Essere un libero professionista richiede una grande quantità di amministratori per mantenere la tua attività operativa e redditizia. Per garantire un flusso costante di clienti, devi pubblicizzare i tuoi servizi, rispondere alle domande e seguire i lead passati. Una volta ottenuto un po 'di lavoro, devi stare al passo con riunioni ed e-mail e, alla fine, c'è ancora la questione della fatturazione.
Tutto questo amministratore a volte può prendere il sopravvento e non lasciare tempo per il tuo effettivo lavoro retribuito. Tuttavia, con diversi strumenti di automazione, puoi risparmiare tempo, evitare errori e ridurre lo stress della gestione di un'attività freelance.
1. Citare: Ascolta e studia il tuo pubblico
I social media giocano un ruolo importante nella pubblicità dei tuoi servizi di freelance e nella prenotazione di nuovi clienti. Ci sono più strumenti per aiutarti a pianificare i tuoi post sui social media, anche permettendoti di ripubblicare o curare automaticamente i post da altre fonti.
Se desideri pubblicare lo stesso contenuto su più social network contemporaneamente, questi sono gli strumenti di cui hai bisogno.
Ma prima di iniziare a programmare i tuoi social media, devi sapere cosa dovresti pubblicare per attirare nuovi clienti. Il modo migliore per farlo è con uno strumento di ascolto sociale che ti aiuti a studiare sia il tuo campo di competenza che i tuoi concorrenti.
La versione gratuita di Mention ti consente di impostare un avviso, che tiene traccia di siti di notizie, blog, forum e social media. Questo avviso può tenere traccia delle menzioni per il tuo marchio, esaminare i tuoi concorrenti o cercare parole chiave specifiche correlate al tuo campo.
Invece di registrarti a varie newsletter e cercare costantemente sul Web, puoi conoscere le tendenze nel tuo campo tutto in un unico posto. Il piano gratuito del sito web ti consente anche di pianificare i post su tre profili social, automatizzando ulteriormente questa attività.
2. Calendly: Prenota riunioni con facilità
Le riunioni sono una parte importante per l'acquisizione di nuovi clienti, nonché per la gestione dei progetti in corso. All'inizio, quando un cliente non è sicuro che i tuoi servizi siano esattamente ciò di cui ha bisogno, un breve incontro introduttivo può aiutare a concludere l'affare. Successivamente, le riunioni sono un ottimo modo per risolvere i malintesi e allineare le aspettative.
La pianificazione delle riunioni, tuttavia, può diventare un compito che richiede tempo. Garantire che tutti siano disponibili contemporaneamente, specialmente in fusi orari diversi, può creare un interminabile avanti e indietro tramite e-mail. Ci sono più app là fuori che si occupano della pianificazione delle riunioni, ma la nostra preferita è Calendly.
La versione gratuita offre l'integrazione con il tuo Google Calendar o altri calendari popolari, che ti consente di condividere la tua disponibilità senza rendere pubblica la tua pianificazione personale.
Puoi semplicemente inviare il tuo collegamento a Calendly a chiunque desideri incontrare, che sceglierà tra gli orari che hai impostato come disponibile, mostrando nel loro fuso orario locale. L'evento verrà quindi visualizzato nel calendario di tutti.
Il software si integra con le conferenze online come Zoom e Microsoft Teams, facendoti risparmiare il tempo necessario per creare un collegamento per ogni riunione. Invia anche e-mail di promemoria prima degli appuntamenti, per assicurarsi che tutti arrivino in tempo. Se hai un sito web personale, puoi aggiungerlo anche lì.
Le e-mail sono un altro spreco di tempo: da potenziali clienti che chiedono informazioni sul tuo servizio a clienti esistenti che cercano un rapporto sullo stato. Molte di queste e-mail diventano piuttosto ripetitive. Fortunatamente, se utilizzi Gmail, non c'è solo un modo per creare modelli, ma anche un modo per inviarne alcuni automaticamente utilizzando i filtri.
Innanzitutto, devi abilitare i modelli nelle impostazioni avanzate. Successivamente, componi una nuova email per rispondere a ciascuna delle tue domande frequenti. Invece di salvarlo come bozza, scegli di farlo Salva bozza come modello anziché. Se si tratta di qualcosa che invierai manualmente, puoi lasciare spazi per dettagli come nome, stima del prezzo e così via.
Per inviare automaticamente un'e-mail modello, è necessario creare un nuovo filtro. Scegli le parole chiave più pertinenti per quella richiesta e nel segno di azione del filtro Invia modello.
Ad esempio, una frase chiave può essere "quanto è la tua commissione", per la quale avrai un'email pre-scritta con i dettagli dei tuoi pacchetti e servizi.
4. Fattura Zoho: Never Chase Another Invoice
Mentre alcuni liberi professionisti scelgono di gestire i propri addebiti su un foglio Excel e utilizzare un modello di fattura standard, esiste un modo molto più semplice e organizzato per essere pagati, con un una varietà di app di fatturazione. Il nostro preferito è Zoho Invoice, che ha così tante funzionalità nel suo piano gratuito che potresti non dover mai pagare per questo.
Puoi creare un modello di fattura con tutti i tuoi dati bancari e T&C da utilizzare con qualsiasi cliente. Puoi anche generare attività regolari con un prezzo fisso, risparmiando il tempo di inserire quei dettagli ogni volta che produci una nuova fattura.
Quando sei pronto per inviare la fattura, l'app fornisce anche un modello di email, che puoi modificare se necessario. Se scegli di connettere Zoho a un sistema di pagamento online (come PayPal), aggiorna lo stato della fattura e invia una nota di ringraziamento quando ricevi il pagamento. Ciò garantirà di sapere quali account devono essere seguiti.
Ma anche il follow-up è più facile con Zoho, poiché puoi impostare una serie di promemoria automatici per fatture non pagate, risparmiandoti il mal di testa di inseguirle. Il software ti consente anche di tenere traccia del tempo per i clienti in cui addebiti a ore e quindi di generare una fattura da quello. Puoi persino impostare fatture ricorrenti per progetti a prezzo fisso.
5. Zapier: Automatizza tutto il resto
In tutte le app di cui sopra, abbiamo discusso delle integrazioni: come un software può connettersi con un altro per creare ancora più automazione. Ma cosa succede quando vuoi connettere due app che non hanno un'integrazione incorporata? Arriva il magico Zapier.
Ci vorrebbe un intero articolo per parlare delle varie opzioni disponibili all'interno di Zapier. In breve, ti aiuta a creare flussi di lavoro che coinvolgono quasi tutto online, dove puoi "impostarlo e dimenticarlo".
Ad esempio, puoi condividere nuove menzioni di Twitter su Slack. Oppure puoi inviare e-mail di follow-up a nuovi risponditori Typeform. Puoi persino ricevere nuovi messaggi di Facebook come SMS.
Le possibilità sono infinite e con la versione gratuita di Zapier puoi creare fino a 100 attività al mese. Questo è più che sufficiente per automatizzare una serie di azioni, ma potresti ritrovarti dipendente dall'essere senza mani con il tuo amministratore freelance.
Cosa dovresti automatizzare?
Ci sono così tanti strumenti di automazione là fuori, soprattutto se sei pronto a pagare una tariffa mensile. Questi possono rendere la tua vita da freelance molto più semplice, ma solo perché qualcosa può essere automatizzato, non significa sempre che dovrebbe esserlo.
Soprattutto nel freelance, il tocco personale può fare molto. I clienti che si rivolgono a liberi professionisti per chiedere aiuto di solito cercano di costruire un rapporto di lavoro: questo è uno dei motivi per cui non hanno scelto un'agenzia o una grande azienda.
È possibile automatizzare attività come le email di primo contatto, la pianificazione delle riunioni e l'aggiornamento dei fogli. Tuttavia, è importante investire un po 'più di tempo per dimostrare al cliente che vuoi conoscerlo e che tieni al suo lavoro. Questo sforzo extra li farà tornare per averne di più.
Puoi automatizzare alcune attività quotidiane e rendere la tua attività più efficiente. Vediamo quanto è davvero semplice.
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Tal Imagor è giornalista freelance e scrittore di contenuti da oltre 10 anni, scrivendo di tutto, dalle newsletter agli articoli approfonditi. Scrive appassionatamente sulla promozione della sostenibilità, della diversità e dell'inclusione, soprattutto all'interno dell'ambiente tecnologico.
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