Vuoi visualizzare una cronologia di ogni modifica apportata al tuo documento? Con la cronologia delle versioni di Google Documenti puoi rivedere le versioni precedenti di qualsiasi documento.
La paura è reale quando guardi una versione dei tuoi documenti Google che prima era perfetta ma ora sembra terribile. Quando un intero team sta lavorando allo stesso documento, assicurati di sapere esattamente chi sta apportando le modifiche e quando sono state completate. La cronologia delle versioni di Google Doc può riportarti indietro nel tempo a tutte le revisioni con solo un paio di clic.
Impariamo come funziona.
Come accedere alla cronologia delle versioni
Esistono due modi per accedere alla cronologia delle versioni di un documento in Google Docs.
Usa il menu File
- Clicca sul File > Cronologia delle versioni.
- Vedrai due opzioni fornite: Assegna un nome alla versione corrente, di cui parleremo più avanti, e Visualizza la cronologia delle versioni. Clicca su Visualizza la cronologia delle versioni. Un pannello a destra è una sequenza temporale delle modifiche apportate al documento.
L'altro modo in cui puoi accedere a questa sezione è leggermente più veloce perché c'è un collegamento che mostra l'ora dall'ultima modifica. Ti reindirizzerà alla cronologia delle versioni ma vedrai questo collegamento solo se hai apportato modifiche effettive al tuo documento.
- Clicca sul Apri il collegamento alla cronologia delle versioni.
Questo metodo di accesso alla cronologia delle versioni non ti chiederà un'opzione alternativa per nominare la tua versione corrente. È comunque possibile rinominare qualsiasi versione del documento quando si viene reindirizzati alla cronologia delle versioni.
Revisione della cronologia delle versioni
Dopo aver effettuato l'accesso alla cronologia delle versioni, ci sono molti dati che possono tornare utili, soprattutto se lo sei collaborando con Google Docs.
Se non hai mai considerato Google Documenti per documenti aziendali, questa guida rapida cambierà idea. Impara tutto ciò che devi sapere.
La data nell'angolo in alto a sinistra dello schermo ti informerà di quando è stata apportata l'ultima modifica al documento. Se rinomini le tue versioni, questo nome verrà visualizzato al posto della data e dell'ora. Sotto la data è presente un'opzione per stampare il documento o salvarlo sul computer e un'opzione per ingrandire il documento.
Sul lato destro, noterai nella finestra principale del documento il numero totale di modifiche apportate. Questo numero è specifico per la versione attualmente visualizzata.
Fare clic sulle due frecce per scorrere ciascuna delle modifiche per avere un'idea migliore di quali modifiche sono state apportate per quella versione.
Sulla destra c'è una barra laterale che include informazioni aggiuntive per tutte le versioni salvate del documento.
È facile vedere esattamente chi nella tua squadra ha apportato modifiche e quando lo ha fatto con un colore cerchiato diverso accanto al loro nome. Quel colore corrisponderà alle modifiche visualizzate nella schermata principale del documento.
In questo modo puoi identificare facilmente chi nel tuo team ha apportato le modifiche specifiche al documento. Noterai che accanto a ciascuna versione salvata del documento c'è una freccia che punta alla data e all'ora.
Fare clic sulla freccia e i dettagli aggiuntivi ti aiuteranno a scegliere cosa ripristinare. Puoi scegliere di includere alcune delle modifiche apportate quel giorno ma escluderne altre.
Fai clic sui tre punti accanto alla data e all'ora per ulteriori opzioni come quelle che vedi di seguito. C'è anche un interruttore nella parte superiore della barra laterale dove puoi mostrare solo le versioni che sono state nominate.
Tratteremo il motivo per cui questo può essere utile e le migliori pratiche per denominare le versioni del documento.
Ripristina versioni precedenti
Mentre ti trovi nella sezione Cronologia versioni, avrai la possibilità di ripristinare le versioni precedenti dei tuoi documenti prima che siano state apportate determinate modifiche.
Vai a una delle versioni precedenti del tuo documento e vedrai immediatamente apparire un grande pulsante blu nella parte superiore dello schermo che dice Ripristina questa versione.
Clicca sul Ripristina questa versione e conferma se desideri ripristinare questa versione del documento.
Il tuo documento Google verrà aggiornato automaticamente per riflettere la versione precedente. C'è anche un piccolo popup nella parte superiore dello schermo che ti fa sapere quale versione stai vedendo.
Ogni versione precedente avrà ancora più versioni nascoste che puoi visualizzare espandendo la sezione utilizzando la freccia a sinistra della data e dell'ora. Queste versioni avranno ogni singola modifica apportata in quel giorno e hai anche la possibilità di ripristinare una qualsiasi di queste versioni.
Puoi anche memorizzare una versione precedente ma comunque eliminare una delle pagine se stai cercando di riscrivere parte del materiale ma non tutto.
Best practice per il salvataggio di una versione del documento
Durante il processo di scrittura e modifica, soprattutto se hai più membri del team, ti consigliamo di utilizzare pratiche di salvataggio intelligenti. Ciò renderà molto più facile passare attraverso le versioni precedenti in caso di potenziali problemi.
Per rinominare le versioni, fare clic su File > Cronologia delle versioni > Assegna un nome alla versione corrente. Un popup ti chiederà di trovare un nome per la tua versione corrente.
Mantieni il nome qualcosa di semplice che descriva cosa è stato fatto al documento quel giorno. Se una bozza è stata creata per la prima volta, puoi rinominare quella versione come Prima bozza.
Se l'editor ha apportato delle revisioni, puoi denominare quella versione Editor. Lo stesso processo può essere seguito per l'implementazione del feedback e la bozza finale.
Ciò renderà molto più facile tornare indietro attraverso le modifiche e capire quali fasi erano state fatte e quando sono state completate.
Puoi anche usare l'interruttore sul lato destro per mostrare solo le versioni che sono state nominate per renderlo ancora più chiaro.
Modifica e revisione più facili in Google Docs
Assegna un nome alle diverse versioni del documento in ogni fase della scrittura. In questo modo sarà più facile tornare alle versioni precedenti in caso di problemi.
La cronologia delle versioni mostra quali membri del team stanno apportando le modifiche. Questi passaggi si sommano per aiutarti a ottenere la versione perfetta del tuo articolo quando ne hai bisogno.
Google Docs ha i suoi difetti. Dai un'occhiata a queste eccellenti alternative a Google Documenti quando hai bisogno di funzionalità diverse.
- Internet
- Produttività
- documenti Google
- Strumenti di collaborazione
- Google Drive
Raul è un intenditore di contenuti che apprezza gli articoli che invecchiano bene. Lavora nel marketing digitale da oltre 4 anni e lavora a Camping Helper nel tempo libero.
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