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Se hai mai dovuto coprodurre lavori scritti, saprai a quanti livelli può essere difficile. Aspettare i tuoi partner di scrittura o correggere versioni in conflitto di un documento dovrebbe essere l'ultima delle tue preoccupazioni. Dopo tutto, Internet rende la scrittura collaborativa un gioco da ragazzi.
Dopo aver scritto una tesi di 100 pagine in una squadra di tre, usando Google Drive, sapevo che era vero. Tuttavia, di recente non sono riuscito a spingere Google Drive per aver completato un documento di meno di 10 pagine in un team di cinque. Abbiamo finito per inviare documenti Word avanti e indietro, il che mi ha fatto quasi impazzire. Aiuta il tuo team ad evitare i seguenti problemi, andando con a strumento di scrittura collaborativa in tempo reale Elaborazione di testi in Google Documenti? 5 suggerimenti importanti da tenere a mentePer la maggior parte della mia vita, Microsoft Word è stato lo strumento di elaborazione testi da utilizzare se avessi intenzione di fare un lavoro serio. Certo, c'erano alternative come Corel WordPerfect e successivamente su OpenOffice, ... Leggi di più dall'inizio.
In attesa l'uno dell'altro
Che cosa succede quando non usi uno strumento che supporta la scrittura collaborativa in tempo reale?
Finisci per aspettarti l'un l'altro. Solo una persona sarà in grado di scrivere o modificare il documento, prima che la persona successiva possa continuare. Quando insegui una scadenza, questo ti costerà tempo prezioso.
Per una collaborazione efficiente, i membri del team hanno bisogno di un accesso illimitato al documento sul quale state lavorando tutti. Ciò consentirà a tutti di scrivere o modificare a proprio piacimento. Scoprirai che nulla è più potente del passare del tempo a scrivere insieme in tempo reale su un singolo documento, soprattutto se non sei nella stessa stanza.
In coppia con scarsa comunicazione e lavoro da remoto, aspettare l'una sull'altra è costato settimane alla mia squadra. Fortunatamente, non abbiamo dovuto rispettare una scadenza rigida. Ma questo non è il problema peggiore che ci si può aspettare quando si lavora in un team remoto.
Incasinare la formattazione delle reciproche versioni
È probabile che non tutti usi lo stesso sistema operativo, lo stesso elaboratore di testi o la stessa versione del software. Questo può rovinare le cose e sprecare ore di lavoro.
Puoi evitare problemi di formattazione fornendo a tutti lo stesso identico strumento. Il modo più semplice per farlo è che tutti possano lavorare nello stesso identico documento su una piattaforma neutrale del sistema operativo, come un elaboratore di testi online.
Nel nostro team, ero responsabile di questo problema perché non sto usando Microsoft Office. Perché dovrei pagare per Word, se di solito ne ho solo bisogno per aprire documenti e se ce ne sono molti fantastici alternative gratuite all'ufficio Le 7 migliori alternative gratuite a Microsoft OfficeMicrosoft Office è il re delle suite per ufficio, ma ciò non significa che sia quello giusto per te. Ecco alcune altre suite per ufficio che potrebbero piacerti di più! Leggi di più ? Sfortunatamente, sono andato con un'alternativa - LibreOffice - che non funziona bene con Word.
Creazione di documenti in conflitto e perdita di modifiche rilevate
Quando le persone non possono aspettare l'una con l'altra perché la scadenza si avvicina, finirai con varie versioni del documento. Alla fine, qualcuno deve sedersi e unire le diverse versioni in un unico documento. Non è solo una perdita di tempo, ma anche una fonte di errori.
Inoltre, quando risincronizzi le versioni in conflitto in un singolo documento, finirai anche per perdere almeno alcune delle modifiche monitorate Come collaborare per tenere traccia delle modifiche in Microsoft Word Leggi di più e commenti. Ciò può interrompere il treno collettivo del pensiero e portare a incomprensioni. Come puoi evitarlo?
Nella mia esperienza, nulla di tutto ciò accade quando si utilizza uno strumento di scrittura collaborativa. Nel nostro team, le persone sono diventate impazienti e il round finale di feedback e editing è stato fatto allo stesso tempo. Ciò significa che una persona ha dovuto unire tutti i documenti, il che ha quasi portato a un errore imbarazzante.
Vantaggi della scrittura collaborativa oltre a evitare problemi
Gli strumenti di scrittura collaborativa possono essere più sicuri del trasferimento di file su Internet.
Per motivi di sicurezza (NSA et al.), Molte istituzioni hanno limitato l'uso di strumenti come Dropbox. Mentre Dropbox non è l'ideale in primo luogo, evita una pratica particolarmente malata: l'invio di documenti avanti e indietro via e-mail.
Generalmente, l'email non è molto sicura 7 Suggerimenti importanti per la sicurezza della posta elettronica che dovresti conoscereLa sicurezza di Internet è un argomento che tutti sappiamo essere importante, ma spesso risiede nei recessi delle nostre menti, ingannandoci nel credere che "non succederà a me". Se... Leggi di più per condividere documenti. Non solo è facile intercettare la posta elettronica, ma puoi anche dimenticare di includere qualcuno o selezionare accidentalmente un destinatario sbagliato. Inserisci piattaforme di scrittura collaborativa, in grado di risolvere tutti questi problemi.
Se non vuoi andare con servizi di grandi aziende, come Google Drive o SkyDrive (che presto diventerà OneDrive), scegli tra molti word processor online alternativi 5 ottime alternative ai documenti di Google che dovresti considerareGoogle Docs ha i suoi difetti. Forse vuoi evitare Google per problemi di privacy. Oppure potresti aver bisogno di funzionalità diverse. Abbiamo trovato cinque alternative eccellenti e una di queste funzionerà per te. Leggi di più . Serio di sicurezza? Usa uno strumento simile EtherPad per impostare la tua piattaforma di scrittura collaborativa, autonoma, privata e basata su cloud.
Infine, come accennato in precedenza, è una vera corsa lavorare su un documento osservando allo stesso tempo i contributi creativi degli altri. È quando entri nel terreno della vera co-creazione ed è qui che nasce lo spirito di squadra.
In che modo collaborate ai documenti e quali trucchi o strumenti vi hanno aiutato a mantenervi sani di mente?
Crediti immagine: Uomo che aspetta via Shutterstock
Tina ha scritto sulla tecnologia di consumo per oltre un decennio. Ha conseguito un dottorato in scienze naturali, un diploma tedesco e un master in Svezia. Il suo background analitico l'ha aiutata a eccellere come giornalista tecnologico presso MakeUseOf, dove ora gestisce la ricerca e le operazioni di parole chiave.