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La configurazione di My Cloud Getting Things Done (GTD) utilizza Gmail, Toodledoe Google Calendar. Per l'accesso mobile alle mie attività che utilizzo Toodledo sul mio iPhone, insieme ai programmi nativi di posta e calendario per iPhone sincronizzati con Gmail e Google Calendar.
Ecco come configuro le impostazioni dei campi di Toodledo per usarlo per GTD. I campi di cui ho bisogno sono Contesto, scadenza, ripetizione, e Cestino. La mia versione personale utilizza anche i tag, che forniscono un controllo un po 'più preciso sulla visualizzazione delle attività all'interno dei contesti GTD standard: Lavoro, e-mail, chiamate, progetti, un giorno / forse, e Aspettando. (Ad esempio, ho il tag "MUO", quindi posso tenere traccia delle mie attività su Makeuseof.com nel contesto di progetti, e-mail o lavoro).
Una delle belle funzionalità di Outlook è la possibilità di trasformare un messaggio di posta elettronica in un'attività, trascinandola su il pulsante Attività nel riquadro di spostamento o facendo clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio e inviandolo alle attività cartella. Ad ogni modo, viene creata una nuova attività e qualsiasi informazione necessaria può essere aggiunta. Il corpo dell'email diventa il corpo del nuovo compito.
Toodledo non può ancora farlo (è stato discusso a lungo nei forum di Toodledo). Tuttavia, ho trovato un modo semplice per trasformare un messaggio di posta elettronica in un'attività di Toodledo. Ecco come, sfruttando la capacità di Toodledo di impostare un'attività via email.
Innanzitutto, trova il "Importa / Esporta / Sync"Sulla barra laterale di Toodledo. Cliccalo.
Fare clic sul collegamento Configura sul Importa / esporta e-mail pannello.
Dai un'occhiata "Abilita importazione e-mail", Quindi fai clic su"Salvare le modifiche“. Toodledo quindi genera un indirizzo e-mail privato per importare attività e abilita l'importazione di e-mail sul server. L'indirizzo dovrebbe essere cambiato periodicamente per motivi di sicurezza.
Crea un contatto in un client di posta elettronica per inoltrare i messaggi all'Elenco attività di Toodledo.
Per trasformare un messaggio in un'attività, è sufficiente inoltrare l'e-mail a Toodledo; per impostazione predefinita, arriva senza contesto, data di scadenza o altri metadati. Il corpo dell'email viene salvato nel campo note della nuova attività, il che è molto conveniente. Spesso inoltro le attività in questo modo, quindi le modifico in seguito quando rivedo il mio flusso di lavoro. Ma c'è ancora un altro asso nella manica di Toodledo.
Toodledo fornisce la sintassi di scripting per impostare i campi in una nuova attività elencandoli nell'oggetto e-mail. Undici campi possono essere impostati in questo modo; qui sono mostrati solo quelli nella mia implementazione Getting Things Done.
- Scadenza: il simbolo #, seguito da una data, imposta la data di scadenza. Si noti che è consentita la sintassi alternativa che Toodledo utilizza per le date: "#tomorrow", "#next martedday".
- Contesto: il simbolo "@", seguito dal nome del contesto. Ad esempio, usando Contesti standard GTD, uso "@@ lavoro" per aggiungere l'attività al contesto @work.
- Etichetta: il simbolo “%”, seguito dal tag o tag. Uso tag e contesti. Esempio: “% MUO”.
È facile mantenere una casella di posta vuota quando i messaggi possono essere elaborati in attività al volo. Catturare tutto nel flusso di lavoro migliora davvero la produttività. Toodledo e la sua app per iPhone offrono un'ottima soluzione gratuita per la gestione delle attività.
Quali applicazioni gratuite stai usando per il tuo flusso di lavoro? Come gestite il tempo mobile e la gestione delle attività?
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Daniel Lieberman vive nelle colline del Massachusetts occidentale. Lavora come Project Manager e consulta il flusso di lavoro organizzativo e i social media.