Come lo fanno i professionisti: evitare l'imbarazzo e offrire presentazioni perfette

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Ah! La presentazione. Alcuni di noi li adorano. Alcuni di noi odiare loro. Ma non importa cosa, di solito tutti dobbiamo darli in un punto o nell'altro, sia a scuola, lavoro o anche solo per divertimento (vedi Ispirati ai primi 20 video più visti di TED [roba da Orologio]). Alcuni addirittura scelgono di parlare in pubblico come carriera.

Parlare in pubblico e presentazioni è un'arte però - ti sei mai seduto attraverso un orrendo parlare? So di averlo fatto e ho leggermente "parlato" di loro in un altro articolo di MakeUseOf (al quale mi riferirò di tanto in tanto in questo pezzo), Evita gli omicidi di PowerPoint: come rendere le tue presentazioni avvincenti e memorabili Evita gli omicidi di PowerPoint: come rendere le tue presentazioni avvincenti e memorabiliMolti di noi hanno creato un PowerPoint e fatto una presentazione (o lo faranno ad un certo punto) e tuttavia è probabile che sia una delle cose più mal fatte su un computer. PowerPoint non valido ... Leggi di più

. Quindi, ciò che rende il Perfetto presentazione? Bene, non c'è proprio uno cosa che devi fare, ma una collaborazione di cose.

Organizzazione di ricerca e contenuti

Una ricerca approfondita è essenziale (come tutto quanto menzionato in questo pezzo) per una presentazione di successo. Ecco alcuni punti chiave per la ricerca:

• Crea un piano d'azione.
• Riunisci tutte le tue ricerche in un unico posto.
• Sii aperto a dove acquisisci la tua ricerca.
• Backup, backup, backup.
• Naviga sul Web in sicurezza.
• Organizza i tuoi file Creare ordine dal caos: 9 grandi idee per la gestione dei file del computerÈ frustrante no quando non riesci a trovare quel file? Quando hai cercato tutte le cartelle immaginabili sul tuo computer e in qualche modo si sono perse... o peggio, eliminate. Ora, ci sono eccellenti strumenti di ricerca per Windows che ... Leggi di più .
• Salva due copie: una per la modifica, una per la presentazione.

Maggiori informazioni su come conquista il tuo prossimo progetto di ricerca in modo semplice Conquista il tuo prossimo progetto di ricerca in modo semplice con questi strumentiChe tu sia a scuola o che tu abbia un lavoro, probabilmente dovrai o dovrai fare ricerche in un punto o nell'altro. E se sei come la maggior parte delle persone, dovrai farlo diverse ... Leggi di più .

L'organizzazione del contenuto può organizzare i tuoi file fisici (che è essenziale), ma può anche significare Come organizzi ciò che stai presentando al tuo pubblico. Questo aspetto verrà affrontato anche nella sezione successiva quando si copre l'assemblaggio. Nell'articolo che ho scritto (e menzionato in precedenza) su come rendere le tue presentazioni avvincenti e memorabili, ho parlato di diverse cose da fare per organizzare i tuoi contenuti nelle diapositive.

Crea un contorno

Avere un profilo all'inizio della presentazione non serve solo come introduzione, ma dà al pubblico qualcosa da guardare al futuro, senza rovinare il discorso. Vuoi mantenerlo semplice. Se hai bisogno di avere alcuni punti secondari qua e là, va bene, ma non allungare eccessivamente il contorno.

Conosci il tuo pubblico

Indipendentemente dalla sezione della presentazione (schema incluso), è importante conoscere il pubblico e parlare al loro livello. Spero che il tuo pubblico ti stia già ascoltando perché sono interessati, il che semplifica il tuo lavoro. Tuttavia, se sono lì perché loro avere per essere, hai una sfida maggiore per attirarli e collegarli a te e alla tua presentazione - ma puoi farlo mantenendo le cose semplici.

Non ingombrare i punti più importanti

Ciò è particolarmente vero se hai, proprio come stavamo discutendo, un pubblico che non è veramente "coinvolto" nei tuoi discorsi. Inoltre, riveste grande importanza ogni volta che si tratta di un argomento piuttosto secco. Tuttavia, queste sono le uniche due volte che questo è importante: dovresti sempre farlo. E a volte dovresti solo presentare i punti più importanti.

Crea la tua personale consegna

Fare in modo che le dispense coinvolgano il pubblico, ma ne hai mai creato uno per te stesso? Quante volte ti sei dimenticato dove ti trovavi, stando “lassù” da solo - tutti ti fissano… aspettando che smetti di balbettare? Spero che mai - ma penso che tutti abbiamo sperimentato questo in una certa misura.

Questo pezzo di carta è per te e solo per te - nessun altro lo vede. Dovrebbe essere organizzato in un modo che ti consenta di seguirlo facilmente, quindi in qualsiasi momento del tuo discorso, puoi guardare in basso e trovare dove ti trovi. Ciò ti consente di rimanere concentrato e in tema.

Preparazione e assemblaggio

C'è molto da fare nella preparazione e nell'assemblaggio del tuo discorso. Ci siamo già dilettati su questo argomento, in quanto "organizzazione dei contenuti" appartiene in qualche modo a questa stessa categoria.

Eseguire il backup dei dati e Avere un piano di backup

Spesso, il "backup" è elencato per ultimo o verso la fine negli articoli - l'ho fatto molte volte (come ho già detto ogni volta che ne ho l'opportunità). E io supporre questo non è il primo sezione, ma è la prima parte di questa sezione. Il motivo per cui lo menziono per primo è perché deve essere considerato primo. Dovresti essere così in cima al backup delle tue informazioni da salvare ciò che hai nel momento in cui inizi a crearle.

Una parte del backup riguarda organizzazione dei file Creare ordine dal caos: 9 grandi idee per la gestione dei file del computerÈ frustrante no quando non riesci a trovare quel file? Quando hai cercato tutte le cartelle immaginabili sul tuo computer e in qualche modo si sono perse... o peggio, eliminate. Ora, ci sono eccellenti strumenti di ricerca per Windows che ... Leggi di più , che abbiamo già trattato brevemente in questo articolo. Senza di essa, il backup non è altrettanto utile. Ma se non sei ancora organizzato, non lasciare che sia una scusa per non eseguire il backup o persino iniziare il processo di organizzazione. Puoi leggere di più su questo nell'articolo che ho collegato, ma l'idea generale è che dovresti avere un punto in cui tutto deve facilitare il backup.

Ecco quattro "must-reads" di backup su MakeUseOf:

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Il backup dei file, tuttavia, è solo una parte dell'avere un piano di backup. Cosa succede se il computer si arresta in modo anomalo? Cosa succede se il file di presentazione si perde in qualche modo? Cosa succede se si dimentica il cavo di alimentazione? Cosa succede se…

Ci sono molti scenari che potrebbero verificarsi e rendere la tua presentazione perfetta, non così perfetta. Quindi come puoi ancora hai una presentazione perfetta in mezzo al disastro? Preparandosi al peggio. Alcune delle cose più basilari sono testare e ripetere il test del file di presentazione per assicurarsi che funzioni, e salvarlo in un formato compatibile con altri computer nel caso in cui sia necessario utilizzarne uno diverso.

Inoltre, avere diverse copie del file su diverso fonti: unità flash, scheda SD, persino il cloud.

Consulta i seguenti articoli per consigli eccellenti sull'archiviazione cloud:

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Il piano di backup potrebbe differire a seconda di dove si sta svolgendo e di altri scenari diversi, ma questi sono alcuni dei principi di base. Comunque sia, pensa al futuro e pianificare di conseguenza.

Un altro articolo che potrebbe aiutarti nella creazione di un piano di backup è Come essere completamente portatile senza il proprio computer o smartphone Come essere completamente portatile senza il proprio computer o smartphoneOggi è abbastanza raro non vedere qualcuno con uno smartphone, un tablet o un laptop in un luogo pubblico come una biblioteca. Siamo diventati abbastanza dipendenti da loro, non diresti? Così dipendente, ... Leggi di più . Sebbene il messaggio generale non abbia a che fare con la creazione di un piano di backup, molti dei suggerimenti e delle tecniche funzionano in entrambi i sensi - lo so perché l'ho fatto e l'ho scritto.

"Parla prima, scrivi seconda"

Questo è tra virgolette perché non è (completamente) una mia idea, anche se prima di leggere questo metodo devo ammettere di averlo fatto un po ', ma non al 100%. Questa tecnica è stata derivata da un articolo di Justin Fried su 37signals. Prima ha descritto il modo tradizionale di preparare una presentazione:

Prima costruivo le mie presentazioni e poi le pronunciavo per secondo. Farei un contorno o creerei delle diapositive per iniziare. Proverei a pensare logicamente a come iniziare, come riempire il centro e come finire. Quindi una volta che avessi fatto tutte le diapositive, le avrei discusse per la prima volta. Di solito non ero contento del risultato. Avrei pensato eccessivamente e sottovalutato. Questo processo ha sfornato presentazioni cliniche e sterili. Che schifo.

Continua descrivendo qualcosa che ha provato, che stava parlando per primo e scrivendo per secondo:

L'anno scorso ho provato qualcosa di diverso. Ho appena iniziato a parlare (a voce alta, a me stesso) di qualcosa di cui ero appassionato. […] Qualunque cosa fosse, avrei solo parlato prima e scritto secondo.

Scoprì che le sue idee si sviluppavano in modo più naturale e avrebbero creato tutti i tipi di idee originali. Ha anche scoperto che questo gli ha permesso di essere più efficiente in termini di tempo ed è stato in grado di creare più contenuti in un breve periodo di tempo rispetto al metodo tradizionale che aveva usato in precedenza.

Pratica, pratica, pratica

Abbiamo sentito tutti la frase, la pratica rende perfetti. E per la maggior parte, è vero. Anche se siamo umani e volontà mai sii perfetto, è un dato di fatto che più pratichiamo, meglio otterremo. Quindi fallo - esercitati!

Quando ti alleni, assicurati di padroneggia quelle parole difficili da dire. Non vuoi pensare puoi dirli, poi rendersi conto che non sai come una volta raggiunta quella parola nella tua presentazione.

Inoltre, sii consapevole del tempo durante la pratica. Memorizzare tutto e non avere idea di quanto tempo stai impiegando non ti aiuterà. La pratica è altrettanto importante per imparare a consegnare tutto in modo efficiente nel tempo assegnato così come lo è per memorizzare tutto il contenuto.

Attenzione alle distrazioni: sia personali che grammaticali

Le distrazioni personali potrebbero essere difetti del linguaggio come um, ah, uh e altre parole di riempimento. Oltre ad agitarsi, abitudini nervose come lanciare i capelli e così via. Se riesci a prevenirli, come fare i capelli in modo che non siano in faccia, per favore fallo: è fonte di distrazione per tutti gli altri e toglie il tuo messaggio. Se fai fatica a parlare senza dire parole di riempimento, esercitati ancora più duramente senza di esse.

Inoltre, esercitandoti sarai in grado di concentrarti sulla consegna dei contenuti e non pensare non dicendo "uh" o qualsiasi altra parola di riempimento che sei famoso per dire. Occasionalmente potrebbero sfuggire, ma quando hai perso il pubblico perché stanno contando quante volte dici "uh", è quando è brutto e cosa devi evitare.

Per ulteriori informazioni in quest'area, consulta questo articolo, Come sbarazzarsi di Ums e Ahs di Lisa Marshall.

Ricevi feedback dagli altri

È importante ricevere feedback dagli altri intorno a te. Il feedback di una persona è bello, ma diventa sempre più prezioso quanto più diversi sono i tuoi "giudici". Inoltre, ricevere feedback da diverse fasi della presentazione, potrebbe non essere una cattiva idea. A volte il feedback di altri potrebbe innescare qualcos'altro che desideri aggiungere, il che può essere frustrante se hai aspettato di chiedere un feedback verso la fine della tua preparazione.

Non cambiare nulla prima della presentazione

Questo è chiede per una tragedia ed è controproducente per uno dei precedenti suggerimenti di "avere un piano di backup" in atto. Tutto dovrebbe essere completamente fatto e preparato a questo punto e non dovrebbero essere necessarie modifiche dell'ultimo minuto.

Assicurati che tutto funzioni prima che inizi il discorso

Di solito c'è una sorta di squadra che ti aiuta a configurare tutte le attrezzature tecniche, quindi in questo caso è ancora più cruciale. Ma questo significa anche acquisire familiarità con il modo in cui tutto funziona e gestire le tue parole Esattamente come faresti se il tuo pubblico fosse proprio di fronte a te.

Con "esattamente" intendo con tutto collegato e nella stessa posizione farai il tuo discorso. Questo non è sempre fattibile, ma se puoi avere il tuo piano di backup in atto, i tuoi discorsi memorizzati, i materiali di presentazione tutti a posto, il resto dovrebbero allenarsi bene.

Parlando e consegna

Ora che presenti il ​​tuo messaggio ci sono altre cose importanti da ricordare.

Sii reale e mostra la tua gratitudine

È importante che tu sia te stesso quando parli. Se hai più di una personalità umoristica, allora lascia che mostri. Se sei più serio e diretto, va bene lo stesso. Sii quello che sei meglio. Essendo te stesso, sei meno concentrato di qualcuno che cerca di essere qualcos'altro e Di Più focalizzato sul dare la migliore presentazione.

Inoltre, assicurati di ringraziarli per loro tempo. Si presume spesso che ciò avvenga alla fine della presentazione, ma ritengo che dovresti iniziare anche con un "grazie".

Non parlare al tuo pubblico

A nessuno piace essere parlato a. Allora perché dovresti farlo al tuo pubblico? Conoscendo il tuo pubblico ed essendo allo stesso livello in cui sono, li includi ancora di più nella tua presentazione. Questo assicura che siano molto più coinvolti e sentano di essere parte dell'argomento, anche se a malapena si riferisce a loro.

Non dimenticare il tuo telefono cellulare

Ah il cellulare! Sono sconcertato dal numero di persone che dimenticano di avere questo dispositivo. Da quanti anni sono in giro adesso? Sul serio! Ed ecco il punto: non devi lasciarlo da qualche parte. In effetti, preferisco averlo su di me. Ma io garantire che è spento, in silenzio, in modalità aereo, ecc. La modalità aereo è piacevole perché puoi ancora usarla per diverse cose senza doversi preoccupare di quella notifica e-mail o di una telefonata.

E se ritieni che il tuo telefono sia "sicuro" durante la vibrazione, ti sbagli. Può essere altrettanto distratto. Certo, forse il pubblico non può ascoltarlo (anche se a volte può). Tuttavia, puoi e voi sei la persona più importante in questo momento in quanto sei la differenza tra il pubblico che riceve correttamente o meno tutti i contenuti.

Inoltre, non dimenticare di quegli allarmi impostati. So che sul mio smartphone li faccio ignorare i controlli "volume principale", quindi se ho un allarme suona, non lo farà importa se il mio telefono è silenzioso, sarà esplosivo - assicurati di controllare quelli per assicurarti di non avere alcun imbarazzante contrattempi.

E poiché siamo su questo argomento, dovrei menzionare che abbiamo coperto alcune app Android silenzia e ripristina automaticamente la modalità della suoneria del telefono Come silenziare e ripristinare automaticamente il telefono in modalità suoneria [Android]La scuola sta per iniziare per molti di noi, il che significa un sacco di tocchi ripetitivi per mettere a tacere il telefono ogni mattina. Anche se non sei uno studente ma lavori invece, probabilmente dovrai anche ... Leggi di più . Se sei un utente iPhone, consulta l'articolo Dalla suoneria silenziosa alla composizione rapida: altri 5 consigli e funzionalità per iPhone Dalla suoneria silenziosa alla composizione rapida: altri 5 consigli e funzionalità per iPhonePer il prezzo di un iPhone, dovresti probabilmente conoscere ogni piccola funzionalità e suggerire possibilmente che puoi per ottenere il massimo da esso. Se tutto ciò che stai facendo è creare un telefono ... Leggi di più , che copre il "Non disturbare"E come silenziare i chiamanti sconosciuti.

Se possibile, utilizzare un telecomando per cambiare diapositiva

Hai mai tenuto una presentazione in cui dovevi tornare al computer e premere "diapositiva successivaTasto "? Questo può essere piuttosto noioso. Quindi, prima di parlare, vedi se c'è un telecomando che puoi usare. Ce ne sono fatti per i proiettori oppure puoi acquistarne uno per il tuo computer. Il mio HP Pavilion in realtà è venuto con un telecomando che è sicuramente tornato utile quando si sono tenute presentazioni al college.

I puntatori sono fantastici, ma distraggono anche se non utilizzati correttamente

Spesso i telecomandi hanno un puntatore laser. Se sai come usarne uno, possono essere uno strumento eccellente. Tuttavia, se non lo fai, possono essere una grande distrazione. Esercitati a usarne uno prima di supporre di sapere come fare: mantenerne uno in mano è la sfida più grande.

Non leggere le diapositive parola per parola: fai contatto visivo

Parlando di distrazioni, Questo è un grande no-no. Spero che ti sia preparato e sappia già cosa dirai. Le diapositive di presentazione non sono per voi per leggere, sono semplicemente un aiuto visivo, non una stampella. Se vuoi qualcosa da leggere, usa quel volantino che hai fatto per te stesso.

Anche se non dovresti leggere parola per parola neanche questo - assicurati di avere un sacco di contatto visivo. In effetti, la maggior parte dei tuoi discorsi dovrebbe essere pronunciata guardando il pubblico, dando solo un'occhiata alle diapositive proiettate o alla dispensa di tanto in tanto.

Non preoccuparti di come appari / sembri

Spero che abbiate preso la preparazione adeguata, quindi ormai avete fatto tutto il possibile. Non pensare a come sembri o suoni. Se hai seguito tutti gli altri suggerimenti, starai bene.

Visual Display & Projection

C'è molto su come dovrebbero apparire le tue diapositive e per questo ti rimando, ancora una volta il mio articolo menzionato in precedenza Evita gli omicidi di PowerPoint: come rendere le tue presentazioni avvincenti e memorabiliMolti di noi hanno creato un PowerPoint e fatto una presentazione (o lo faranno ad un certo punto) e tuttavia è probabile che sia una delle cose più mal fatte su un computer. PowerPoint non valido ... Leggi di più . Ecco alcuni suggerimenti per la visualizzazione:

• Sii coerente con il tema e il layout.
• Mantienilo semplice.
• Non esagerare con animazioni, suoni e transizioni folli.
• Usa media, ma media di qualità.

Ci sono un paio di consigli per gestire la visualizzazione dal tuo laptop. Entrambi sono menzionati in 25 fantastici trucchi per la tastiera di Windows 7 che stupiranno i tuoi amici 25 fantastici trucchi per la tastiera di Windows 7 che stupiranno i tuoi amici Leggi di più .

Innanzitutto è possibile attivare la modalità di presentazione di Windows, a cui è possibile accedere in Windows Mobility Center, attivata tramite il collegamento: [Finestre] + [X].

Il secondo suggerimento è decidere come proiettare lo schermo tramite la scorciatoia da tastiera [Finestre] + [P].

Inoltre, puoi avere impostazioni specifiche solo per quando stai presentando. È possibile accedervi digitando "presente"Nella casella di ricerca del menu Start e facendo clic su"Regola le impostazioni prima di fare una presentazione ”.

Dopo aver visualizzato le impostazioni, puoi scegliere se disattivare lo screen saver, un volume preimpostato e lo sfondo del desktop.

Conclusione

Accidenti! Questo è Un sacco assumere. Ma è tutti cruciale.

Ora è il tuo turno! Quali suggerimenti di presentazione hai? Hai usato queste tecniche? In tal caso, come hanno cambiato le tue presentazioni rispetto a quelle con cui non l'hai fatto? Ci piacerebbe sentire i tuoi pensieri qui sotto.

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