Come pianificare un'e-mail in Outlook

A volte potresti avere troppe persone da contattare e non abbastanza tempo. Sono questi i tipi di giorni che traggono i maggiori vantaggi dalla tecnologia automatizzata. Puoi scrivere un'e-mail e fare in modo che Outlook la invii una settimana dopo.

Ecco una guida su come pianificare un'e-mail in Outlook. Non ci vogliono più di pochi passaggi. Scrivi il messaggio, scegli la data e lascia che il software faccia il resto. Se vuoi cambiare qualcosa prima che l'email se ne vada, puoi farlo altrettanto facilmente. Entriamo un po 'più in dettaglio.

1. Crea una nuova email su Outlook

Avvia Outlook e fai clic su nuova email pulsante. Scrivi il tuo messaggio normalmente, aggiungi destinatarie qualsiasi altra cosa tu voglia. Il contenuto dell'email non influisce sul ritardo nella consegna di Outlook.

In alternativa, puoi comporre l'email dopo averla pianificata. Il modo in cui farlo dipende interamente da te, ma fai un po 'di sforzo per pianificare le tue mosse, sia per uso personale che professionale.

Andando per quanto riguarda la stesura di un file obiettivo quinquennale e strumenti per sostenerlo, come OneNote e Trello, alla fine vale la pena. E le tue e-mail sono un buon punto di partenza.

2. Pianifica e gestisci la tua posta elettronica

Quando sei pronto per il passaggio successivo, vai a Opzioni scheda e fare clic sul file Ritardo nella consegna pulsante. Come suggerito sopra, questo è attivo e disponibile indipendentemente dal fatto che la tua email contenga qualcosa o meno.

Il pulsante apre una finestra con molte opzioni divertenti. Se tutto ciò che ti interessa è come pianificare un'e-mail in Outlook, vai direttamente al file Opzioni di consegna sezione.

Seleziona la casella accanto a Non consegnare prima comando e quindi impostare la data e l'ora. Infine, fai clic su Vicino e Outlook salverà le tue impostazioni.

Opzioni extra su Ritardo nella consegna window può rendere le tue email automatiche ancora più efficienti.

Puoi impostare una data di scadenza, in modo che il sistema sappia di non doverti disturbare con un'e-mail dopo che la scadenza di un progetto è scaduta, ad esempio.

Se lavori in un team e le email di tutti sono su Outlook, puoi fare in modo che le risposte alle tue email vadano a qualcuno in particolare.

Altre impostazioni di gestione includono la possibilità di chiedere la consegna e leggere le conferme. Puoi persino contrassegnare un'e-mail come sensibile e crittografarla per mantenere sicura l'interazione.

La capacità di Outlook di pianificare le email è una delle sue molte funzioni nascoste e utili da scoprire. Possono aiutarti a ottenere il massimo dal software Microsoft e aumentare la produttività.

3. Invia la tua email

Con tutto a posto, fai clic su Spedire e Outlook pianifica l'email. Per essere precisi, va nel tuo account Posta in uscita cartella, a cui puoi accedere dalla barra laterale.

La cartella contiene tutte le tue interazioni a tempo, ordinate per data, importanza, oggetto e altro. Ma puoi anche filtrarli per e-mail non lette, contrassegnate e menzionate.

Per apportare modifiche, accedi di nuovo all'email e modifica ciò che desideri. Una volta inviato, troverai le interazioni nel file Oggetti inviati cartella.

Best practice per pianificare un'e-mail in Outlook

Ci sono alcuni fattori che possono influenzare le prestazioni del sistema. Prima di tutto, non puoi inviare un'e-mail automatica su Outlook senza Internet, quindi assicurati che la tua connessione sia buona e funzionante quando ne hai bisogno.

In secondo luogo, il software aggiornato è il migliore. Oltre alla mancanza di nuove funzionalità, una vecchia versione di Outlook può sollevare problemi durante la connessione a Internet o la sincronizzazione dei dati, ad esempio. Tali interruzioni rendono il tuo lavoro più difficile.

Sii consapevole anche dei problemi tecnici comuni. Uno che viene fuori spesso riguarda le e-mail che si bloccano finché non vengono selezionate manualmente Invia Ricevi.

Ciò accade in genere se il file Invia immediatamente quando connesso l'opzione non è selezionata nelle impostazioni avanzate di Outlook. Microsoft spiega ulteriormente la causa e la soluzione.

Infine, fai attenzione alla tua pianificazione. Per prima cosa, controlla che la data e l'ora del tuo computer siano corrette. Inoltre, considera fattori come la differenza di orario, le festività e come formulare l'email in ritardo, soprattutto se la pianifichi per il mese prossimo.

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Come pianificare un'e-mail in Outlook è la soluzione meno moderna che possa insegnare. Risparmia secondi preziosi con un software intelligente che aiuta con qualsiasi cosa, dalla scrittura rapida di e-mail all'assegnazione delle attività alle persone giuste. Non aver paura di esplorare le tue opzioni.

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