10 caratteristiche poco conosciute di Microsoft Office che dovresti conoscere

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Microsoft Office 2016 presenta un fronte semplice, ma sotto tutto è un motore potente con molti ingranaggi e dadi. Molti dei Le funzionalità di Office sono nascoste 10 funzioni nascoste di Microsoft Word che ti semplificheranno la vitaMicrosoft Word non sarebbe lo strumento che è senza le sue funzionalità produttive. Ecco alcune funzionalità che possono aiutarti ogni giorno. Leggi di più perché non li conosciamo. E se non li conosciamo, non possiamo usarli per la nostra produttività.

Questo articolo tratta di questo - svelando le funzionalità di Microsoft Office poco conosciute. Ma non posso approfondire la loro importanza senza estrarre i loro benefici per te. Quindi, ecco il mio tentativo di spiegare le "strane" funzionalità di Microsoft Office nel modo più semplice possibile.

1. Dimmi

Per Word 2016, Excel 2016, Outlook 2016, PowerPoint 2016 e Access 2016.

Non così poco conosciuto come il nuovissimo "Dimmi cosa vuoi fare"Box è forse il più utile miglioramento in Microsoft Office 2016 13+ motivi per cui dovresti eseguire l'aggiornamento a Microsoft Office 2016Microsoft Office 2016 è arrivato ed è tempo che tu prenda una decisione. La domanda sulla produttività è: dovresti aggiornare? Ti offriamo le nuove funzionalità e i motivi più recenti per aiutarti ... Leggi di più . Il campo di testo sulla barra multifunzione è il modo più veloce per accedere alle funzioni che si desidera utilizzare o alle azioni che si desidera eseguire. Digita una parola o frase naturale correlata a ciò che vuoi fare e la casella risponde con un menu a discesa con le corrispondenze suggerite. Seleziona la funzionalità che ritieni giusta e Office apre la finestra di dialogo corretta per aiutarti a farlo.

Pensalo come un modo più dinamico per ottenere assistenza su qualsiasi comando di Office. Puoi continuare ad aiutare facendo clic su Chiedi aiuto come mostrato nello screenshot sopra. Questo apre il tradizionale visualizzatore di aiuto.

2. Mantieni la data e l'ora del documento aggiornate

Per Word 2016 e PowerPoint 2016.

Aggiungere la data corrente al documento è facile come digitare e consentire a Microsoft Office di riempire automaticamente il resto. Quando riutilizzi lo stesso documento in un'altra data, cambiare la data e l'ora è una piccola faccenda per una singola data, ma grande se ne hai aggiunti altri. Ad esempio - nel piè di pagina di ogni pagina.

È anche qualcosa che potresti dimenticare. Microsoft ha una semplice funzione che aggiorna automaticamente la data. Questo è sufficiente per salvarti dalla tua dimenticanza.

Posiziona il cursore nel punto in cui desideri inserire la data. Quindi vai a Barra multifunzione> Inserisci> Data e ora.

Nella finestra di dialogo, seleziona il formato data che desideri utilizzare. Abilita il Aggiorna automaticamente casella di controllo per garantire che la data venga mantenuta aggiornata ogni volta che si apre il documento.

3. Parti rapide

Per Word 2016.

Le parti rapide sono "blocchi" disponibili in Word e Outlook. Pensa a loro come modelli che non sono ancora cresciuti. Come dice il nome, sono parti riutilizzabili di qualsiasi contenuto che si desidera utilizzare in Microsoft Word. Possono essere paragrafi singoli o multipli di testo, caselle di testo, tabelle, elenchi, copertina, filigrane, bibliografie o qualsiasi altra forma di contenuto. Questi elementi costitutivi come qualsiasi modello riutilizzabile possono far risparmiare molto tempo, specialmente nelle aree in cui formati e contenuti sono ripetitivi.

In Word e Outlook, utilizzare la Galleria parti rapide per archiviare questi frammenti riutilizzabili di contenuto. Vai a Nastro> Inserisci linguetta > Testo Gruppo > Parti rapide.

Il menu a discesa include tre diversi tipi di parti rapide e il Building Block Organizer. Il glossario può essere immediatamente utile in quanto consente di riutilizzare qualsiasi contenuto più e più volte come un collegamento. Ad esempio, sto usando "Microsoft Office" come glossario per evitare di digitarlo ripetutamente in questo documento.

Per salvare qualsiasi cosa nella Galleria parti rapide, selezionare il contenuto. Clic Inserisci> Parti rapidee quindi fare clic su Salva selezione nella Galleria parti rapide. Cambia il nome e aggiungi una descrizione se vuoi. Clic ok.

Per riutilizzare questa porzione di contenuto, posizionare il cursore nella posizione corretta nel documento, fare clic su Inserisci> Parti rapide, quindi selezionare la selezione salvata.

Usa il Organizzatore di Building Blocks elenca tutti i blocchi disponibili in Word. Puoi sempre modificare le loro proprietà, eliminare e inserire nuovi blocchi di edifici.

Questo Articolo di supporto di Microsoft Office spiega brevemente i diversi tipi di parti rapide.

4. Filigrana

Per Word 2016.

Le filigrane possono essere utilizzate per stabilire un marchio o come misura di sicurezza. Puoi anche usare il testo o un'immagine per mostrare lo stato di un documento. Una filigrana comune è "Bozza".

Vai a Nastro> Design> Filigrana. Usa una delle quattro filigrane predefinite o creane una tua.

Clic Filigrana personalizzata> Filigrana di testo. Selezionane uno dall'elenco o digita il tuo testo. Quindi, modifica la filigrana impostando il carattere, il layout, le dimensioni, i colori, l'orientamento e la trasparenza.

Clic Filigrana personalizzata> Filigrana immagine e sfoglia un'immagine. Si schiarisce automaticamente in modo da non interferire con il testo del documento a meno che non si deselezioni fallimento scatola.

Puoi salvare le tue creazioni su Galleria della filigrana. Si noti che il comando Filigrana personalizzata è abilitato solo nella vista Stampa.

Creazione di filigrane in Excel 2016 e PowerPoint 2016 non è così automatico come mostrano le informazioni di supporto.

5. Facilità di lettura di Flesch

Per Word 2016 e Outlook 2016.

Il modo più rapido per rendere più leggibili i tuoi documenti e le tue e-mail? Utilizzare il punteggio di leggibilità per valutare il livello di leggibilità dei tuoi documenti Come ottenere il punteggio di leggibilità di qualsiasi documento WordSapere quanto sia difficile comprendere il tuo documento può aiutarti a diventare uno scrittore migliore. Ecco come fare in modo che Microsoft Word ti dia informazioni di leggibilità. Leggi di più . Word e Outlook utilizzano due misure:

1. Test di facilità di lettura Flesch
2. Test di livello di Flesch-Kincaid

Il Facilità di lettura test misura il numero medio di sillabe per parola e parole per frase su una scala di 100 punti. Più alto è il punteggio, più facile è capire il documento. Obiettivo per la gamma 60-70.

Il Livello test confronta i contenuti con i livelli scolastici statunitensi. Ad esempio, un punteggio di 7,0 significa che un settimo selezionatore può capire il documento. Punta da 7.0 a 8.0.

In Word: vai a Barra multifunzione> File> Opzioni e clicca proofing.

Sotto Quando si corregge l'ortografia e la grammaticain parola, assicurati che Controlla la grammatica con l'ortografia la casella di controllo è selezionata.

Selezionare Mostra statistiche di leggibilità.

(In Outlook: vai a File> Opzioni e clicca su Posta> Scrivi messaggio> Ortografia e correzione automatica.)

Dopo un Controllo ortografico, la finestra di dialogo mostrerà il livello di leggibilità del documento.

6. Visualizzazione markup semplice

Per Word 2016.

Uso dei documenti di Office Tenere traccia delle modifiche per monitorare le modifiche quando un team collabora a un documento. Questi includono indicatori come modifiche ai contenuti, modifiche alla formattazione, commenti e altri inserimenti ed eliminazioni. Più autori su un documento, più sarà il disordine visivo. Vai a Barra multifunzione> Revisiona> Tracciamento gruppo per ottimizzare le modifiche monitorate.

Se ritieni che il documento sia difficile da leggere, accendi Markup semplice. Il disordine visivo svanirà e solo una verticale rossa vicino al margine indicherà che sono state apportate modifiche. Word mostra un palloncino per un commento.

Facendo clic sulla barra verticale rossa (si trasforma in una barra verticale grigia) il documento torna a Visualizza tutto markup con tutte le modifiche rilevate nuovamente visibili. Fare clic sulla barra grigia per passare nuovamente a Markup semplice Visualizza.

7. Linea firma

Per Word 2016, Excel 2016 e PowerPoint 2016

Una riga della firma è un semplice segnaposto per un documento che prevedi di inviare in digitale o stampare. Ma viene fornito con un ulteriore vantaggio. Puoi includere le loro informazioni personali o qualsiasi altra istruzione per il firmatario che ritieni necessario.

Vai a Barra multifunzione> Inserisci> (gruppo di testo)> Linea firma.

La Signature Line può essere personalizzata dal Impostazione della firma scatola.

Il firmatario può utilizzare i propri ID digitali per firmare il documento facendo clic con il pulsante destro del mouse sul segnaposto e facendo clic Cartello.

Se non si utilizza una firma digitale, è possibile creare il proprio formato di firma e salvarlo come blocco predefinito e riutilizzarlo da Quick Parts su ogni documento.

8. Firma digitale invisibile

Per Word 2016, Excel 2016 e PowerPoint 2016.

Le firme digitali non sono firme elettroniche La tua firma elettronica è legale in tutto il mondo?Le firme elettroniche sono valide e legali in tutto il mondo? Sono più preferibili alla firma scritta a mano inchiostrata in un mondo senza carta? Vediamo cosa dice la legge a livello globale. Leggi di più . Sono strumenti di autorizzazione più potenti e sono crittografati per proteggere i tuoi documenti. È possibile aggiungere firme digitali invisibili in Word, Excel o PowerPoint per proteggere un documento.

Ottieni un ID digitale personale. Microsoft ha stretto una partnership con alcuni altri servizi di firma digitale oltre a DocuSign.

Vai al Scheda File> Informazioni> Proteggi documento, Proteggi cartella di lavoro o Proteggi la presentazione e clicca Aggiungi una firma digitale.

Nel Cartello finestra di dialogo, indicare il motivo della firma in Scopo casella e fare clic Cartello.

Dopo aver firmato digitalmente il documento, viene visualizzato il pulsante Firme e il file è ora di sola lettura per impedire eventuali modifiche.

Questo Articolo di supporto Microsoft spiega il metodo per Outlook 2016.

9. Controllo dell'accessibilità

Per Word 2016, Excel 2016 e PowerPoint 2016.

Accessibility Checker ti aiuta a creare contenuti facilmente leggibili per le persone con disabilità. Viene visualizzato come un rapporto di problemi che trova in un documento e spiega anche perché ogni problema potrebbe essere un problema per una persona con disabilità.

Ad esempio, un'immagine mancante di un testo alternativo renderà difficile per uno screen reader e una persona con problemi di vista. Vengono inoltre fornite soluzioni che consentono di creare documenti privi di errori per tutti e non solo per le persone con disabilità.

Vai a File> Informazioni. Eventuali problemi di accessibilità verranno visualizzati come messaggio accanto a Verifica problemi pulsante.

Per eseguire e riparare i problemi nel file, fare clic su Verifica problemi> Verifica accessibilità.

Il riquadro attività Controllo accessibilità mostra potenziali problemi e soluzioni su come risolvere eventuali problemi nei documenti.

L'esecuzione di un documento attraverso un controllo di accessibilità rivela spesso errori che possono creare o distruggere un documento professionale. Ad esempio, intestazioni mancanti o problemi di formattazione.

10. File PDF con tag

Per Word 2016, Excel 2016 e PowerPoint 2016.

Il PDF con tag non equivale all'aggiunta di "tag" per organizzare i file PDF. Un PDF con tag è una funzione di supporto per creare file PDF più intuitivi Rendi i tuoi file PDF più accessibili e compatibili con il lettore con questi suggerimentiQualsiasi PDF valido deve essere accessibile per comunicare idee: segui questi suggerimenti per assicurarti che il tuo documento raggiunga l'obiettivo. Leggi di più da Microsoft Office. Il PDF con tag è anche importante per la creazione documenti ridisegnabili che funzionano con tutti i tipi di display. Nel modo più semplice, i "tag" definiscono la struttura di un PDF. Considerali come mappe che spiegano le relazioni logiche tra i diversi elementi in un documento PDF complesso. Ad esempio: elenchi, tabelle e immagini.

Spiega Microsoft le basi dei file PDF con tag:

La codifica aggiunge un livello di informazioni chiamato "semantica" a un documento PDF, che indica quali tipi di oggetti sono inclusi [in] un file, ad esempio: intestazioni, paragrafi, immagini e tabelle. Quando si salva il file come PDF, queste semantiche vengono identificate ed etichettate dall'applicazione Office in uso e aggiunte al file.

Microsoft Office tagga automaticamente il documento quando viene convertito in PDF, ma è necessario essere consapevoli delle impostazioni che lo controllano.

Clic File> Salva con nome e navigare fino a una posizione.

Nel Salva come finestra di dialogo, selezionare PDF nel Salva come tipo elenco.

Clicca su Più opzioni. Nel Salva come finestra di dialogo, selezionare nuovamente PDF e fare clic su Opzioni pulsante. Garantire il Tag della struttura del documento per l'accessibilità la casella di controllo è selezionata e fare clic ok.

Le caratteristiche poco conosciute sono speroni di produttività

Pensa a una caratteristica non comune che hai scoperto da un suggerimento. Forse, era un piccolo scorciatoia da tastiera 60 Scorciatoie da tastiera di Microsoft Office essenziali per Word, Excel e PowerPointCentinaia di scorciatoie da tastiera sono disponibili in Office, ma queste sono le più importanti che dovresti sapere perché ti faranno risparmiare un sacco di tempo. Leggi di più o qualcosa di più forte come crittografia o protezione con password Come proteggere con password e crittografare i file di Microsoft OfficeTi dispiacerebbe se qualcuno sbirciasse dai tuoi blocchi appunti di OneNote o avesse accesso ai tuoi documenti Word? Se la tua risposta è sì, ti mostriamo come proteggere i tuoi file di Office. Leggi di più . Forse, è la capacità di pubblicare i documenti di Office su Docs.com.

Ogni nuova funzionalità introdotta nei nostri flussi di lavoro personali non solo ci fa apprezzare un software, ma aggiunge anche un passo alla nostra curva di apprendimento.

Ora tocca a te parlarci dell'unica funzionalità di Microsoft Office che è quasi importante quanto la tua mano destra. Quante delle funzionalità sopra elencate nell'elenco precedente erano "nuove" per te?