Stanchi di eseguire attività ripetitive in Microsoft Word? Sepolto all'interno del programma è un potente strumento di automazione che può toglierti questi lavori dalle mani. Stiamo parlando di macro e, sebbene la funzionalità si basi su Visual Basic for Applications (VBA) di Microsoft, puoi usarla anche se l'idea della codifica ti dà i nervi.
Con un clic su un pulsante, Word registrerà le tue azioni, generando una macro che puoi riprodurre tutte le volte che vuoi. Se sei avventuroso, puoi facilmente modificare la macro per un ulteriore grado di automazione.
Qui ti mostreremo un esempio semplice ma utile: come automatizzare la funzione Trova e sostituisci di Word.
Registrazione della macro
In questo esempio, sei lo stimato presidente della Society for the Preservation of Antique Dental Appliances. Hai dozzine di documenti di Word su protesi dentarie storiche e simili, tutti con il nome della società in evidenza. Poi improvvisamente, il consiglio vota per cambiare il nome in Dental Antiques Preservation League. Ora hai bisogno di un modo semplice per aggiornare i documenti.
Puoi iniziare con un nuovo documento vuoto o aprirne uno esistente. Se non l'hai già fatto, dovrai abilitare la scheda Sviluppatore.
Vai a File> Opzioni> Personalizza barra multifunzione. A destra, sotto Schede principali, controlla il Sviluppatore opzione. Seleziona OK ed esci.
Ora creiamo la nostra macro.
- Clic Sviluppatore> Registra macro.
- Ti verrà chiesto di assegnare un nome alla macro. Inserisci "ChangeSocietyName" o qualsiasi altro nome che ti si addice. Quando assegni un nome alle macro, evita spazi, punti, punti esclamativi e caratteri speciali, altrimenti riceverai un messaggio di errore. Puoi usare i numeri, ma il primo carattere deve essere una lettera.
- È possibile assegnare la macro a un pulsante e / o una scorciatoia da tastiera, ma questo non è un requisito. Se scegli il pulsante, Word ti consentirà di aggiungerlo alla barra degli strumenti di accesso rapido. Puoi anche aggiungere una breve descrizione della macro.
- Clic oke Word registrerà ora le tue azioni. Colpire Ctrl + H per visualizzare il file Trova e sostituisci dialogo.
- Immettere "Society for the Preservation of Antique Dental Appliances" in Find e "Dental Antique Preservation League" in Replace.
- Clic Sostituisci tutto per eseguire l'operazione Trova e sostituisci. Questa è l'unica azione che desideri registrare. Non importa se la macro sostituisce effettivamente del testo. Il punto è salvarlo per altri documenti.
- Questo è importante: fare clic su Sviluppatore> Interrompi registrazione. In caso contrario, la macro includerà tutte le azioni successive.
Ora vediamo il tuo lavoro manuale. Apri un documento contenente il nome della società. Clic Sviluppatore> Macro. Se fai doppio clic su ChangeSocietyName, Word eseguirà automaticamente l'operazione Trova e sostituisci.
Mancia: Mentre registri la macro, potresti dover eseguire un'azione che non desideri venga registrata. Ad esempio, potresti voler copiare e incollare il testo nella finestra di dialogo Trova e sostituisci invece di digitarlo manualmente. Nessun problema: basta fare clic Sviluppatore> Pausa registrazione, copia e incolla il testo, quindi fai clic su Sviluppatore> Riprendi registratore. Quindi è possibile completare la registrazione della macro come descritto sopra.
Sebbene ci siamo concentrati qui su Microsoft Word, puoi anche farlo usa le macro per aumentare la produttività in Excel. E ce ne sono molti macro per risparmiare tempo per Microsoft OneNote.
Sapevi che potresti automatizzare le attività ripetitive in Microsoft Excel utilizzando le macro? Ti mostreremo come registrare una macro in Excel 2016 per risparmiare un sacco di tempo.
Immergersi nel codice
Ora approfondiremo la nostra nuova macro di Word. Vai a Sviluppatore> Macro, ma invece di fare doppio clic sulla macro, selezionala e fai clic modificare. Si apre l'editor di Visual Basic, un ambiente autonomo per la creazione di applicazioni VBA.
Può sembrare scoraggiante, ma puoi ignorare i menu e la maggior parte dei pannelli. Concentrati invece sulla finestra contenente il codice. Come puoi vedere, Word ha appena scritto una macro che esegue Trova e sostituisci.
Sub ChangeSocietyName ()
'
'ChangeSocietyName Macro
'Rinomina Society for the Preservation of Antique Dental Appliances
'
Selezione. Trova. ClearFormatting
Selezione. Trova. Sostituzione. ClearFormatting
Con selezione. Trova
.Text = "Society for the Preservation of Antique Dental Appliances"
.Sostituzione. Text = "Dental Antiques Preservation League"
. Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
Finisci con
Selezione. Trova. Eseguire la sostituzione: = wdReplaceAll
End Sub
Spieghiamo cosa sta succedendo qui.
Il "sub" sulla prima riga è l'abbreviazione di "subroutine", un piccolo programma che può essere eseguito da solo o come parte di un'applicazione VBA più grande. Le righe precedute da virgolette singole sono per i commenti. Le virgolette indicano a VBA di ignorare qualsiasi istruzione su quelle righe.
Quindi arriviamo al nocciolo del codice: il codice che esegue il file Trova e sostituisci operazione. Come puoi vedere, specifica i valori per ciascuna opzione nella finestra di dialogo Trova e sostituisci, incluso il testo e il testo sostitutivo tra virgolette. Il Selezione. Trova. Eseguire comando vicino alla fine equivale a fare clic sul pulsante "Sostituisci tutto".
Modificare la macro
Per utilizzare le macro, non devi interferire con il codice o nemmeno guardarlo. Ma puoi ottenere di più da questa funzione se sei disposto a immergerti. Ad esempio, supponi di fare un errore di battitura durante la registrazione della macro. Invece di registrarlo nuovamente, puoi andare in Visual Basic e risolverlo.
Puoi anche modificare la macro per renderla più utile, ed è quello che faremo qui. Quando si esegue Trova e sostituisci, manualmente o tramite macro, Word ricorda il testo di ricerca e sostituzione. La prossima volta che aprirai la finestra di dialogo Trova e sostituisci, apparirà così.
Sarebbe meglio cancellare i valori in modo da ottenere una finestra di dialogo pulita. Lo faremo con una seconda macro, tranne che questa volta, lo faremo direttamente in Visual Basic.
- Nell'editor di Visual Basic, seleziona l'intera subroutine, dalla prima riga a End Sub. Colpire Ctrl + C per copiarlo.
- Posiziona il cursore sotto End Sub e premi Ctrl + V. Hai appena duplicato la subroutine.
- Cambia il nome da ChangeSocietyName a ClearFindReplace (o qualsiasi altro nome che ti si addice). Questo è importante perché VBA genererà un messaggio di errore se si tenta di eseguire macro con nomi duplicati.
- Nel .Testo e Sostituzione. Testo valori, rimuovere il testo ma lasciare le virgolette. In sostanza, stai dicendo a Word di non trovare nulla e di sostituirlo con niente, ma stai anche eliminando quei valori.
Il risultato dovrebbe essere simile a questo:
Sub ClearFindReplace ()
'
'ClearFindReplace Macro
'Cancella testo dalla finestra di dialogo Trova e sostituisci
'
Selezione. Trova. ClearFormatting
Selezione. Trova. Sostituzione. ClearFormatting
Con selezione. Trova
.Testo = ""
.Sostituzione. Testo = ""
. Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
Finisci con
Selezione. Trova. Eseguire la sostituzione: = wdReplaceAll
End Sub
Ora torneremo alla macro ChangeSocietyName. Sotto il codice Trova e sostituisci, ma prima di End Sub, inserisci ClearFindReplace (senza parentesi alla fine).
Esatto: non devi inserire tutto il codice che hai appena creato, solo il nome della macro.
Sub ChangeSocietyName ()
'
'ChangeSocietyName Macro
'Rinomina Society for the Preservation of Antique Dental Appliances
'
Selezione. Trova. ClearFormatting
Selezione. Trova. Sostituzione. ClearFormatting
Con selezione. Trova
.Text = "Society for the Preservation of Antique Dental Appliances"
.Sostituzione. Text = "Dental Antiques Preservation League"
. Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
Finisci con
Selezione. Trova. Eseguire la sostituzione: = wdReplaceAll
ClearFindReplace
End Sub
Quando Word esegue ChangeSocietyName, prima eseguirà la funzione Trova e sostituisci originale. Quindi interpreterà ClearFindReplace come un comando per eseguire la seconda macro.
Andare oltre con VBA
Come puoi vedere, la funzione di registrazione macro di Word può aiutarti a risparmiare tempo in innumerevoli modi. Puoi creare macro per automatizzare quasi tutte le operazioni e nell'editor di Visual Basic puoi modificare il file macro, incorporare una macro nell'altra o creare una subroutine che esegue più macro una dopo il altro.
Poiché VBA è un linguaggio di programmazione completo, è possibile incorporare le subroutine in applicazioni più grandi con variabili, cicli, istruzioni condizionali e altro ancora. E una volta apprese le basi di VBA in Word, puoi applicare gran parte della stessa conoscenza per creare macro in Microsoft Excel e Access.
Per andare oltre, vorrai saperne di più sulle convenzioni VBA e sull'editor di Visual Basic, ad esempio come organizzare il tuo codice e come affrontare i bug. Ma anche se vuoi restare con funzioni semplici come quelle descritte qui, puoi fare molto per migliorare la tua produttività.
Se usi Excel regolarmente, vale la pena imparare a creare macro VBA e ottenere l'accesso a molte altre funzioni e capacità.
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Stephen Beale è uno scrittore di tecnologia di lunga data con sede nell'area di San Francisco. È autore di numerosi libri sulle applicazioni informatiche nell'editoria e nella progettazione grafica ed è un ex redattore di notizie e recensioni per Macworld. Attualmente gestisce The Steampunk Explorer, un popolare sito web per gli appassionati di steampunk.
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