Come creare fogli di calcolo Excel dall'aspetto professionale

Microsoft Excel è un ottimo programma per fogli di calcolo generico. Data la facilità d'uso, è inevitabile che si verifichino errori durante la creazione di fogli di calcolo più complicati.

Alcuni degli errori più comuni includono relazioni complesse, informazioni nascoste, calcoli incomprensibili o semplici errori. Per creare e mantenere costantemente buoni file Microsoft Excel, ci sono un paio di cose che dovresti sempre tenere a mente.

Come preparare un buon foglio di calcolo?

La prima cosa che devi fare è scegliere uno standard organizzativo prima di iniziare a sviluppare il tuo foglio di calcolo. Se lavori in un ambiente professionale, questo standard organizzativo porrà le basi per tutti gli utenti che utilizzeranno / lavoreranno sul tuo foglio di lavoro.

Uno standard condiviso migliora la tua comunicazione con il team e ti farà risparmiare tempo di sviluppo.

Detto questo, è fondamentale creare il tuo foglio di calcolo pensando al futuro. Devi essere preparato, poiché sicuramente ti imbatterai in casi di cui non eri a conoscenza quando hai iniziato a configurare il foglio di calcolo.

Tenendo presenti i cambiamenti futuri, puoi rendere il tuo foglio di lavoro più durevole. Questo a sua volta significa che perdi meno tempo a dover creare un foglio di lavoro sostitutivo.

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Approfitta di più fogli di lavoro

Potresti essere sorpreso di sapere quanti professionisti commettono questo errore! Microsoft Excel offre più fogli di lavoro ed è importante che impari a utilizzarli. Dovresti iniziare mettendo diversi tipi di dati su diversi fogli di lavoro.

Ad esempio, puoi utilizzare la prima coppia di fogli di lavoro per le informazioni di base; i seguenti fogli di lavoro possono essere utilizzati per i calcoli, mentre l'ultimo foglio viene spesso utilizzato per i risultati e i grafici.

Ovviamente, questo varia anche a seconda del tipo di lavoro che stai svolgendo e di ciò con cui ti senti più a tuo agio. Tieni presente che avere più tabelle per foglio di lavoro può causare molti problemi quando provi a ordinarle, inserire o formattare le celle.

Quando si lavora con un team, avere più fogli di lavoro dedicati a diverse parti del lavoro renderà più facile per tutti capire cosa sta succedendo.

Organizzazione del flusso di informazioni

Le informazioni dovrebbero fluire da in alto a sinistra a in basso a destra e dovresti organizzare i tuoi fogli di lavoro per seguire questa struttura. La tua sequenza temporale dovrebbe essere coerente in tutti i tuoi fogli di lavoro, poiché ciò renderà più facile per tutti capire come funziona il foglio di lavoro.

Quando gestisci il flusso delle informazioni, evita schemi incrociati, poiché tendono a distrarre i lettori. In questa nota, dovresti anche evitare qualsiasi tipo di riferimento circolare.

Etichettatura di colonne e righe

Sebbene avere un semplice foglio di calcolo senza etichette potrebbe non essere fonte di confusione per te (come creatore del foglio di lavoro), altri utenti potrebbero trovarlo piuttosto problematico.

Questo è il motivo per cui è importante iniziare a etichettare le colonne e le righe con nomi semplici. Assicurati di utilizzare costantemente gli stessi nomi per gli stessi tipi di dati.

Cosa evitare quando si scrivono formule?

Se il tuo foglio di calcolo Excel ha molte formule, ci sono un paio di cose che puoi fare per farlo sembrare molto più professionale. Prima di tutto, evita di fare calcoli ripetuti e calcola le formule solo una volta.

Se copi una formula, aumenti le possibilità di errori. Senza contare che se modifichi una formula, il duplicato che hai fatto in precedenza non verrà modificato. Questo può portare a molti errori confusi.

Se è necessario utilizzare di nuovo la stessa identica formula, è meglio fare riferimento alla prima istanza in cui è stata utilizzata la formula.

Inoltre, dovresti sempre evitare di utilizzare numeri fissi nelle formule. Invece, quello che dovresti usare per i valori fissi sono celle di input separate e utilizza i riferimenti a questa cella quando la usi nei calcoli.

Altre cose da evitare quando si creano fogli di calcolo

Una delle cose più importanti da evitare quando si utilizza Microsoft Excel è l'opzione Unire le celle. Questa è raramente una buona idea e il più delle volte viene utilizzata solo per migliorare l'estetica. Unendo le celle della tabella, avrai una maggiore probabilità di riscontrare problemi con riferimenti e calcoli.

Uno dei rischi maggiori è se fai riferimento a una cella unita. Quando si fa riferimento a una cella unita, tutte le celle faranno parte dei calcoli, mentre solo una di esse sarà effettivamente corretta.

Un'altra cosa che dovresti evitare è nascondere le informazioni, come righe, colonne e persino fogli di lavoro. Ciò aumenterà solo le possibilità che altri utenti perdano qualcosa di importante quando lavorano con / sul foglio di calcolo.

Salva l'estetica per la fine

Le opzioni di stile di Excel sono ampie e ti consentono di regolare i valori delle celle in base alle tue preferenze in molti modi. Puoi scegliere diversi bordi, colori, temi e altre funzionalità.

Non c'è niente di sbagliato nel voler avere un design specifico del tuo foglio di calcolo, ma di solito, così facendo si astraggono le informazioni per lo spettatore.

Se hai intenzione di dare uno stile al tuo foglio di lavoro, cerca di mantenerlo coerente in tutto il documento. Uno stile di formattazione semplice e coerente aiuterà i lettori a comprendere il tuo foglio di calcolo molto più facilmente!

Inoltre, è anche importante creare una leggenda e chiarire chiaramente le tue fonti. Puoi imparare come creare correttamente una legenda del grafico in Excel sul sito ufficiale Microsoft sito web.

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Scopri come rendere professionale il tuo documento Excel

Creare e mantenere costantemente buoni file Excel non è così difficile se si conoscono i suggerimenti ei trucchi di base. Non c'è niente di sbagliato nel voler modellare il tuo documento Excel, ma cerca di lasciare lo stile / l'estetica per la fine.

Innanzitutto, dovresti creare un foglio di calcolo chiaro e conciso, dall'inizio alla fine. Dopodiché, puoi aggiungere un po 'di ottimizzazione al tuo documento Excel, ma cerca di mantenerlo semplice e coerente su tutti i fogli di lavoro!

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