7 ricette IFTTT che dovresti impostare per una facile collaborazione con gli altri

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Se la pulizia è accanto a Godeness, allora l'automazione ti porterà in paradiso. Perché? Perché quando la tua vita è automatizzata, è più semplice, più pulita ed è più felice.

Ci sono pochi servizi altrettanto potenti quando si tratta di automatizzare la produttività come IFTTT. IFTTT ti aiuta risparmiare Usa IFTTT per risparmiare e fare soldiForse il modo migliore per rimanere informato sulle offerte speciali online è quello di abbracciare IFTTT, i dati popolari servizio di combinazione che consente di elaborare dati da siti Web e feed RSS in qualcosa di utile per... Leggi di più , trasforma la tua email e SMS in un tabellone segnapunti sportivo Trasforma la tua e-mail, casella di posta SMS o qualsiasi cosa in un tabellone con IFTTT ed ESPNResta al passo con la tua squadra sportiva preferita, come preferisci. Il nuovo canale ESPN per If This Then That (ifttt) ti consente di configurare facilmente SMS, e-mail e persino notifiche telefoniche per i tuoi preferiti ... Leggi di più

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Questa è solo la punta dell'iceberg con IFTTT. Proprio quando pensi di aver coperto tutto, arrivano nuove idee per le ricette. Quando si collabora con un gruppo di persone, IFTTT offre ancora più opportunità per automatizzare e semplificare il processo di collaborazione con gli altri. Di seguito sono 7 ricette utili per qualsiasi attività o progetto che stai gestendo che coinvolge un gruppo di persone.

Email al calendario

Quando lavori con un gruppo di persone che non puoi sempre dipendere dal fatto di essere al loro computer contemporaneamente durante il giorno, l'e-mail è lo strumento di comunicazione più efficace.

Oltre alla comunicazione, è anche uno dei migliori trigger di automazione là fuori, perché puoi inviare un'email da qualsiasi luogo. Le persone hanno quasi sempre la posta elettronica configurata per i loro telefoni. Quindi, la prima ricetta che puoi usare è innescare eventi di Google Calendar con la tua email.

Ecco come funziona. Nella tua e-mail (l'esempio qui è Gmail), imposta un'etichetta chiamata qualcosa come "Calendario di gruppo".

Crea un filtro in modo che qualsiasi e-mail ricevuta con l'oggetto "Calendario di gruppo" sia contrassegnata con questa etichetta. Successivamente, in IFTTT, crea un trigger di posta elettronica che cerchi tale etichetta.

Usando IFTTT, prendi il corpo di quell'email e inseriscilo nel tuo calendario condiviso. Basta scegliere l'attivatore del calendario e impostarlo per "Evento di aggiunta rapida" e fare in modo che il testo visualizzi l'indirizzo e-mail e il testo del corpo.

Ecco cosa c'è di bello in questo trigger: Se qualcuno scrive "Business Dinner domani alle 20:00" nel corpo, IFTTT inserisce in modo intelligente quell'evento nella fascia oraria domani alle 20:00 sul tuo calendario!

Ecco qui. Qualsiasi evento può essere aggiunto automaticamente al calendario del gruppo con l'oggetto giusto nell'e-mail.

L'unico problema qui è che l'e-mail di Google con cui usi IFTTT deve essere quella utilizzata per il calendario del gruppo condiviso. Finché lo hai impostato con lo stesso account Google, questa ricetta funzionerà alla grande.

Crea un evento in Google Calendar tramite SMS al numero IFTTT

La ricetta successiva è un altro modo per inserire un evento nel Google Calendar condiviso, tranne che questa volta è tramite SMS. Basta impostare un trigger SMS IFTTT con un messaggio con tag e rendere l'hashtag qualcosa di simile #GroupEvent.

Il trigger sarà di nuovo un evento di Google Calendar e tutto ciò che devi includere è il messaggio di testo stesso.

Si applica la stessa regola. Se il testo menziona un determinato giorno e ora, IFTTT è abbastanza intelligente da inserire quell'evento nella fascia oraria corretta nel tuo calendario. È un modo più conveniente per creare quegli eventi di gruppo nel calendario tramite SMS anziché e-mail, il che richiederebbe di aprire l'app di posta elettronica sul telefono quando sei in viaggio.

Invia al foglio di calcolo

Un'altra delle mie ricette di collaborazione di gruppo preferite è la ricetta Email to Spreadsheet. Questo è perfetto per quei progetti che coinvolgono un gruppo di persone che si dirigono tutti sul campo per raccogliere dati.

Tutto ciò di cui i membri del tuo gruppo hanno bisogno è il proprio telefono cellulare con connettività e-mail. Mentre raccolgono informazioni, tutto ciò che devono fare è inviare un'email con l'oggetto "addss:" seguito dal nome dei dati raccolti.

Proprio come con lo strumento da email a calendario, ti consigliamo di impostare un filtro nel tuo account e-mail per cercare quel testo all'interno dell'oggetto.

Utilizzare il campo "Ha le parole" anziché Oggetto, poiché l'oggetto includerà anche altre informazioni. Rendi questo filtro applica l'etichetta "AGGIUNGI SCHEDA TECNICA" a quell'email.

Ora, in IFTTT, crea un trigger e-mail che cerca e-mail con quell'etichetta in arrivo nella tua casella di posta.

Quindi, crea un trigger di Google Drive da aggiungere a un foglio di calcolo. Digita il nome di un foglio di lavoro di gruppo che hai creato in Google Drive e fai in modo che i dati che vengono inseriti utilizzino i tre campi - la data di ricezione, l'oggetto (che include l'elemento di raccolta dei dati) e il test del corpo (che saranno i dati si).

Questo richiederà un'e-mail in arrivo dai membri del tuo gruppo e inserirà automaticamente i loro dati nel foglio di calcolo del gruppo senza alcuno sforzo da parte tua.

Questo è un modo conveniente per raccogliere i dati in un unico posto mentre tutti sono in movimento. Pensa ai lavoratori delle centrali elettriche che vanno nelle unità sul campo per raccogliere informazioni dalle macchine; impiegati IT che corrono e raccolgono informazioni sul PC; o lavoratori politici che raccolgono informazioni sui sondaggi dai cittadini locali. Queste situazioni potrebbero beneficiare di uno strumento automatizzato come questo.

Notifiche Dropbox

Certo, a volte semplici righe di testo non lo tagliano. I membri del tuo gruppo potrebbero dover inviare interi moduli o documenti PDF alla posizione di archiviazione del team. Questa è una situazione che richiede sicuramente una soluzione Dropbox automatizzata. Con Dropbox, tutto ciò che devi fare è creare una cartella condivisa, fare in modo che tutti i tuoi compagni di squadra colleghino i loro dispositivi mobili a quella directory di condivisione con un'app Dropbox e il gioco è fatto.

Ma come si riceve una notifica quando i membri del team hanno inviato nuovi documenti nella cartella condivisa? Ah, ora c'è un lavoro per IFTTT! Innanzitutto, crea un trigger Dropbox per la cartella che hai creato in cui i membri del tuo team sono in grado di rilasciare i documenti.

L'azione sarà un SMS sul tuo telefono, che ti fornirà il nome del file e un collegamento URL direttamente alla posizione del file su DropBox.

Nel momento in cui i membri del team lanciano un documento nella cartella condivisa, tu come manager saprai immediatamente che il documento è pronto per te. Questo è un buon strumento per un insegnante che gestisce i compiti per una grande classe; un editore che sta aspettando articoli; e molti altri scenari.

Anche Dropbox può farlo avvisare di eventuali cambiamenti nelle tue cartelle cloud. Questa semplice ricetta ti aiuta ad ampliare le tue opzioni con altri strumenti di notifica.

Data di notifica e SMS

Un altro bisogno comune di gruppi di persone che lavorano insieme sono incontri costanti. È una necessità sfortunata, ma non c'è modo migliore per tenere un gruppo in pista rispetto alle riunioni regolari in cui tutti fanno il check-in per segnalare i progressi. Il problema è che ci sono sempre persone che dimenticano le riunioni.

Se si desidera porre rimedio a questo, un approccio interessante consiste nell'utilizzare il trigger Data / ora in IFTTT. Puoi usarlo per attivare qualsiasi cosa, dalle notifiche e-mail a iPhone, ma nell'esempio di seguito sto usando uno scenario in cui il gruppo comunica attivamente tramite una pagina Facebook. Puoi attivare una notifica su una pagina Facebook con IFTTT, ma prima devi creare il trigger giorno / ora.

Quindi crea semplicemente il messaggio personalizzato che vuoi lanciare sulla pagina Facebook quando si avvicina il momento della riunione.

Se il gruppo utilizza attivamente quella pagina, non dovresti avere una sola persona assente alla riunione.

Pagina Facebook #Aiuta Hashtag a Group Email

Ecco un altro scenario. Supponiamo che tu gestisca un'azienda che ospita siti Web e hai una base crescente di clienti che necessitano del tuo supporto tecnico. Il tuo team di supporto tecnico è eccezionale, ma i tuoi clienti si lamentano del fatto che non è sempre facile contattare l'assistenza tecnica.

Ecco un modo per coinvolgere i tuoi clienti nel supporto tecnico. Offri di pubblicare qualsiasi domanda di help desk sulla tua Pagina Facebook con l'hashtag #Aiutoe invii immediatamente quel messaggio a tutto il gruppo di supporto tecnico.

Il trigger su IFTTT è un trigger di pagina Facebook in cui è stato impostato l'hashtag.

Tale trigger andrà all'output della notifica e-mail. Rendi l'oggetto un flag come "GROUP-HELP" e inserisci il messaggio del post nel corpo.

Questo andrà al tuo indirizzo e-mail, quindi basta creare un filtro nel tuo account e-mail e farlo inoltrare automaticamente quel messaggio a tutto il team del personale di supporto tecnico. Facile!

La prossima volta che uno dei tuoi clienti nota che i tuoi server sono inattivi, puoi fidarti che l'intero gruppo di supporto tecnico ne verrà a conoscenza esattamente nello stesso momento - nel momento in cui un client lo segnala!

Toodledo per e-mail al termine delle attività

Una delle migliori aggiunte a IFTTT secondo me è stata Toodledo. Avrai bisogno di una sorta di elenco di cose da fare per gestire completamente un gruppo e con Toodledo integrato in IFTTT, puoi fare qualsiasi tipo di fantastica automazione con esso.

Ad esempio, non sarebbe bello ricevere una notifica ogni volta che qualcuno nel tuo team completa il proprio compito?

Nessun problema. Crea un trigger in IFTTT ogni volta che viene completata un'attività.

Dal lato dell'output, selezionare e-mail. La cosa fantastica è che questa email può essere inviata a più persone, non solo al tuo account email registrato con IFTTT. È possibile digitare fino a cinque indirizzi di persone che devono sapere quando il team completa le attività.

Ci sono altre cose che puoi fare con Toodledo, come puoi vedere dalla lista dei trigger sopra. È inoltre possibile attivare la creazione di nuove attività o solo nuove attività con determinati tag.

Condividi i tuoi trucchi e le tue ricette

Con un po 'di creatività, è notevole quanto puoi automatizzare la collaborazione dei singoli membri in un gruppo. Lavorare con altre persone può essere una serie complessa di compiti, sfide e successi - quindi perché non semplificare il tutto automatizzando tutte le comunicazioni, la pianificazione e la gestione che puoi? In questo modo, puoi concentrarti sul progetto in corso, che a sua volta produrrà un risultato finale molto migliore.

Hai mai usato IFTTT per automatizzare le attività di gruppo? Condividi alcuni dei tuoi trucchi e ricette nella sezione commenti qui sotto!

Crediti immagine: Sostenibilità creativa Via Flickr