4 Suggerimenti per la produttività di Mac Mail Tutti i professionisti devono sapere

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Se usi un Mac sul posto di lavoro, allora probabilmente usi l'app Mail per le tue comunicazioni e-mail. Questa utility macOS integrata offre funzionalità flessibili che lo rendono uno strumento utile per i professionisti.

Forse non hai semplicemente avuto il tempo di esplorare queste funzionalità o forse sei un nuovo utente Mac. In entrambi i casi, questo elenco di suggerimenti di produttività professionale per Mail su Mac può aiutarti a configurare l'app per il successo.

1. Usa i VIP per il tuo capo o cliente

La funzione VIP di Mail (disponibile su Mac e iOS) ti offre un ottimo modo per individuare facilmente le email dai tuoi contatti più importanti. Grazie alla sua casella di posta dedicata, questo è un modo conveniente per assicurarti di vedere sempre rapidamente i messaggi dal tuo capo o client.

Puoi impostare i tuoi VIP e poi dare loro suoni di notifica personalizzati. In questo modo, sai che un'e-mail in arrivo proviene da un VIP, anche se i tuoi occhi sono da qualche parte oltre allo schermo.

Crea un VIP in Mail

Designare un contatto o un mittente e-mail come VIP è semplice con pochi clic:

1. Seleziona un'e-mail nell'app Mail dal mittente che desideri rendere VIP.
2. Fai clic su loro nome nell'intestazione dell'email.
3. Scegliere Aggiungi ai VIP dal menu di scelta rapida.

Una volta fatto questo, vedrai immediatamente alcune modifiche. Innanzitutto, il nome della persona nell'intestazione dell'email ora avrà una stella accanto. In secondo luogo, il loro nome ed e-mail appariranno nel tuo VIP cassetta postale.

Imposta una notifica VIP personalizzata

Sebbene questa parte sia facoltativa, può essere molto utile. Puoi impostare un suono di notifica personalizzato per le e-mail che arrivano da quelle nel tuo elenco VIP seguendo questi passaggi:

1. Clic posta > Preferenze dalla barra dei menu e vai a Regole scheda.
2. Clic Aggiungi regola.
3. Dai la tua regola a nome e lasciare il Se [una / tutte] delle seguenti condizioni sono soddisfatte impostato qualunque.
4. Per la condizione, selezionare Il mittente è VIP.
5. Per l'azione, scegli Riprodurre l'audio. Quindi selezionare il suono che si desidera utilizzare nella casella a destra.
6. Clic ok. Nella casella successiva che chiede se si desidera applicare la regola ai messaggi nella posta in arrivo, è possibile selezionare Non applicare.

Ora, quando hai la testa bassa per rivedere un documento, saprai quando arriva un'email VIP solo per il suono.

2. Creare gruppi di e-mail per team o dipendenti

Se lavori quotidianamente con un team di progetto o invii spesso email ai tuoi dipendenti, l'utilizzo di un gruppo per tali contatti semplifica l'invio di e-mail tutti in una volta. Sebbene sia necessario utilizzare l'app Contatti per creare il proprio gruppo, è quindi possibile utilizzare l'app Mail per inviare loro le e-mail.

Crea il tuo gruppo

Per iniziare, apri l'app Contatti sul tuo Mac. Hai quindi un paio di modi rapidi per creare il tuo gruppo:

• Clic File > Nuovo gruppo dalla barra dei menu o fare clic su segno più che appare accanto a una delle tue categorie di contatti come iCloud o Gmail. Dai un nome al nuovo gruppo e premi Ritorno. È quindi possibile trascinare i contatti dalle varie posizioni in quel nuovo gruppo.
• Seleziona tutti i contatti che desideri nel gruppo. Puoi fare clic sul primo, quindi tenere premuto Comanda e fai clic ogni ulteriore. Quindi selezionare File > Nuovo gruppo dalla selezione nella barra dei menu e dai un nome al tuo gruppo.

Crea un'e-mail di gruppo

Dopo aver configurato il tuo gruppo nell'app Contatti, indirizzare loro un'e-mail è un gioco da ragazzi. Inoltre, puoi farlo tramite l'app Contatti o Mail.

Nel Contatti app, fare clic con il tasto destro del mouse sul gruppo e-mail e selezionare Invia e-mail a [nome gruppo]. La nuova finestra di messaggio nell'app Mail si aprirà quindi con quel gruppo in Per campo.

Nel posta app, inizia a digitare il nome del tuo gruppo nella To campo. Quando il gruppo viene visualizzato nell'elenco di suggerimenti, fai clic su di esso.

Indipendentemente dal modo in cui si crea la posta elettronica di gruppo, questo suggerimento consente di inviare e-mail a più persone contemporaneamente, soprattutto se si inviano spesso messaggi alle stesse persone.

3. Imposta le regole di posta per le e-mail di progetto

Se hai impostato il suono di notifica personalizzato per i tuoi VIP come menzionato sopra, allora hai già approfondito l'utilizzo delle regole nell'app Mail. Ma puoi fare molto di più con quelli Regole di posta per le tue e-mail 6 regole di Apple Mail per gestire la posta elettronica per teSei sopraffatto dall'email sul tuo Mac? I filtri di Apple Mail ti consentono di concentrarti facilmente sui messaggi importanti e nascondere la spazzatura. Leggi di più oltre all'impostazione dei suoni di notifica.

Impostando le regole di posta per le e-mail relative a un progetto o anche a un argomento particolare, è possibile fare in modo che l'app esegua le azioni automaticamente. Questo è un modo fantastico per organizzare la tua casella di posta tenendo uniti messaggi simili o contrassegnando le e-mail in un modo particolare per individuarli rapidamente.

Sposta le email in una cartella

Per questo primo esempio, sposteremo tutte le email per Project X nella casella di posta di Project X. Ciò includerà i messaggi con la frase "Progetto X" nell'oggetto, nonché quelli dei membri del team del Gruppo Progetto X.

1. Clic posta > Preferenze dalla barra dei menu e passa a Regole scheda.
2. Clic Aggiungi regola.
3. Dai un nome alla tua regola. Per il nostro esempio, lo chiameremo Email di Project X.
4. Lasciare il Se [una / tutte] delle seguenti condizioni sono soddisfatte impostato qualunque in modo che acquisisca una delle condizioni impostate.
5. Per la condizione, selezionare Soggetto nella prima casella a discesa, contiene nel secondo, e digitare "Progetto X" nella casella di testo.
6. Clicca il segno più a destra per aggiungere un'altra condizione.
7. Per la condizione successiva, selezionare Il mittente è membro del gruppo nella prima casella a discesa e Progetto X Group (il gruppo che abbiamo creato in precedenza) nel secondo.
8. Per l'azione, selezionare Sposta messaggio nella prima casella a discesa e Progetto X nel secondo.
9. Clic ok, quindi scegli se desideri applicare la nuova regola alla tua posta in arrivo selezionando Non applicare o Applicare.

Contrassegna le e-mail con un colore o una bandiera

Forse non vuoi spostare le email in una determinata cartella, ma preferiresti essere in grado di individuarle rapidamente nella posta in arrivo. Per ottenere ciò, puoi usare colori, bandiere o entrambi con le regole di Mail.

Utilizzando il nostro esempio di Project X sopra, segui i passaggi da uno a sette per impostare le tue condizioni. Quando si arriva al passaggio 8 per l'azione, selezionare una o entrambe le seguenti opzioni:

• Imposta un colore: Nella prima casella a discesa selezionare Imposta colore, nel prossimo scegli sfondo o Testo, quindi selezionare a colore nel terzo.
• Contrassegna come contrassegnato: Nella prima casella a discesa selezionare Contrassegna come contrassegnato e nel prossimo scegli il colore della bandiera.

Continua con l'ultimo passaggio facendo clic su ok e se si desidera applicare la regola alla posta in arrivo.

Con questi tipi di regole configurate, puoi spostare automaticamente i messaggi o individuare le e-mail di progetto a colpo d'occhio nella tua casella di posta.

4. Crea caselle di posta intelligenti per e-mail senza risposta

Le Smart Mailbox nell'app Mail sono come regole, in un certo senso. Aggiungete condizioni che si applicano alle e-mail in arrivo, ma anziché spostare, contrassegnare o riprodurre suoni, le Smart Mailbox trattengono tali e-mail.

Le email rimangono nelle loro caselle di posta originali, quindi in realtà non lasciano quel particolare account di posta elettronica. Tuttavia, vengono visualizzati anche nell'area Cassette postali intelligenti nella propria cassetta postale.

Esaminando le condizioni che puoi applicare a una Smart Mailbox, troverai probabilmente quelle che ti saranno utili. Ma un esempio eccellente è una cassetta postale per le tue e-mail senza risposta. Se ricevi tonnellate di e-mail ogni giorno che richiedono una risposta, puoi vederle tutte in un unico posto con una Smart Mailbox.

Per impostare questo:

1. Clic Cassetta postale > Nuova cassetta postale intelligente dalla barra dei menu e dai un nome alla tua casella di posta.
2. Nel Contiene messaggi che corrispondono a [qualsiasi / tutto] delle seguenti condizioni, scegli tutti. (Questo potrebbe essere diverso se usi Smart Mailbox in modo diverso.)
3. Per la condizione, selezionare Il messaggio non ha ricevuto risposta nella casella a discesa.
4. Clicca il segno più a destra per aggiungere un'altra condizione.
5. Per la condizione successiva, selezionare Data Ricevuto nella prima casella a discesa e quindi selezionare è oggi nel secondo. (Puoi anche scegliere tra opzioni come ieri, questa settimana o l'ultima settimana in base alle tue preferenze.)
6. Clic ok.

Con questa configurazione di Smart Mailbox, puoi guardarla alla fine di ogni giornata per vedere a quali e-mail non hai risposto, in modo da non perdere l'opportunità di rispondere.

Fai di più con Mac Mail

Questi suggerimenti di produttività per l'app Mail su Mac sono solo l'inizio dei modi per usarla in modo più efficiente. Puoi anche dare un'occhiata ad alcuni modi per rendere Mail un client di posta elettronica desktop migliore complessivamente.

Ma se non sei ancora convinto e vuoi guardare altre opzioni email, dai un'occhiata perché dovresti usare Spark per gestire la tua posta Mac e iOS Perché dovresti usare Spark per gestire la tua posta su iPhone e MacSpark è una nuova generazione di app di posta elettronica, che organizza e dà la priorità alla tua posta (ed è gratuita). Leggi di più .