le aziende, le piccole imprese, i liberi professionisti e persino il pubblico in generale a uscire da questo problema ricerca-solco. Diamo un'occhiata più da vicino a queste funzionalità e suggerimenti.

Utilizza Google Cloud Search per le funzioni di ricerca avanzata

Cloud Search è principalmente per grandi aziende e piccole imprese. In passato, potevi scaricare componenti aggiuntivi da Gmail Labs che ti consentivano di cercare contemporaneamente su piattaforme come Google Docs e Gmail. Tuttavia, Gmail Labs non esiste più.

Con Google Cloud Search, puoi cercare la tua query su tutte le piattaforme (Google Docs, Sheets, Gmail, ecc.) Contemporaneamente.

È possibile una prova gratuita e Cloud Search è disponibile con Google Workspace o come funzionalità autonoma a pagamento. Questa funzione è particolarmente utile per le organizzazioni che lavorano in remoto: le persone possono accedere a file ed e-mail con la stessa barra di ricerca anziché cambiare scheda.

Puoi anche integrare la barra degli strumenti di Cloud Search con Google Sites. In questo modo puoi avere un sito web dedicato per cercare i contenuti della tua organizzazione.

Filtri di Google Drive e ricerca avanzata

Google Drive è un'altra soluzione completa per trovare i tuoi documenti o contenuti multimediali. La barra di ricerca su Google Drive è simile alla casella di ricerca in Documenti e Fogli Google.

Ciò implica che gli operatori di ricerca utilizzati qui funzionano anche in Documenti o Fogli Google.

1. Utilizzo dei filtri

Per filtrare la tua ricerca su Google Drive, fai clic su freccia a discesa sul lato destro della barra di ricerca e verrà visualizzata la finestra di ricerca.

• Usando il genere opzione, puoi filtrare PDF, cartelle, documenti, video, audio e così via.
• Il Proprietario viene utilizzata per cercare il file quando si conosce l'e-mail del suo proprietario.
• Posizione viene utilizzato quando si desidera specificare la cartella del file. (Ad esempio: "Cestino", "Speciali" o qualsiasi altra cartella.)
• Nel Data modificata, puoi inserire la data di modifica più recente del file.
• Nome dell'elemento cercherà specificamente il titolo del file.
• Include le parole cercherà un file con parole chiave specifiche.
• Nel Condiviso con, immettere l'indirizzo e-mail del destinatario condiviso.

Clicca il Ricerca pulsante nella parte inferiore dell'interfaccia se accetti i filtri, oppure fai clic su Ripristina pulsante per rimuovere o ripristinare le impostazioni.

2. Ricerca Avanzata

Usa questi operatori da cercare per un file, una parola, un video e un audio specifici.

• Citazioni: Usali quando cerchi una frase esatta. (Ad esempio: "Compito 18")
• Segno meno: Utilizzalo per escludere una parola particolare dal termine di ricerca. (Ad esempio, se desideri cercare "Compito" ma non "Compito completato", digita semplicemente "Compito completato").
• proprietario: Trova i file di un proprietario specifico. (Es.: proprietario: [email protected])
• Creatore: Trova i file dal creatore. (Ad esempio: creator: [email protected])
• per: Trova i file in base al nome del destinatario. (Es.: a: [email protected])
• a partire dal: Trova i file inviati da qualcuno. (Ad esempio: da: [email protected])
• is: starred: Trova gli elementi che hai aggiunto a Speciali.
• is: binned: Trova gli elementi nella cartella "Bin".
• genere: Trova i documenti in base al tipo. (Ad esempio: tipo: foglio di calcolo, tipo: documento, tipo: diapositiva)
• prima e dopo: Trova gli elementi in base all'ultima modifica. (Es: prima: 04-05-2021)
• titolo: Cerca gli elementi in base al titolo. (Ad esempio: titolo: Olimpiadi)

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La "Ricerca Google" è ancora attiva ...

Le funzionalità di ricerca avanzata e gli operatori renderanno più facile trovare i file e risparmiare tempo, ma noi sono ancora lontani dal trovare un singolo strumento in grado di eseguire ricerche in tutte le app di Google senza interrompere il file banca.

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