8 suggerimenti da conoscere su Google Calendar per aumentare la produttività

Google Calendar consente ai team di pianificare riunioni ed eventi per una collaborazione efficace. Con promemoria puntuali di eventi programmati, è più facile per una persona tenere traccia delle sue attività quotidiane senza perdere una riunione importante.

Se utilizzi Google Calendar per la scuola o l'ufficio, dovresti assolutamente provare queste funzionalità. Discutiamoli uno per uno.

1. Crea un nuovo evento con scorciatoie

Utilizza le scorciatoie per creare nuovi eventi. Ti fa risparmiare tempo per aprire Google Calendar e creare eventi manualmente.

1. Apri il tuo browser.
2. genere cal.new nella barra di ricerca del browser e premere accedere.

Segui la procedura sopra per aprire un nuovo invito al calendario per aggiungere rapidamente un nuovo evento. Questa semplice funzione può aiutarti a raderti qualche secondo al lavoro.

Funziona sia per Mac che per Windows su tutti i browser comuni.

Relazionato: Google Calendar: ogni scorciatoia da tastiera di cui hai bisogno

2. Modificare l'ora predefinita del promemoria

Per impostazione predefinita, il promemoria di Google Calendar dura 10 minuti. Qualsiasi notifica anche 10 minuti prima può deviare la tua attenzione sull'evento futuro e farti perdere la concentrazione sull'attività corrente di fronte a te.

Pertanto, modificarlo in meno di tre minuti può farti risparmiare pochi minuti che si sommano se devi partecipare a molti eventi ogni giorno.

1. Vai al tuo Home page di Calendar.
2. Clic impostazioni nell'angolo in alto a destra.
3. Vai a Impostazioni per il mio calendario sul lato sinistro e fai clic sul tuo calendario.
4. Scorri verso il basso fino al file Notifiche degli eventi impostazione e modifica il numero impostando il numero di minuti prima dell'evento che desideri venga notificato da Google Calendar.

3. Concedi le autorizzazioni degli ospiti

Puoi evitare interruzioni nel tuo lavoro dando il permesso di cambiare l'ora e la data della riunione ai tuoi colleghi.

In questo modo, non ti distrarranno da una chiamata o da un'e-mail e non dovrai modificare manualmente la pianificazione.

1. Vai a Scheda Generale nel impostazioni.
2. Selezionare Impostazioni evento e vai a Autorizzazioni guest predefinite.
3. Dai un'occhiata Modifica evento opzione.
4. Se non desideri consentire ad altri l'accesso per modificare un evento specifico, non dimenticare di deselezionare Modifica evento permesso sul lato destro prima di condividerlo con altri.

4. Visualizza più fusi orari

Accendendo il Visualizza più fusi orari le impostazioni semplificheranno la pianificazione in diverse regioni. Se lavori con persone che si trovano in altre regioni, questa funzione può essere conveniente.

1. Vai al Scheda Generale nel impostazioni.
2. Selezionare Orologio mondiale e controlla il file Mostra orologio mondiale.
3. Clicca su Aggiungi fusi orari per selezionare e aggiungere il fuso orario desiderato.

Aggiunta di un fuso orario secondario

Puoi anche aggiungere una zona secondaria nel tuo Google Calendar per vedere l'ora esatta durante l'invio di e-mail ai tuoi amici che risiedono in quelle aree.

Si trova proprio sopra il Impostazioni di Word Clock nello stesso Scheda generale delle impostazioni.

Aggiungi il fuso orario e puoi vedere il fuso orario secondario aggiuntivo insieme al fuso orario principale durante la configurazione o l'invio di un invito.

5. Aggiungi eventi invisibili

Gli eventi invisibili sono quegli eventi privati ​​che solo tu puoi vedere. Usandoli, puoi prendere uno slot gratuito dalla tua routine quotidiana e assegnarti un compito personale da completare in quel lasso di tempo. In questo modo, puoi utilizzare meglio il tuo tempo libero tra riunioni diverse.

Tuttavia, altri potrebbero vedere quegli slot come disponibili e organizzare una riunione con te che sostituirà i tuoi eventi privati. Quindi, tieni d'occhio i cambiamenti e gestisci i tuoi affari personali di conseguenza.

1. premi il Fare clic con il tasto destro per scegliere uno slot gratuito dal tuo calendario.
2. Compila il Titolo dell'evento e imposta la tua disponibilità a Gratuito.
3. Imposta la visibilità predefinita su Privato.
4. Clic Salva.

Ora, Google Calendar mi avviserà quando è ora di giocare con il mio amico. Allo stesso modo, puoi aggiungere qualsiasi altra attività urgente da affrontare durante il tuo tempo libero.

6. Aggiungi il filtro Gmail a un evento del calendario

Se esegui attività ricorrenti ogni settimana o mese, imposta l'evento una volta in Google Calendar. Aggiungi un filtro nell'e-mail che ti informerà dell'evento ogni settimana o mese nel modo in cui lo metti.

1. Imposta un evento in Google Calendar con il titolo, diciamo Chiama la nonna.
2. Vai al tuo Account Gmail e crea un file Filtro compilando i dettagli di seguito.
3. Quindi scegli il file Inoltra l'opzione e indirizzalo al tuo Numero di telefono.

La prossima volta che l'evento si avvicina, Google Calendar ti avviserà tramite Gmail, che quindi indirizza l'email come testo sul tuo telefono. Se ripeti alcune attività importanti ogni settimana, ricevere notifiche come questa ti renderà più puntuale e produttivo.

Puoi anche sincronizza Google Calendar con i tuoi elenchi di cose da fare per organizzare meglio la tua vita.

7. Ricevi un'e-mail dell'agenda giornaliera

Con questa funzione, puoi ricevere il programma dell'intera giornata via e-mail ogni mattina. Prendi l'abitudine di pianificare il programma per il giorno successivo prima di andare a dormire e Google Calendar invierà un'e-mail con l'elenco delle attività che devi eseguire quel giorno.

1. Vai a impostazioniMenù. Selezionare Impostazioni per il mio calendario.
2. Selezionare Il mio calendario e vai a Notifiche degli eventi.
3. Sotto Altre notifiche, Selezionare Email per agenda giornaliera.

8. Eseguire una ricerca avanzata nel calendario

Utilizza i filtri avanzati in Barra di ricerca di Google Calendar per filtrare qualsiasi evento o riunione passata in pochi secondi.

È possibile filtrare i dati con la parola chiave esatta per l'evento, il nome della persona che ha partecipato all'evento o alla riunione, dove si è svolto l'evento o l'intervallo di date per l'evento. Aggiungi tutti i dati che ricordi per mettere a punto la tua ricerca.

1. Sul Home page del calendario, fai clic sulla lente di ingrandimento, situata nell'angolo in alto a destra a sinistra delle impostazioni, per visualizzare la barra di ricerca.
2. Fare clic sulla freccia a discesa per visualizzare i filtri di ricerca avanzata.
3. Includi tutte le informazioni che ricordi.
4. Clicca su Ricerca.

Se hai un collega di nome Zubair e sei interessato a conoscere i giorni in cui hai avuto un incontro con Zubair quest'anno.

Digita Zubair nel filtro delle parole chiave e fai clic su Cerca.

Questo aprirà la data e l'ora esatte durante la quale hai partecipato a una riunione con Zubair.

Tuttavia, tieni presente che se la parola chiave "Zubair" non faceva parte del titolo dell'evento, la ricerca con questa parola chiave non filtrerà quell'evento.

Imposta sempre i titoli degli eventi in modo da poterli controllare rapidamente in seguito con questa opzione.

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