Google Doc può sembrare di base in superficie, ma lo strumento di produttività cloud ha molte funzionalità trascurate che possono aiutarti a fare di più al lavoro.
In questo articolo, esamineremo diverse funzionalità di Google Documenti che probabilmente non conoscevi e come utilizzarle per risparmiare tempo nella creazione di contenuti.
Tieni presente che queste funzioni sono per lo più accessibili dalla versione desktop dello strumento Google Documenti. Verranno indicati quelli utilizzabili anche nella versione mobile.
1. Digitazione vocale
Per utilizzare la funzione di digitazione vocale, apri un documento e fai clic su Utensili dalla barra dei menu nella parte superiore della pagina. Selezionare Digitazione vocale dal menu a discesa.
Un microfono apparirà sullo schermo, con un menu della lingua in cui puoi selezionare la tua lingua preferita. Quando sei pronto per pronunciare il tuo testo, fai clic sul microfono o premi Cmd + Maiusc + S (se utilizzi un Mac) o Ctrl + Maiusc + S (se utilizzi un PC Windows) per avviare la registrazione.
Per aggiungere la punteggiatura tra il testo, pronuncia il nome del segno di punteggiatura che desideri aggiungere, ad esempio "punto", "virgola" o "punto interrogativo". Puoi dare istruzioni di formattazione come "nuova riga" o "nuovo paragrafo" oppure "interrompi l'ascolto" se desideri fare una pausa dalla digitazione vocale e "riprendi" quando sei pronto per continuare.
Cerca i comandi di modifica avanzati da questo elenco di comandi sulla pagina di supporto di Google.
Puoi anche usare questa funzione per trascrivere qualsiasi audio. Riproduci semplicemente l'audio (dal tuo telefono o qualsiasi altro dispositivo) alla voce in testo e dovrebbe digitarlo per te. Potresti dover apportare alcune modifiche, ma avresti risparmiato molto tempo.
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La funzione di digitazione vocale è disponibile solo sul desktop ma funziona solo sul browser Chrome.
2. Modifica offline
Molte persone adorano Google Documenti per la sua funzione di salvataggio istantaneo su cloud, ma può essere scomodo se non si ha accesso a Internet per un po '. La buona notizia è che puoi ancora accedere e modificare i tuoi file offline.
Questa funzione è disponibile solo su Google Chrome e dovresti installare e attivare il Estensione Chrome di Google Documenti offline. Inoltre, assicurati di non navigare in modalità privata.
Questa funzione deve essere implementata quando sei online, ma una volta terminata, puoi scrivere e modificare il testo offline, quindi verranno salvati nel cloud quando avrai accesso a Internet. Ecco come.
Per renderlo possibile apri e salva i file di Google Documenti offline, Seguire queste istruzioni. Questa funzione è disponibile su PC, iOS e Android.
3. Traccia / ripristina la cronologia delle versioni del documento
Se stai lavorando su un documento da solo o con altri, puoi tenere traccia delle modifiche al documento utilizzando la funzione Cronologia versioni.
È inoltre possibile ripristinare temporaneamente o permanentemente il documento a una versione precedente; una funzionalità che può salvarti la vita se elimini accidentalmente parti del documento e non puoi utilizzare il file Disfare pulsante per ripristinarli.
Per utilizzare la funzionalità della cronologia delle versioni, fare clic su File dalla barra dei menu e selezionare Cronologia delle versioni dal menu a discesa. Vedrai che puoi anche nominare una versione, quindi puoi usarlo per tenere traccia delle modifiche continue nel documento, soprattutto se altri utenti stanno apportando modifiche allo stesso documento.
Questa funzione è disponibile solo sul desktop.
4. Suggerimenti e modalità di revisione
Sebbene sia fantastico collaborare con altri e modificare un documento insieme, può essere difficile (e complicato) tenere traccia delle modifiche apportate da ciascuna persona.
La funzione Suggerimenti ti consente di suggerire semplicemente le modifiche se non desideri alterare del tutto il documento. I tuoi suggerimenti appariranno nell'editor come commenti sulla barra laterale e l'editor può apportare modifiche istantanee accettando il suggerimento. Puoi anche continuare le conversazioni con rispondere, in modo da poter fornire e ricevere feedback direttamente sulla pagina del documento senza dover inviare e-mail avanti e indietro.
Per suggerire modifiche, fare clic sull'icona della matita per la modalità di modifica nell'angolo in alto a destra del documento aperto, quindi selezionare Suggerendo.
Per visualizzare il documento senza i suggerimenti, fare clic su Visualizzazione. Sarai in grado di leggere senza barrature e popup di commento.
Per risparmiare tempo, puoi accettare o rifiutare tutti i suggerimenti contemporaneamente. Clic Utensili, quindi seleziona Rivedi le modifiche suggerite. Clic Accettare tutto o Rifiuta tutto.
Questa funzione è disponibile solo sul desktop.
5. Aggiungi caratteri
Se mai lo vorrai stilizzare il testo per adattarlo al tuo messaggio, puoi farlo anche con Google Docs. Oltre ai 24 caratteri predefiniti che sono già programmati nello strumento Documenti Google, puoi aggiungere diversi fantastici caratteri a tua scelta per amplificare visivamente il tuo testo.
Per aggiungere caratteri, è sufficiente fare clic su Caratteri nella barra dei menu e selezionare Più caratteri. Seleziona tutti i caratteri che desideri dalla raccolta fornita.
Questa funzione è disponibile solo sul desktop.
6. Confronta documenti
Questa è un'altra funzionalità che puoi utilizzare per tenere traccia delle modifiche apportate a un documento da te o da un collaboratore. È particolarmente utile per documenti di grandi dimensioni e, come suggerisce il nome, è possibile confrontare due documenti per visualizzare le differenze tra loro.
Per utilizzare questa funzione, aprire il documento di base per il quale si desidera effettuare un confronto, quindi fare clic su Utensili e seleziona Confronta documenti.
Nella finestra di dialogo che si apre, seleziona il documento con cui desideri confrontarlo dal tuo Drive e fai clic su Confrontare. Nel Attribuisci differenze a inserire il nome del collaboratore che sarà l'autore delle modifiche suggerite nel documento finale.
Le differenze verranno mostrate allo stesso modo di Suggerendo modalità di cui abbiamo discusso in precedenza e puoi anche accettare o rifiutare le modifiche.
Questa funzione è disponibile solo sul desktop.
7. Trova e sostituisci
Se hai bisogno di sostituire più istanze di un errore all'interno del tuo testo, Google Documenti lo rende facile grazie alla funzione Trova e sostituisci.
Per gli utenti che hanno familiarità con la funzione Trova e sostituisci in Microsoft Word, funziona allo stesso modo.
Per trovare una parola o una frase particolare nel documento, utilizza la scorciatoia Ctrl + F su un PC Windows o Comando + F su un Mac. Immettere la parola nel campo "Trova nel documento".
Per sostituire il testo trovato, fare clic sui tre punti a destra e selezionare Trova e sostituisci.
Quindi, inserisci il testo nel file Trova e il testo sostitutivo nel campo Sostituirlo con campo. Scorri le istanze di testo con il cursore su e giù e fai clic Sostituire per scambiarli individualmente. Oppure fai clic su Sostituisci tutto per sostituire tutto il testo selezionato contemporaneamente.
8. Usa un dizionario
Per aiutarti a concentrarti ed evitare di dover passare da una scheda all'altra quando cerchi il significato di una parola, Google Documenti ha un dizionario in-app.
Quando stai digitando e devi cercare una parola, evidenzia la parola, quindi fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona Definire dal menu. Lo strumento Dizionario cercherà la definizione della parola su Internet e apparirà sul lato destro dello schermo.
9. Aggiungi accenti linguistici
Dì addio alla memorizzazione delle scorciatoie da tastiera degli accenti o al copia / incolla di lettere accentate da altri documenti.
Per usare lettere accentate, dovresti scaricare il componente aggiuntivo "Easy Accents". Ti consente di inserire accenti per 20 lingue diverse direttamente da una barra laterale nel tuo documento.
Scarica il componente aggiuntivo di Google Doc aprendo il file Utensili menu, quindi fare clic su Componenti aggiuntivi e Ottieni componenti aggiuntivi. Nella casella di Google Marketplace che si apre, cerca Accenti facili e fai clic sul pulsante di installazione blu per aggiungerlo alla tua raccolta di componenti aggiuntivi di Documenti Google.
Dopo l'installazione, fare clic su Componenti aggiuntivi menu per selezionare il componente aggiuntivo Easy Accents e iniziare ad aggiungere gli accenti corretti su tutte le tue parole straniere.
Questo componente aggiuntivo è disponibile solo su desktop, ma le tastiere mobili in genere supportano gli accenti della lingua, quindi sarai in grado di scrivere testo con accenti sul tuo telefono senza il componente aggiuntivo.
10. Crea scorciatoie personalizzate
La maggior parte delle persone ha familiarità con Scorciatoie di Microsoft Word, ma puoi anche creare le tue scorciatoie in Google Documenti. Per creare scorciatoie personalizzate, fare clic su Strumenti> Preferenze> Sostituzione. Scoprirai che ci sono già alcune scorciatoie per frazioni e simboli (come cambiare 3/4 in ¾), ma sentiti libero di aggiungerne alcune tue.
Questa funzione è disponibile solo sul desktop.
Fai di più con Google Docs
Ora che hai imparato questi strumenti di Google Documenti, puoi utilizzarli durante la creazione del tuo prossimo documento. Si spera che ti rendano le cose più facili!
Questi modelli di Documenti Google che fanno risparmiare tempo ti aiuteranno a completare i tuoi documenti invece di lottare per metterli insieme.
- Internet
Keyede Erinfolami è una scrittrice freelance professionista appassionata di scoprire nuove tecnologie in grado di migliorare la produttività nella vita quotidiana e nel lavoro. Condivide le sue conoscenze sul freelance e la produttività sul suo blog, insieme a interpretazioni interessanti su Afrobeat e cultura pop. Quando non scrive, puoi trovarla mentre gioca a Scarabeo o trova le migliori angolazioni per scattare foto della natura.
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