5 modi per impedire ai dipendenti di rubare dati aziendali quando se ne vanno

Una volta che un dipendente decide di andarsene, molte aziende possono fare ben poco per convincerlo a restare. Sebbene sia normale per i dipendenti cercare pascoli più verdi, è importante capire che non tutti i dipendenti avranno buone intenzioni quando sarà il momento di andare.

In effetti, una cosa che sta diventando un problema sempre più comune per le aziende di tutto il mondo è il furto di dati ai dipendenti che si dimettono. Se ti stai chiedendo come prevenire il furto di dati da parte dei dipendenti, ecco alcune cose da considerare.

1. Enfatizzare il consenso con le politiche di sorveglianza e protezione dei dati

La protezione dei dati aziendali è una pratica che dovrebbe essere presente in ogni fase del ciclo di vita dei dipendenti. Tuttavia, tutte le pratiche necessarie per proteggere l'azienda dovrebbero sempre essere radicate nel consenso.

Prima di iniziare a lavorare con la tua azienda, i dipendenti dovrebbero già capire quali sono le aspettative quando si tratta di dati. Devono anche comprendere la quantità di sorveglianza che accettano per proteggerla.

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Con il loro consenso, le aziende possono adottare misure preventive e proattive per identificare le violazioni dei dati.

Le aziende dovrebbero anche incentivare i team a segnalare comportamenti discutibili e avere la possibilità di farlo farlo in modo sicuro e anonimo, soprattutto quando si tratta di team i cui dati possono influenzare il tutto azienda.

2. Stabilire la gestione della conoscenza istituzionale

Quando si tratta di ruoli come le vendite, molte aziende hanno difficoltà a perdere i loro rapporti una volta che un venditore se ne va. Molti venditori cercheranno di portare i loro account con sé alle loro nuove società, il che farà sprecare il valore che la tua azienda ha investito nella relazione.

Inoltre, rubare strategie dalle riunioni di pianificazione ha molteplici effetti sulle aziende.

Non solo questo può creare una perdita di entrate, ma può anche portare a un calo del morale della squadra. All'interno di una campagna, i team interfunzionali lavorano spesso insieme per contattare i clienti, creare presentazioni, gestire le relazioni e concludere le vendite. Quindi, quando un'azienda perde clienti a causa della concorrenza a causa di violazioni dei dati, è deludente per molte persone.

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Per proteggere la tua azienda dalla perdita della tua preziosa rete di clienti, ci sono due parti dell'equazione: creare un sistema di archiviazione dei dati della conoscenza istituzionale e decentralizzare una relazione con il cliente attraverso l'automazione.

Se scopri che i tuoi team sono troppo sopraffatti per aggiungere un altro passaggio al loro flusso di lavoro, puoi esternalizzare parti della gestione dei dati a software di abilitazione alle vendite o specialisti. Sono già disponibili vari strumenti che tracciano le relazioni e automatizzano parti della pipeline di vendita.

3. Aumenta i sistemi di rilevamento delle intrusioni

Prima che un dipendente debba dimettersi, possono apparire alcuni segni rivelatori.

In primo luogo, potrebbe essere che i dipendenti siano su LinkedIn più spesso o navigando su portali di carriera di altre società. In secondo luogo, potrebbero utilizzare il Wi-Fi aziendale per inviare candidature di lavoro tramite e-mail.

Se sospetti che aziende specifiche stiano tentando di piratare il tuo talento con l'intento di rubare i tuoi dati, imposta una notifica per qualsiasi corrispondenza con queste società. Sebbene non siano necessarie azioni immediate a seguito di questi tentativi speculativi, i team di sicurezza dovrebbero aumentare la sorveglianza per i dipendenti a rischio.

Che si tratti di scaricare file di dimensioni discutibili, inviare PDF tramite piattaforme di messaggistica crittografata o inviare e-mail insolitamente grandi ad account personali, ci sono molti modi per individuare il furto di dati e lo spionaggio aziendale preventivamente.

4. Effettuare i colloqui di uscita

I colloqui di uscita sono un ottimo modo per verificare eventuali segnali di allarme per i dipendenti in partenza e anche per quelli che verranno lasciati indietro. Tenere sotto controllo la prossima destinazione di un dipendente aiuterà a mappare il possibile intento in caso di furto di dati.

Ad esempio, i dipendenti che lasciano lavorare per un concorrente in un ruolo simile saranno più probabilmente a rischio rispetto a quelli che lavoreranno in un settore non correlato con una capacità diversa. Se si ritiene che un dipendente sia ad alto rischio, dovrebbe essere monitorato per le poche settimane rimanenti al lavoro e anche per le settimane successive.

Inoltre, per quei dipendenti a lungo termine, molti non ricordano i termini dei loro contratti al momento delle dimissioni. Questi contratti rilevanti includono accordi di riservatezza, clausole sulla concorrenza e altre condizioni relative ai dati.

Durante un colloquio di uscita, ricorda ai dipendenti i termini specifici ai quali sono ancora legalmente vincolati, anche se non lavorano più con te.

Ciò dovrebbe includere la distribuzione intenzionale di informazioni di proprietà dell'azienda, nonché la mancata divulgazione, eliminazione o restituzione dei dati che appartengono all'azienda. Questo è un ottimo modo per scoraggiare coloro che hanno una possibile intenzione di rubare dati e funge da promemoria per chiunque abbia semplicemente dimenticato le proprie condizioni di lavoro.

5. Procedure fuori bordo

Dopo i colloqui di uscita, la protezione dei dati durante l'offboarding è il passaggio successivo. A parte l'ovvia richiesta di restituzione dei dispositivi aziendali e la revoca di qualsiasi accesso amministrativo, i team di sicurezza dovrebbero anche fare un colloquio di routine sulle pratiche di archiviazione dei dati.

I colloqui successivi alle dimissioni dovrebbero includere domande sulle loro pratiche di sicurezza dei dati personali. Ad esempio, lavorando su una rete Wi-Fi pubblica mentre si lavora su file aziendali, chiedendo se hanno copie cartacee rimanenti dei dati a casa o hanno prestato i propri dispositivi ad amici o familiari.

Sebbene non sia giusto presumere che ogni dipendente in partenza abbia intenzione di rubare i tuoi dati, è lecito ritenere che molti ne saranno negligenti. Sebbene non intenzionali, questi atti possono comunque essere attribuiti al dipendente in partenza e mettere a rischio inutilmente i dati della tua azienda.

Prevenire violazioni dei dati con i dipendenti in uscita

Insegnare buone pratiche di sicurezza è un investimento che vale la pena fare per ogni azienda. Anche se un dipendente rimane con te solo per pochi mesi, le politiche e le procedure di gestione dei dati possono prevenire molti possibili problemi entro quel tempo.

Sebbene sia impossibile sapere fin dall'inizio quali dipendenti sono affidabili, è molto meglio evitare il gioco d'azzardo. Nonostante non sia tentato dalla concorrenza o abbia intenzione di rubare dati aziendali, ci sono ancora modi per far andare le cose storte. Alcuni dipendenti in uscita possono semplicemente essere pigri e causare una violazione dei dati.

Che si tratti di intenti dannosi o pura ignoranza, la protezione dei dati aziendali è uno sforzo che vale la pena perseguire. I dipendenti hanno tutto il diritto di passare a nuove aziende e ruoli più adatti. Tuttavia, i dati della tua azienda non devono necessariamente accompagnarli.

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