Come rimuovere i dati personali nascosti in Microsoft Office

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Ogni volta che invii un documento a un collega, lo salvi, lo rileggi, correggi eventuali errori di ortografia e / o grammaticali e lo invii. È una buona abitudine entrare e può sicuramente risparmiare tempo ed energia lungo la linea, se il tuo lavoro è costantemente accurato. Gli editori ti adoreranno (no ?!). Ma per quanto riguarda le altre informazioni che potremmo inconsapevolmente fornire quando inviamo un documento?

Microsoft Office Quale suite Office è la migliore per te?Ti verrà premuto per trovare un'occupazione che non richiede l'elaborazione di parole o numeri di qualche tipo. E potresti chiederti: Microsoft Office è davvero la soluzione migliore? Ecco le tue opzioni. Leggi di più crea e mantiene un file di metadati allegato al documento. Ogni volta che lo invii, i tuoi dati vengono trasmessi al destinatario e chiunque altro al quale si sposta. Questo va bene in determinate situazioni, ma altre volte può essere utile ripulire i documenti da qualsiasi dato personale prima di rilasciarli in libertà.

Diamo una rapida occhiata a come cancellare i documenti utilizzando la funzione Impostazioni documento 10 funzioni nascoste di Microsoft Word che ti semplificheranno la vitaMicrosoft Word non sarebbe lo strumento che è senza le sue funzionalità produttive. Ecco alcune funzionalità che possono aiutarti ogni giorno. Leggi di più di Microsoft Office.

Quali tipi di informazioni stiamo parlando qui?

Microsoft Office memorizza automaticamente diversi tipi di informazioni personali, insieme ad altre forme di dati nascosti. I dati non sono immediatamente evidenti. Non viene visualizzato accanto al documento; dovremo sradicarlo. I documenti di Office possono contenere le seguenti forme di informazioni:

• Commenti, segni di revisione da modifiche rilevate Le 20 migliori app per gli studenti per superare un giorno di scuolaChe tu sia al liceo o al college, queste fantastiche app dovrebbero essere in cima alla lista delle cose da fare per tornare a scuola! Leggi di più , versioni e annotazioni di inchiostro. Se hai collaborato al tuo documento, è probabile che contenga segni di revisione, commenti e altro dal tuo processo di lavoro. Questi frammenti possono consentire ad altre persone di vedere chi altro ha lavorato al documento, nonché le modifiche apportate.
• Proprietà del documento e informazioni personali. Le proprietà del documento si riferiscono ai metadati del documento, come autore, soggetto e titolo. Le proprietà del documento sono in gran parte solo informazioni che Office genera e mantiene automaticamente ogni volta che lavori con un documento. Può anche includere informazioni relative a funzioni specifiche utilizzate con un documento. Per esempio, intestazioni e-mail Cosa puoi imparare da un'intestazione e-mail (metadati)?Hai mai ricevuto un'e-mail e ti sei davvero chiesto da dove venisse? Chi l'ha inviato? Come hanno potuto sapere chi sei? Sorprendentemente molte di queste informazioni possono provenire dal ... Leggi di più , le distorsioni del percorso, i percorsi della stampante e le informazioni sul percorso del file sono tutti comuni.
• Intestazioni, piè di pagina e filigrane. I documenti di Word e le cartelle di lavoro di Excel possono contenere informazioni in intestazioni e piè di pagina. Allo stesso modo, è possibile aggiungere e nascondere filigrane.
• Testo nascosto. I documenti di Word possono contenere testo nascosto. Cioè, contenuto che è stato formattato come testo nascosto. Se non sei sicuro, l'ispettore documenti può cercarlo.
• Righe, colonne e fogli di lavoro nascosti. Come un documento di Word, le cartelle di lavoro di Excel possono contenere il proprio contenuto nascosto.
• Contenuto invisibile. Cartelle di lavoro di Excel e Le presentazioni di PowerPoint possono contenere elementi 7 suggerimenti per la creazione di modelli di PowerPoint professionaliNessuno trae vantaggio da una noiosa presentazione di PowerPoint. Usa questi suggerimenti per assicurarti che i tuoi sforzi attirino sempre il loro pubblico. Leggi di più formattato come oggetti invisibili. Inspector documenti può individuarli per te.
• Contenuto off-slide. Le presentazioni di PowerPoint possono anche contenere contenuto o oggetti non visibili perché trascinati dal lato della diapositiva. Questo accade a una vasta gamma di oggetti, tra cui grafica, caselle di testo, pulsanti e grafica.
• Note di presentazione. Se tu sei utilizzando tutte le funzioni di PowerPoint 10 modi creativi per utilizzare PowerPoint per l'auto-crescitaPensa fuori dagli schemi. Demolisci il fatto che PowerPoint è solo uno strumento di presentazione noioso. Troviamo dieci usi creativi per questo. Leggi di più , potresti aggiungere appunti presi con cura alla presentazione. Potresti anche non voler inviarli a nessun altro o farli apparire durante il tuo grande momento di presentazione.
• Proprietà del document server. Il documento può contenere ulteriori proprietà del documento se si utilizza un sito di Document Workspace o una libreria basata sui servizi di Microsoft Windows SharePoint.
• Dati XML personalizzati. Il documento può contenere dati XML nascosti; Inspector documenti può trovarlo e rimuoverlo.

Ovviamente, questo è solo un problema se lo ritieni uno. La maggior parte delle persone che creano e inviano documenti utilizzando Microsoft Office non dovrebbero avere problemi con le informazioni create insieme al loro lavoro. Se hai bisogno di liberarti di una qualsiasi delle suddette informazioni, continua a leggere!

L'ispettore dei documenti

L'ispettore dei documenti 10 Impostazioni predefinite di Microsoft Word che è possibile ottimizzareAlcuni semplici passaggi di ottimizzazione possono amplificare la tua produttività con Microsoft Word. Ti diamo dieci impostazioni facili e veloci per le tue attività quotidiane. Leggi di più è un insieme di tutti i diversi servizi ispettori disponibili per Microsoft Office. Le loro funzioni principali sono di individuare e rimuovere eventuali dati aggiuntivi dai tuoi documenti. Prima di utilizzare Inspector documenti, salva il tuo documento attuale.

Una volta fatto, vai a File> Informazioni. Ti verrà presentato uno schermo simile a questo:

Sul lato destro puoi vedere alcune delle informazioni generate da Microsoft Office: pagine, tempo di modifica, me stesso come autore. Per rimuoverlo, vai a Verifica problemi> Ispeziona documento. Arriverete quindi al pannello delle opzioni di Impostazioni documento. Controlla le opzioni richieste, seguite da Ispezionare. A seconda delle dimensioni del documento, ciò potrebbe richiedere qualche istante.

Una volta che Document Inspector ha svolto il suo lavoro, sarai in grado di rimuovere tutti i dati nascosti trovati. Guarda l'elenco dei documenti. stampa Rimuovi tutto sulle sezioni che desideri cancellare.

Dopo aver pulito le informazioni nascoste dal documento, è possibile salvarle. Prova a riaprirlo e scansionarlo di nuovo per assicurarti che tutti i dati siano stati rimossi. Altrimenti, ora dovresti essere libero da qualsiasi informazione identificativa su cui potresti aver inviato involontariamente.

NB: In Office 2007, l'Ispettore documenti si trova in Pulsante Office> Prepara> Ispeziona documento> Ispeziona. Accertati di salva il tuo lavoro prima di apportare modifiche.

Posso impedire che accada?

Sì, ma si tratta di un'impostazione specifica del documento, il che significa che dovrai applicare l'impostazione a ciascun documento che crei. Per impedire a Office di salvare i metadati con ciascun documento, vai a File> Opzioni> Centro protezione> Opzioni privacy. In Impostazioni specifiche del documento, selezionare Rimuovi le informazioni personali dalle proprietà del file al momento del salvataggio.

Come accennato, questo interromperà il salvataggio dei metadati dal tuo documento corrente, ma dovrai applicarlo di nuovo la prossima volta.

Raccolta documenti ispettore

Esistono numerosi motivi per rimuovere le informazioni personali da un file di Office, ad esempio una presentazione di PowerPoint, una cartella di lavoro di Excel o un documento di Word. Come Office 2016 ha introdotto la collaborazione 11 Domande frequenti su Office 2016 con risposta 2016Office 2016 si profila e solleva molte domande. Devi acquistare un abbonamento, puoi eseguire l'upgrade ora e puoi tornare a Office 2013? Abbiamo compilato le domande più frequenti e fornito il ... Leggi di più strumenti, può diventare sempre più importante ripulire i nostri documenti importanti prima di inviarli.

Per lo meno, considera dove potrebbe finire il tuo documento e le informazioni che fornisce inconsapevolmente alla persona successiva.

Pulisci regolarmente i tuoi documenti? Qual è la tua ragione per pulirli? Facci sapere di seguito!