Ecco la soluzione di ordinamento e-mail più decisiva di cui avrai mai bisogno

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Che tu usi Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail o qualsiasi altra cosa, l'e-mail è e-mail e prima o poi la tua casella di posta è inondata. Ma un semplice sistema di smistamento ti assicureremo che non ti sembri mai sfuggito di mano e sarai sempre in cima ai tuoi messaggi.

Hai mai provato ad applicare i trucchi dell'elenco di cose da fare alla tua casella di posta elettronica? L'ho fatto. Il più delle volte, non funzionano. Ciò che non riusciamo a capire sulla differenza tra la posta elettronica e le liste di cose da fare è che le attività richiedono solo un'azione da parte tua, mentre le email riguardano la comunicazione con le persone.

Ma modificare un sistema di produttività popolare è la risposta per domare la raffica costante di e-mail. La matrice del presidente degli Stati Uniti Dwight Eisenhower per l'ordinamento delle attività è meravigliosamente efficace anche nell'ordinare le e-mail, se le modifichi correttamente.

Matrice Eisenhower modificata per e-mail

Il Eisenhower Matrix è il modo in cui ha ordinato la sua lista di cose da fare in quattro quadranti, che lo ha aiutato a capire quale compito avrebbe dovuto svolgere in seguito. La matrice di base è simile a questa e manterremo intatta quella:

Classificherai ciascuna email in uno di questi quattro quadranti. I quadranti detteranno ciò che fai con quell'email e quando agisci su di essa. Dimentica "Posta in arrivo zero", ci concentreremo solo sul fare le cose.

È meglio combinare la matrice con le cartelle in Outlook o usa le etichette di Gmail per domare la tua casella di posta Riscopri le etichette Gmail e infine doma la tua casella di postaCi sono molti trucchi per gestire il sovraccarico della posta elettronica, ma ce n'è uno proprio sotto il naso che potresti non usare: buone vecchie etichette Gmail. Leggi di più . Quindi ogni quadrante avrà il suo nome etichetta / cartella e forse anche il suo colore.

Qualunque cosa tu faccia, non cambiare il nome di questi quadranti. Quindi le tue cartelle o etichette avranno solo queste quattro categorie:

• Importante e urgente
• Importante (non urgente)
• Urgente (non importante)
• Non importante né urgente

Che cos'è "urgente"?

È facile identificare ciò che è "importante" - è una chiamata soggettiva che possiamo prendere facilmente, a seconda delle nostre priorità. Ma "urgente" mette in risalto l'immagine di un calcolo basato sul tempo e questo butta via le persone.

Rilassati, non farti prendere dal panico. "Urgente" qui significherà qualunque cosa tu voglia che significhi. Se hai una giornata impegnativa senza un solo momento da perdere, allora "Urgente" assume un nuovo significato. Se hai una giornata piena di incontri, allora "Urgente" assume un altro significato. Lascia che sia flessibile; infatti, è importante che sia flessibile.

A molti esperti di produttività piace in realtà porre un limite di tempo alla colonna "urgente" di Eisenhower Matrix, ma non è fattibile dato che le esigenze temporali della vita e del lavoro continuano a cambiare.

Non esiste una formula magica o un limite di tempo per definire "Urgente". Lo saprai quando lo vedrai. Non è una parola difficile da capire, quindi non pensarci troppo.

Mantieni la semplicità, non avere "Regole dei quadranti"

Sarai tentato di associare un'azione al tuo quadrante. Per esempio, Tutyan Bryan Lee utilizza il sistema e ha messo un'azione specifica per ogni quadrante, come "Decidi quando farlo" per "Importante ma non urgente", e "Delegalo" per "Urgente ma non importante".

Resistilo. Ci sono due problemi con questo.

In primo luogo, queste "regole di azione" finiscono per influenzare il modo in cui tagghi un'email. Se sai che devi agire su un'e-mail in questo momento ma non hai tempo per farlo, scoprirai che il tuo cervello ti induce a classificarlo in modo errato.

Secondo, un quadrante non ha sempre la stessa azione. Delegare un'attività non sarà sempre un'opzione. "Non urgente né importante" non significa che devi eliminarlo, potresti comunque aver bisogno di quell'email in seguito.

Invece, affidati alla matrice di Eisenhower e confida nella tua capacità di fare le cose. Un sistema di produttività eccessivamente complicato e specifico è quello con cui finirai per scaricare la regola della produttività in tre colpi Il sistema 3-Strike: come dare priorità al tuo elenco di cose da fareNon riesci a visualizzare l'elenco delle cose da fare? Il problema potrebbe non essere la tua produttività, potrebbe essere solo la tua priorità. Impariamo come dare la priorità all'elenco delle cose da fare e fare le cose. Leggi di più . I nomi di questi quadranti in realtà ti danno una buona idea di cosa sia un'e-mail e sarai in grado di prendere la decisione giusta di conseguenza.

Una regola d'oro: non andare avanti senza etichettare

L'idea è di ordina le tue e-mail spietatamente Non riesci a rimandare l'e-mail ogni mattina? Prova invece questo ritualeIniziare la giornata via e-mail viene regolarmente messo giù - anche se la maggior parte di noi lo fa. Controllare la posta elettronica dopo essersi svegliati è davvero così male? Leggi di più e comporta un atto di autodisciplina - non puoi passare all'email successiva senza etichettare quella che stai leggendo.

Questo è fondamentale. Ogni volta che apri un'e-mail, devi assolutamente ordinarla. Non consentire a te stesso di controllare la posta successiva se non l'hai classificata in un quadrante.

Come abbiamo discusso in precedenza, non ordinare o smistare male lo è il motivo per cui l'app per la produttività non funziona 5 motivi per cui la tua app da fare ti rende meno produttivoRinunciare alle tue liste di cose da fare? Il tuo problema non è la tua ambizione o l'app di pianificazione delle attività che usi. Il problema è nel modo in cui stai usando la tua lista di cose da fare in generale. Leggi di più . È necessario eseguire correttamente la fase di smistamento, quindi tutto il resto va a posto.

Come attaccare le tue e-mail

Ecco il bello: una volta che la posta in arrivo è stata ordinata, in realtà non avrai bisogno di molti consigli su quando e come indirizzare la tua email. Per le cose urgenti e importanti, finirai per affrontarle nel momento in cui hai del tempo libero.

Per tutto il resto, come ha detto Andy Mitchell di ActiveInbox a MakeUseOf Come gestire il sovraccarico di posta in arrivo e le liste di cose da fare nelle e-mailL'e-mail non è solo comunicazione, ma determina anche in gran parte il tuo elenco di cose da fare. Parliamo dei migliori consigli per collegare la posta in arrivo alla nostra produttività con Andy Mitchell, il fondatore di ActiveInbox. Leggi di più ,

Scegli punti a basso consumo energetico durante la giornata (come quella sonnolenta mezz'ora dopo pranzo) e rilasciali nella posta in arrivo per ingrandirli.

Se è già stata data la priorità, è facile fare le cose senza perdere un elemento da non perdere.

Alla fine di ogni giornata, agisci su tutte le e-mail ordinate, anche se dall'app per smartphone. Fidati di me, una volta che è già stata data la priorità, riesci a superarla in metà del tempo che prendi altrimenti.

È facile o difficile?

Personalmente, trovo che il metodo Eisenhower Matrix per l'ordinamento delle e-mail sia il più semplice che abbia mai usato. In realtà ha reso la mia casella di posta molto più gestibile per me e non mi sono perso nulla per questo.

Pensi che questo sistema sia facile da implementare o lo troveresti difficile? Dicci perché!

Crediti immagine: Ehi Paul Studios / Flickr