Come organizzare i taccuini con OneNote

Un blocco appunti di OneNote è il contenitore principale per le note acquisite all'interno dell'app. È come una cartella specializzata, ma con una propria interfaccia e strumenti unici. Puoi inserire note ovunque all'interno di un taccuino e sincronizzarle tra i tuoi dispositivi.

Sfortunatamente, questa semplicità del notebook non ti dice come usarli correttamente. È facile finire con una libreria piena di quaderni. Ti mostreremo come organizzare e gestire i taccuini in OneNote.

Nota: Le istruzioni per questo articolo si basano sull'app OneNote per Windows 10.

Cosa sono i taccuini, le sezioni e le pagine

Se sei un principiante, è facile apprendere i concetti di base. OneNote è costituito da tre livelli gerarchici principali:

I Quaderni sono i detentori di tutti gli elementi che ritieni degni di nota. È possibile archiviare i blocchi appunti nel computer (solo in OneNote 2016) e in OneDrive.

Sezioni fornire un livello di organizzazione all'interno di un taccuino che corrisponde ai singoli progetti o argomenti. Nell'app OneNote le sezioni vengono visualizzate nella parte sinistra del riquadro di spostamento e le pagine a destra.

Gruppi di sezioni contiene una o più sezioni. Crea un ulteriore livello di organizzazione in un taccuino per tenere insieme i contenuti correlati.

Pages contenere le tue note, immagini, collegamenti e altri elementi che catturi e crei per aiutarti con il lavoro. Assegna alla tua pagina un nome distinto e seguila nell'elenco delle schede della pagina.

Organizza il tuo blocco appunti di OneNote

Il modo in cui organizzi i taccuini dipende dalle preferenze individuali. Puoi raccogliere tutto ciò che desideri ricordare in un taccuino e fare affidamento sulla funzione di ricerca. Oppure puoi creare un taccuino separato per ogni progetto o argomento.

È possibile creare molte sezioni o unirle in gruppi di sezioni. È anche possibile indentare le pagine di due livelli in profondità per un'ulteriore organizzazione. OneNote offre tutto per gli utenti ossessionati dall'ordine.

Strategia generale

• Vuoi condividere un taccuino con qualcun altro o un team? Crea un taccuino dedicato per questo scopo.
• È probabile che il tuo taccuino si riempia di immagini, video o allegati? Potrebbero esserci problemi con la velocità di sincronizzazione e problemi di affidabilità.
• Accederai al blocco appunti sull'app mobile OneNote? Un notebook mirato più piccolo funziona meglio con connessioni lente e richiede meno spazio di archiviazione.
• Scopo della creazione di un taccuino? Allinea il tuo taccuino a qualsiasi obiettivo generale di appunti.

Punti più fini sui blocchi appunti di OneNote

• Rinominare un blocco appunti può interrompere la sincronizzazione con OneDrive. Puoi invece dargli un soprannome. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un taccuino, fare clic Soprannome Notebook e digita il tuo nome.
• Il colore del taccuino consente di identificare rapidamente un taccuino nell'elenco dei taccuini. Fai clic con il pulsante destro del mouse su un taccuino e scegli un colore dal file Colore del taccuino opzione.
• Se lavori spesso con molti taccuini, l'elenco può essere disordinato. Puoi chiuderli in qualsiasi momento e aprirlo in un secondo momento. Fai clic con il pulsante destro del mouse su un taccuino e scegli Chiudi questo blocco note.
• Puoi eliminare blocchi appunti solo da OneDrive. Vai al Documenti cartella. Fare clic sulla casella di controllo accanto a un documento di OneNote e fare clic su Elimina.
• OneNote usa un protocollo di sincronizzazione proprietario che funziona solo con OneDrive. Ma puoi eseguire il backup di un taccuino su Google Drive.

Metodi per strutturare il tuo blocco appunti di OneNote

È sempre consigliabile creare quaderni separati per progetti personali e di lavoro.

Puoi sincronizzarli con OneDrive o scegliere SharePoint per il tuo blocco appunti di lavoro; la scelta è tua.

Inoltre, puoi creare un quaderno per qualsiasi argomento che desideri imparare, come un diario e quaderni per compiti scolastici o universitari, tra le altre cose.

Ora puoi inserire un numero qualsiasi di sezioni, pagine e persino ordinarle. Se non sei soddisfatto della struttura, puoi modificare i gruppi di sezioni, le sottopagine o spostare i tuoi contenuti su un nuovo taccuino.

Sistema PARA per organizzare le informazioni

PARA sta per Progetti, le zone, Risorse, e Archivi. È un sistema organizzativo che utilizza queste quattro categorie di primo livello per organizzare le informazioni.

• UN Progetto è una serie di attività legate a un obiettivo con una data di scadenza.
• Il La zona di responsabilità consiste in compiti con una serie di standard che dovresti mantenere nel tempo. Non ci sono scadenze per le attività, ma sono importanti.
• UN Risorsa è un argomento di costante interesse.
• E Archivi includere elementi completati delle altre tre categorie.

Ad esempio, la pubblicazione di un libro è un progetto, in cui la scrittura è un'area di responsabilità. Il processo di scrittura, con suggerimenti e trucchi, potrebbe essere la tua risorsa. Il flusso di lavoro è complesso e richiede del tempo per essere compreso.

Per saperne di più, leggi su questo Sistema PARA per l'organizzazione delle informazioni digitali.

Utilizzo del sistema PARA in OneNote

In un primo momento, devi definire i tuoi progetti. Scrivili su un pezzo di carta, lontano dai vincoli di qualsiasi app per prendere appunti. È possibile che utilizzi app diverse come Asana, Zoho, Basecamp, Google Drive, ecc. per gestire i tuoi progetti personali e di lavoro

Invece di vincolarti allo schema organizzativo unico di ciascuna app, puoi utilizzare un sistema PARA comune per copiare lo stesso elenco di progetti su ogni singolo strumento che utilizzi. Ciò consente di sfruttare i punti di forza unici di ciascuna app utilizzando lo stesso elenco di progetti su tutte le interfacce.

Con questo sistema, puoi anche separare le informazioni utilizzabili e non utilizzabili. Ciò ti consente di filtrare il flusso di informazioni che ti arrivano e di concentrarti solo sulle attività utilizzabili.

Nel mio caso, OneNote è eccellente per prendere appunti, Todoist per task manager e Google Drive per mantenere sincronizzati i file di progetto sulla macchina.

OneNote ha un semplice sistema wiki integrato. Con esso, puoi creare collegamenti con altre note nella stessa sezione o in un altro taccuino. È inoltre possibile creare un collegamento a una pagina Web, a documenti di Office e ad altre risorse.

E se crei un sommario (TOC) al livello superiore, puoi creare collegamenti a pagine con qualsiasi taccuino. È necessario eseguire questa operazione manualmente poiché non sono disponibili componenti aggiuntivi per OneNote in Windows 10.

Gli utenti di OneNote 2016 hanno più fortuna con l'app Onetastic. Ecco una guida che mostra come configurare un file sistema wiki in OneNote 2016.

Come creare un wiki personale utilizzando Microsoft OneNote

Un wiki è un ottimo modo per archiviare e condividere grandi quantità di informazioni. Ecco com'è facile creare un wiki con OneNote.

Dimensioni del notebook e relativi effetti

Se utilizzi l'app OneNote con la strategia corretta, un notebook con una dimensione di 2-3 GB non dovrebbe causare alcun problema. Ecco alcuni suggerimenti che puoi seguire.

• Non inserire più stampe PDF nello stesso blocco note: la stampa (100 MB o più) e l'elaborazione OCR possono rallentare il processo di indicizzazione e la velocità di sincronizzazione.
• Non sovraccaricare un notebook con contenuti multimediali non necessari: caricalo su Youtube o Vimeo, quindi incorporalo.
• Le versioni della pagina possono influire sulle dimensioni del taccuino: fai clic con il pulsante destro del mouse su una pagina e scegli Versioni della pagina. Elimina la versione precedente per una pagina con contenuti pesanti.

Per vedere quanto sono grandi i tuoi blocchi appunti di OneNote, vai al sito Web di OneDrive e fai clic su Documenti cartella. Cambia la visualizzazione del display da riquadri a elenco. Vedrai quanto spazio occupa ogni taccuino nella colonna più a destra.

Cerca note in OneNote

È facile cercare tra le note, indipendentemente da dove le memorizzi in un taccuino. stampa Ctrl + F oppure fare clic sull'icona della lente di ingrandimento vicino al file Navigazione interruttore. Nella casella di ricerca visualizzata, inserisci una parola o una frase da cercare e premi accedere.

Appena sotto la casella di ricerca, fai clic su Pages per vedere i risultati trovati nel testo delle tue note. Oppure fare clic su Tag per cercare in base ai tag delle note.

Per regolare l'ambito dell'ambito dei risultati di ricerca, fai clic sulla freccia del menu a discesa e scegli daTutti i taccuini,Notebook attuale,Sezione corrente, e Pagina corrente.

Funzionalità poco conosciute di Microsoft OneNote

Proprio come un normale taccuino di carta a spirale, i taccuini di OneNote sono costruiti pagina per pagina. Puoi organizzarli in sezioni o gruppi di sezioni. Con così tanta flessibilità, è necessario disporre di una strategia approfondita e pianificare come si desidera utilizzare il notebook.

Con i suggerimenti discussi in questo articolo, puoi organizzare e gestire i taccuini in un modo migliore. OneNote ha molte funzionalità poco conosciute che potresti non conoscere. Queste funzionalità di OneNote poco conosciute possono migliorare le tue capacità di prendere appunti.

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