Microsoft Outlook Web vs. Desktop: qual è il migliore per te?

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Quando la gente pensa a Microsoft Outlook, pensa al client di posta elettronica del nonno. Ma sapevi che esiste anche una versione online gratuita di Outlook? Esiste, e oggi confronteremo il desktop e la versione online testa a testa.

L'ovvia differenza tra desktop di Outlook e Outlook Web è che la versione desktop non è gratuita - fa parte del pacchetto Microsoft Office, che non è economico a meno che tu non sia uno studente o un insegnante.

In che modo la versione Web gratuita di Microsoft Outlook si confronta con la sua controparte desktop a pagamento? Diamo un'occhiata più da vicino.

Il layout dell'email

Cosa puoi aspettarti quando ti iscrivi a account Outlook online gratuito? Come parte di Suite online di Office, Microsoft Outlook costituisce l'hub di comunicazione per la produttività online.

Utilizzi Microsoft Outlook sul Web proprio come faresti con il tuo account Gmail. Il client di posta elettronica online di Outlook ti consente anche di integrare più account di posta elettronica in un unico posto, come il tuo account live.com, precedentemente noto come Hotmail.

Confrontando il layout di Outlook.com con l'applicazione desktop di Microsoft Outlook, le somiglianze tra i due layout diventano molto chiare.

La navigazione dell'account, comprese tutte le sottocartelle, viene visualizzata nel riquadro a sinistra, mentre le e-mail e le anteprime effettive vengono visualizzate a destra. Questo vale sia per client online che desktop.

Quando fai clic sull'email nel tuo account Outlook.com, vedrai l'anteprima sulla destra.

Lo stesso vale per la versione desktop, tranne per il fatto che la versione desktop ha molte più icone e funzioni visualizzate nella barra multifunzione del menu (che vedremo di seguito).

In entrambi i casi, puoi anche integrarti con alcuni dei tuoi account social preferiti, ma questo non è sicuramente un punto di forza in entrambi i casi. Con Outlook online, puoi connetterti con Twitter e LinkedIn, ma la selezione dell'account è molto scarsa e il social network più popolare Ecco i social network in più rapida crescita a cui devi aderireMentre Facebook detiene la parte del leone nel mercato sociale, nuovi servizi come Kik, Snapchat e WhatsApp minacciano di rompere la stretta di Facebook sul social Internet. Leggi di più - Facebook - non è nemmeno disponibile.

Il desktop è sempre peggio quando si tratta di connessioni sociali. Sulla versione desktop, quando ho cliccato su File, accountimpostazioni e Account dei social network, Mi sono ritrovato attaccato a questa pagina Web, avvisandomi che le connessioni agli account social "non sono più supportate".

In un momento in cui l'uso dei social network continua a crescere e le linee continuano a confondersi tra messaggistica e social network, sembra strano che Microsoft possa andare nella direzione opposta e disconnettersi da questi reti.

Categorie di Outlook

Molte persone organizzano le e-mail in cartelle, ma un altro strumento di organizzazione molto efficace fornito da Microsoft Outlook è la possibilità di classificare le e-mail e di colorarle di conseguenza.

Questa funzione è disponibile nella versione web selezionando l'e-mail e facendo clic su categorie voce nel menu in alto.

Puoi cambiare qualsiasi nome di categoria in qualcosa di un po 'più descrittivo facendo clic Gestisci categorie e quindi aggiungendo una nuova categoria.

Nella versione desktop di Microsoft Outlook, sono disponibili anche le categorie. Li troverai facendo clic con il tasto destro del mouse sull'email e facendo clic su classificato dal menu a discesa o semplicemente selezionando l'e-mail, facendo clic su Casa voce di menu e scegliere Classificare dal menu della barra multifunzione.

Inutile dire che quando si ottiene un enorme volume di email Come inviare file di grandi dimensioni come allegati e-mail: 8 soluzioniVuoi inviare file di grandi dimensioni tramite e-mail ma con limiti di dimensioni dei file? Ti mostriamo come inviare file di grandi dimensioni tramite allegati e-mail. Leggi di più , l'organizzazione è molto importante e una volta che inizi a utilizzare le categorie per sistemare le cose, non crederai mai di essere in grado di cavartela senza di esse.

Regole Web di Outlook, filtri e altro

Le funzionalità più potenti che troverai disponibili nella versione web gratuita di Microsoft Outlook includono cose come la creazione di regole per le email in arrivo.

Puoi arrivare a questo facendo clic sui puntini di sospensione nel menu in alto e quindi scegliendo Crea regola ... dal menu a discesa.

Le regole di Posta in arrivo disponibili qui includono l'ordinamento dei messaggi in arrivo in base a chi lo ha inviato, a chi è stato inviato e alle parole nella riga dell'oggetto.

Questo è un elenco molto limitato, così come l'elenco di azioni, che consente solo di spostare, copiare o eliminare il messaggio, aggiungere o contrassegnare il messaggio o inoltrare, reindirizzare o inviare. Questo è tutto.

L'unico vantaggio dell'utilizzo della versione web di Outlook è che puoi impostare risposte automatiche per ogni volta che lo sei fuori dall'ufficio Come impostare un risponditore fuori sede via e-mail in OutlookCosa succede quando abbini una vacanza di due settimane a una vita lavorativa intensa? Avrai un progetto gigante quando torni a casa: e-mail! Aspetta, perché non automatizzarne una parte per te? Leggi di più , durante un periodo di tempo specifico.

Questi sono impostati dal menu Impostazioni, selezionando Risposte automatiche. Quindi, tutto ciò che devi fare è definire il periodo di tempo in cui sarai assente e incapace di rispondere alle e-mail, e il gioco è fatto.

Il desktop di Microsoft Outlook include una funzionalità Regole. In effetti, è molto più robusto della versione web. Quando fai clic su Regole dal Casa vedrai una finestra che assomiglia molto alla versione web, in cui puoi scegliere di attivare da dove viene inviata la posta elettronica, da qualsiasi cosa nella riga dell'oggetto e così via.

Tuttavia, se si fa clic su Opzioni avanzate, vedrai molte altre opzioni di attivazione, ad esempio se l'e-mail è contrassegnata come importante, se contiene parole specifiche nel corpo del messaggio, che tu sia o meno cc e così via.

Vale la pena notare che la versione desktop non fornire un'opzione di risposta automatica, a meno che non sia stato configurato Outlook per funzionare con un server Exchange. L'unico inconveniente della gestione della posta sul PC locale è che non puoi automatizzare le cose che sono in genere basate su server.

Extra di Outlook Web

Ci sono alcune cose che puoi ottenere con il Web Microsoft Outlook che non puoi ottenere con la versione desktop. Sotto le impostazioni, troverai a Gestisci componenti aggiuntivi opzione.

Queste sono app che puoi "collegare" al tuo account Outlook.com per migliorare il tuo client di posta elettronica online.

Ciò include integrazioni piuttosto interessanti come Paypal, in modo da poter inviare più facilmente denaro tramite email, Uber Ride ricorda il tuo calendario, Evernote in modo da poter salvare facilmente le e-mail nelle tue cartelle di lavoro e Di Più.

Vale anche la pena notare che mentre non è possibile abilitare una risposta fuori sede nel desktop di Microsoft Outlook a meno che non si sia connessi a un server Exchange, puoi impostare un messaggio di posta elettronica fuori sede con il tuo client Outlook Online, indipendentemente dal servizio di posta elettronica che hai aggiunto.

Extra di Outlook desktop

Quindi, cosa puoi fare con la versione desktop di Microsoft Outlook che non puoi fare online? Abbastanza, in realtà.

Mentre il tuo account Microsoft Live includerà un'app per attività e un'app di calendario, quelle non sono perfettamente integrate con il tuo client di posta elettronica come lo sono nel desktop di Microsoft Outlook.

Inoltre, con il client desktop, ottieni uno strumento davvero potente chiamato AutoArchive, in cui puoi avere il client archiviare automaticamente le e-mail meno recenti, in modo che la posta in arrivo rimanga bella e snella con uno sforzo minimo o nullo parte.

Questo da solo è abbastanza un risparmio di tempo per molte persone di optare per l'utilizzo della versione desktop di Microsoft Outlook, anche se non è gratuito (Outlook Express, la versione desktop gratuita, non è più disponibile).

La gestione della posta in arrivo è anche molto più semplice, poiché è possibile ordinare le e-mail per data, per mittente o destinatari o contrassegnare i messaggi per il follow-up e assegnare loro una data di scadenza.

Naturalmente, la parte più potente della versione desktop di Microsoft Outlook è la possibilità di personalizzarla da soli, utilizzando lo sviluppatore VBA fornito con Microsoft Office.

È possibile abilitare questa voce di menu in File>Opzioni>Personalizza il nastro e seleziona Sviluppatore dall'elenco di elementi dall'elenco a destra.

Puoi anche scaricare strumenti di terze parti per aiutarti, ad esempio Programmi anti-spam di Outlook per bloccare la posta indesiderata 5 filtri anti-spam per Microsoft Outlook che aumentano la tua protezioneMicrosoft sta perdendo la guerra per spam. Se la tua casella di posta di Outlook è sotto assedio spam, controlla i migliori strumenti anti-spam per Outlook. Leggi di più .

Quale versione è giusta per te?

Come si decide se utilizzare Outlook Online o il desktop di Outlook? La risposta è che dipende da cosa è più importante per te.

• È importante per te avere accesso al tuo client di posta elettronica da qualsiasi computer e da qualsiasi posizione? Preferisci avere una migliore integrazione con i servizi e le app online? Se questo ti descrive, allora vorrai andare con la versione online di Outlook.
• Sei più interessato alla pianificazione strettamente integrata, alla gestione delle attività e all'organizzazione delle e-mail? Sei alla ricerca di un insieme più solido di regole che puoi utilizzare per automatizzare la gestione delle e-mail in arrivo? Se sei tu, allora vorrai investire nella versione desktop di Microsoft Outlook.

Indipendentemente dalla versione scelta, l'utilizzo di Microsoft Outlook ti dà la tranquillità di sapere che stai utilizzando un prodotto Microsoft con funzionalità complete e costantemente aggiornato.

E per ulteriori informazioni su Outlook, controlla come creare una firma e-mail in Office 365 Come aggiungere una firma e-mail in Microsoft Office 365Ecco come aggiungere una firma e-mail all'app Web di Microsoft Outlook in Microsoft Office 365. Leggi di più .

Stai pensando di passare a utilizzare Microsoft Outlook come client di posta elettronica? Hai deciso se usarlo online o sul desktop? Condividi le tue opinioni nella sezione commenti qui sotto!