Come contrassegnare la posta in arrivo di Outlook con la formattazione condizionale

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Ogni email è una potenziale distrazione. Puoi gestire le tue e-mail usando regole, flag di priorità e categorie di colore. Questo flusso di lavoro automatizzato 6 Best practice per Outlook per aumentare il flusso di lavoroSe trascorri molto tempo utilizzando Outlook, dovresti esaminare il tuo flusso di lavoro. Fai in modo che la tua email funzioni per te e risparmia tempo per attività più importanti. Leggi di più ti aiuterà a mantenere chiara la posta in arrivo di Outlook e a liberare la mente dal disordine.

Prendi in considerazione la formattazione automatica della posta in arrivo condizionale per portare la tua produttività al livello successivo. Ogni messaggio può essere classificato e filtrato nell'istante in cui entra nella tua casella di posta. Questo articolo è rivolto a tutti gli utenti di Outlook, sebbene possa essere particolarmente utile per coloro che utilizzano account di posta elettronica IMAP. Gli account IMAP non consentono l'uso estensivo di categorie di colori

gli utenti di POP3 possono divertirsi IMAP vs. POP3: cos'è e quale utilizzare?Se hai mai creato un client o un'app di posta elettronica, avrai sicuramente incontrato i termini POP e IMAP. Ti ricordi quale hai scelto e perché? Se tu non sei... Leggi di più .

Che cos'è la formattazione della posta in arrivo condizionale?

La formattazione della Posta in arrivo condizionale è un metodo automatizzato di colorazione dei messaggi quando entrano nella Posta in arrivo. Possiamo assegnare una diversa gamma di colori, caratteri e stili a ciascun messaggio, specificata in una gamma di condizioni. Se le condizioni sono soddisfatte, il messaggio riceverà le rispettive condizioni di formattazione, rendendolo evidente e facilitando il flusso di lavoro.

Ora ti mostrerò alcuni esempi rapidi per far muovere la tua casella di posta.

Impostazione della formattazione della posta in arrivo condizionale

L'impostazione di diverse regole di formattazione della posta in arrivo condizionale è davvero abbastanza semplice e può rendere una grande differenza per il tuo flusso di lavoro 25+ scorciatoie da tastiera di Outlook per renderti più produttivoOutlook è uno dei client di posta elettronica desktop più popolari in uso oggi. Se sei uno di quei tanti utenti di Outlook, le seguenti scorciatoie da tastiera ti faranno risparmiare un sacco di tempo. Leggi di più .

Vai al Visualizza scheda. Sotto Vista corrente, Selezionare Visualizza impostazioni. Questo aprirà il pannello Impostazioni vista avanzata. Selezionare Formattazione condizionale. Questo ti mostrerà un elenco di opzioni di formattazione condizionale predefinite, alcune delle quali saranno già in uso.

stampa Inserisci. Inserisci un nome per la tua prima regola. Mi assicurerò di non perdere mai una newsletter della scuola, quindi la regola è di conseguenza denominata "Newsletter della scuola". Ora scegli a Font. Hai il pieno gamma di caratteri Windows disponibili OTF vs. Caratteri TTF: quale è meglio? Qual è la differenza?La maggior parte dei caratteri in questi giorni sono OTF o TTF, ma cosa significa? Quali sono le differenze? Dovresti preoccupartene? Leggi di più , che significa Comic Sans, Chiller e Wingdings sono a vostra disposizione Come scaricare font gratuiti e gestirli in WindowsI caratteri sono i mattoni dell'estetica digitale. Poiché Windows non include un gestore di font, abbiamo esaminato alternative di terze parti. Leggi di più . Tuttavia, mentre stiamo tentando di mantenere il nostro flusso di lavoro nella posta in arrivo, suggerirei di attenersi a qualcosa di sensato, che non ti distragga!

Dopo aver selezionato un carattere, scegli un colore e aumenta la dimensione del carattere a grande (per qualche motivo questo sistema elimina i punti di carattere regolari, presumibilmente quindi non selezioniamo una dimensione assurdamente grande, che spezzerebbe il riquadro della posta in arrivo di Outlook). Quando sei pronto, premi ok.

Ora seleziona Condizione. Sto solo aggiungendo un singolo indirizzo a questa regola, in A partire dal scatola. Se conosci il singolo indirizzo, inseriscilo dove applicabile. Se stai aggiungendo un lungo elenco, o anche solo più indirizzi, premendo A partire dal aprirà la tua rubrica di Outlook. Dopo aver aggiunto gli indirizzi richiesti, premere oke torna alla tua casella di posta. La regola verrà applicata dalla prossima email che riceverai.

Aggiunta di categorie di colori

Ora sappiamo come creare un formato condizionale per la posta in arrivo, possiamo iniziare a specializzare le nostre regole. Il pannello Condizioni ha tre schede: messaggi, Più scelte, e Avanzate. Possiamo mettere ogni scheda da usare per semplificare la nostra casella di posta Sepolto nelle email? Riduci la posta in arrivo massiccia a zero con MailstromNel corso degli anni abbiamo offerto una serie di soluzioni per gestire il tuo account Gmail e ripulire una casella di posta ingombra. Niente è più conveniente di una soluzione online centrale come Mailstrom. Leggi di più .

messaggi

Usa il messaggi scheda per creare una ricerca di parole specifica per ogni email appena arriva. Isolare una parola chiave, parole o frasi che inserisci ripetutamente la tua casella di posta 5 passaggi per curare la tua posta in arrivo Zero e-mail frenesiaInbox Zero è una delle parole d'ordine più popolari. Per risolvere veramente i tuoi problemi di posta elettronica devi andare oltre Inbox Zero e affrontare i problemi sottostanti. Leggi di più e, se sono importanti, applica un filtro.

Possiamo anche applicare la formattazione alle nostre e-mail, in base a una varietà di filtri temporali, tra cui tempo ricevuto, inviato, Creato, modificato e quando l'email è arrivata nella tua casella di posta, come In qualsiasi momento, Ieri, Negli ultimi 7 giorni o Ultimo settimana.

Più scelte

Il Più scelte scheda è dove troverai le categorie di colore, nonché le opzioni per la corrispondenza degli elementi non letti o leggere, avere più allegati, avere livelli di importanza variabile o essere stato contrassegnato in modo indipendente dal utente.

I filtri di formattazione della categoria di colore sono gli stessi di quelli che hai già stabilito, ma semplifica lo sviluppo di tutte le regole di colore che stai già utilizzando. In questo modo, puoi automatizzare i tuoi colori!

Avanzate

Il Avanzate scheda ci consente di creare criteri di formattazione condizionale specializzati per filtrare e applicare alla tua posta in arrivo. Facendo clic su Campo pulsante ti consentirà di accedere a un elenco un po 'schiacciante di potenziali criteri di filtro, di cui è possibile selezionare più opzioni per creare un "albero filtro".

C'è un numero significativo di opzioni qui, ma non lasciarti scoraggiare dalla creazione dei tuoi elenchi. Prenditi il ​​tuo tempo e scansiona ogni elenco. Un gran numero di opzioni semplicemente non si applicherà alla tua casella di posta, quindi teoricamente dovrebbe restringere il tuo raggio di ricerca.

Ora stai formattando in modo condizionale

Ora dovresti essere in grado di impostare una serie di regole di formattazione condizionale per la tua posta in arrivo, sia che filtri tutto o meno in cartelle specifiche o meno. Anche le e-mail che si dirigono in quelle cartelle specifiche possono portare con sé la formattazione, permettendoti alcune variazioni su come applicare colori specifici. Ad esempio, invece di evidenziare nomi specifici, prova a colorare e filtrare un tema specifico o una parola chiave.

La formattazione condizionale è incredibilmente facile da configurare e, una volta che sei attivo e funzionante, manterrà la tua casella di posta elettronica e, si spera, la tua mente - abbastanza chiaro dal disordine digitale 5 passaggi per curare la tua posta in arrivo Zero e-mail frenesiaInbox Zero è una delle parole d'ordine più popolari. Per risolvere veramente i tuoi problemi di posta elettronica devi andare oltre Inbox Zero e affrontare i problemi sottostanti. Leggi di più .

Usi la formattazione della posta in arrivo condizionale? Hai qualche trucco o suggerimento per i nostri lettori? Facci sapere di seguito!