6 modi per garantire di offendere, arrabbiare e infastidire con ogni email che invii

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Le email sono difficili. È davvero difficile capire cosa vuoi veramente dire in una e-mail, e la metà delle volte le persone ti fraintendono quasi sempre. Gran parte del problema deriva dal fatto che le persone con cui stai scrivendo non riescono a vedere la tua faccia. Non riescono a vedere il sorriso sul tuo viso e non puoi vedere l'espressione sul loro viso - il naturale la capacità umana di comprendere l'emozione nelle parole attraverso l'espressione facciale è completamente nulla in un e-mail.

Quindi, cosa può sostituire l'espressione facciale e il tono della voce? In che modo riesci a trasmettere efficacemente il tuo messaggio senza che tutti i tuoi amici o tutti in ufficio vengano rispettati in modo regale?

Lo scrittore Peter Drucker una volta scrisse, "La cosa più importante nella comunicazione è ascoltare ciò che non si dice“. Vorrei fare un passo oltre e dire che la cosa più importante nell'invio di un'e-mail è chiarire quanto basta affinché il destinatario

non lo fa ascolta ciò che non è stato detto. In effetti, ciò che causa la maggior parte dei problemi con la comunicazione e-mail è quando la persona che riceve l'e-mail interpreta ogni sorta di cose terribili che hai insinuato, anche quando ne hai scritto solo uno linea.

Questo è ciò che porta all'odio e al malcontento. Questo è ciò che genera risentimento. Questo è il motivo per cui il ragazzo dall'altra parte del tavolo durante l'incontro mattutino ti sta fissando, perché lo avevi ricevuto per email che hai inviato ieri pomeriggio, e l'ha preso come un attacco personale.

Crea la tua e-mail perfetta

Qui a MUO, abbiamo trattato molto dell'aspetto tecnico dell'invio di email, come invio di e-mail in forma anonima Come inviare e-mail anonime: 5 metodi invisibiliInviare un'e-mail anonima non è difficile. E ci sono motivi legittimi per utilizzare un account di posta elettronica anonimo. Ti mostriamo come. Leggi di più o la mia email su invio di email da Excel Come inviare e-mail da un foglio di calcolo Excel utilizzando gli script VBAIl nostro modello di codice ti aiuterà a configurare e-mail automatiche da Excel utilizzando Collaboration Data Objects (CDO) e script VBA. Leggi di più . Ma per quanto riguarda il lato emozionale dell'email? Che ne dite di come vi imbattete nelle vostre e-mail e di modi migliori per presentarvi con la parola scritta che non farà in modo che tutti vi facciano tacere continuamente?

Bene, non è senza molto dolore e sofferenza che posso stare qui oggi e dirti che ora sono in grado di aiutare. Ho commesso quasi tutti gli errori che possono essere commessi con la posta elettronica, a partire dai primi giorni alle college, quando ho tentato di avviare un'attività di marketing multilivello inviando un'e-mail di massa a tutti città universitaria. Nel giro di un giorno, il mio account è stato chiuso per 24 ore e un grosso, brutto avvertimento da parte dell'amministratore del mainframe IBM su ciò che definisce "spamming".

Non è stata una lezione sull'etichetta e-mail, in quanto è stato un campanello d'allarme che l'e-mail può davvero metterti nei guai se la gestisci in modo errato. Nel corso degli anni ho offeso le persone, mi sono offeso e mi sono imbattuto in epiche battaglie tra parole e bruciore con le persone. Vorrei dire che qualcuno ha vinto, ma nessuno vince mai. Ecco perché oggi sono qui, nella speranza di aiutare le future legioni del pubblico delle e-mail a preparare meglio quelle e-mail prima di fare clic sul pulsante Invia.

1. Invio di un romanzo

Uno dei miei primi peccati colpevoli quando ho iniziato a lavorare come ingegnere era che scrivevo quasi sempre e-mail che si estendevano su tre o quattro paragrafi. Il motivo non era solo perché posso scrivere abbastanza velocemente, ma perché mi sono sempre sentito come se avessi lasciato fuori qualche dettaglio, le persone non avrebbero davvero capito di cosa stavo parlando. Questo può essere vero in una certa misura - e arriveremo a e-mail che sono troppo brevi in ​​un minuto - ma c'è qualcosa da dire per semplicità.

Quando scrivi email così complicate, non riesci a trasmettere il tuo messaggio in vari modi. Innanzitutto, il fatto che tu abbia scritto così tanto implica per la persona che hai poco rispetto per il loro tempo, e se lo fai troppo spesso sei obbligato a infastidirli. In secondo luogo, mentre un'e-mail di 500 parole organizzata in più paragrafi ha molto senso tu, probabilmente confonderai tutti e darai loro un'emicrania.

Se sei un fabbro di parole e tendi a scrivere troppo, allora torna sempre indietro e mettiti al lavoro per "tagliare" quelle frasi. Trova nuovi modi creativi per accorciarli, o forse puoi rimuoverli del tutto. Forse stai offrendo troppe informazioni. Di 'alla gente quello che loro bisogno sapere, non quello che vuoi che sappiano tu conoscere. Sai?

2. Invio di un'e-mail di due parole

L'offesa opposta alla nuova e-mail sono le e-mail di una o due parole che non spiegano nulla. È simile a quando chiedo ai miei figli a tavola, "Quindi com'è stata la tua giornata?"Dopo un momento, una risposta riluttante, “Bene."Non sono sicuro del motivo per cui mi preoccupo, premo. “Cosa hai fatto, qualcosa di divertente?"L'inevitabile risposta, "No, non proprio.”

Onestamente non capisco perché alcune persone si preoccupino persino di usare la posta elettronica. Se sei fortunato, un'email di questa persona conterrà una singola frase completa. Se sei sfortunato, la persona ti chiederà di fare qualcosa per loro, ma non si preoccuperà di spiegare esattamente cosa vogliono che tu faccia. È un po 'come inviare un messaggio di soccorso alla radio quando ti perdi in mezzo al deserto e non riesci a informare l'equipaggio di soccorso quali sono le tue coordinate.

È estremamente frustrante, perché le persone devono lottare per capire di cosa stai parlando. Ancora peggio, potresti effettivamente costringerli a perdere tempo a rispondere alla tua e-mail, solo per chiederti di elaborare un po 'di più.

Sospetto che la maggior parte delle persone con questo problema scriva email così brevi perché la digitazione è un esercizio così scrupoloso. Non tutti possono scrivere da 60 a 70 parole al minuto, quindi devi provare un po 'di simpatia per questo gruppo.

3. L'invio di un'e-mail di massa vale per una persona

Vuoi davvero spennare la gente? Invia un'email di massa a tutti nel tuo ufficio semplicemente per rimproverare una singola persona per qualcosa che ha fatto di sbagliato. Io chiamo questa e-mail di "umiliazione pubblica". Di solito, tutti in ufficio possono già sapere che una determinata persona ha commesso un errore, ma il manager non può lasciarlo da solo. Quindi, inviano un'e-mail di massa a tutti spiegando in dettaglio e in modo lancinante perché una determinata azione è così sbagliata da fare, o perché quel particolare errore è così grave.

Devo ammettere che in alcuni dei miei ruoli manageriali in passato, sono scivolato in questo comportamento. Ho visto anche altri miei colleghi farlo. È un errore facile da fare, perché in realtà potresti voler assicurarti che tutti gli altri che gestisci non commettano lo stesso errore. La realtà è che se tutti lo sanno già, la persona che ha commesso l'errore è umiliata. Se non lo sanno, tutti sono confusi e incerti sul fatto che tu ne stia parlando o meno.

Renderlo semplice: parla del problema specifico con la persona che ha commesso l'errore. Quindi, se ritieni che sia abbastanza importante per tutti, invia un avviso ma fai sembrare che sia solo un "FYI" generale inviato dalla direzione superiore - questo rimuove il tono accusatorio e lo rende meno personale.

4. Utilizzando avverbi drammatici

Un altro comportamento molto comune nelle e-mail, di solito da persone molto appassionate del loro lavoro in generale o di un progetto specifico che è in discussione. Tale comportamento è l'abuso di avverbi molto drammatici. Frasi come, “Quel design è semplicemente orribilmente sbagliato" o "Questo approccio è dolorosamente vago ” serve solo a introdurre emozione nella discussione.

Quando guardi quelle frasi senza avverbi, puoi vedere quanto sono più professionali e molto meno antagonisti. Altrimenti, ti imbatti semplicemente in un marmocchio troppo drammatico e viziato.

Provalo senza avverbi. Quel disegno è sbagliato. Questo approccio è vago.

Potrebbe non piacere al destinatario, ma non li attacca e nemmeno li mette sulla difensiva. È più professionale e potresti effettivamente essere in grado di lasciarti passare da adulto maturo, anche quando non sei d'accordo con qualcuno.

5. Uso eccessivo della voce passiva

In realtà non è stato fino a tardi nella mia carriera di scrittore che ho davvero, veramente imparato e capito la voce passiva. Il problema con l'apprenderlo è che inizi a vederlo ovunque. Uno degli usi più diffusi della voce passiva è nelle e-mail, perché la voce passiva consente a una persona di separarsi da un'azione.

Invece di dire, "Ho guidato il cliente all'aeroporto ”, che pone la responsabilità direttamente sulle tue spalle, potresti invece scrivere: "Il cliente è stato portato all'aeroporto. "

Questo è un comportamento comune tra le persone che sono nervose nell'assumersi la responsabilità di qualsiasi cosa, perché se qualcosa va storto, non vogliono essere incolpati. Queste sono le stesse persone che si lamentano quando coloro che si assumono rischi - quelli che si assumono la responsabilità di ottenere risultati - ottengono riconoscimenti o promozioni. La verità è che le persone vedono attraverso la voce passiva nelle e-mail. Se hai finito un compito o hai raggiunto un obiettivo, non aver paura di prenderti il ​​merito!

6. Accarezzandoti sulla schiena

Stranamente, l'estremo opposto delle persone che usano sempre la voce passiva nelle e-mail, sono le persone che scrivono quasi sempre di tutto in prima persona. Leggendo le loro email, potresti pensare che un progetto non sia stato uno sforzo di gruppo, è stato un risultato personale. Penseresti che la persona che ha inviato l'e-mail abbia fatto assolutamente tutto il lavoro!

Come riconosci queste e-mail? Conta le occorrenze della parola "I".

Leggendo un'email di questo tipo di persona, è chiaro che sentono che il mondo intero gira intorno a loro, e che tutti dovrebbero dare loro complimenti costanti per tutto il lavoro che hanno svolto da soli compiuto. Queste e-mail invariabilmente lasciano i compagni di squadra sentirsi abbattuti e completamente non apprezzati. Questo approccio è il percorso rapido verso la rabbia e l'isolamento dai tuoi pari.

Sono sicuro che ci sono molti altri tipi di email che infastidiscono e offendono le persone. Scommetto che anche tu hai la tua lista! Quali tipi di e-mail ti mettono davvero in difficoltà? Quali tipi sono i tuoi animali domestici? Condividi i tuoi pensieri nella sezione commenti qui sotto.

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