Consenti alle regole di Outlook di gestire la posta in arrivo

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Ci sono momenti nella vita in cui le regole sono spiacevoli. Tuttavia, quando si tratta di applicazioni come Outlook, le regole possono essere salvavita, soccorritori ed eliminatori di disordine. Sia che usi Outlook 2016 sul desktop o Outlook.com sul Web Microsoft Outlook Web vs. Desktop: qual è il migliore per te?Outlook.com è un potente client di posta elettronica online fornito gratuitamente con Office Online. Ma Outlook sul Web può competere con la sua controparte desktop? Il nostro confronto con Outlook ti aiuterà a decidere da solo. Leggi di più , le regole sono disponibili per ti aiuta a rimanere organizzato Come saltare attraverso le tue email in Microsoft OutlookNon lasciare che le tue e-mail monopolizzino la tua giornata, usa questi suggerimenti di Outlook per riprendere il controllo della Posta in arrivo. Leggi di più .

Quali sono esattamente le regole?

Per Outlook, le regole sono strumenti che è possibile utilizzare per spostare e contrassegnare automaticamente le e-mail e per avvisarti di quelle specifiche. Dopo aver impostato una regola, tutti i nuovi messaggi che arrivano alla tua casella di posta saranno presi in considerazione per te secondo le regole che hai impostato che si applicano.

Le regole vengono comunemente utilizzate per i messaggi ricevuti, ma è anche possibile crearle per le e-mail inviate. Ad esempio, puoi essere avvisato quando l'email viene recapitata e letta o scegliere di rinviare la consegna Come richiamare un'e-mail in Outlook dopo averla inviataHai mai premuto Invia e te ne sei pentito qualche istante dopo? Siamo stati tutti lì, desiderando di poter annullare l'invio. Ti mostriamo come richiamare un'email in Outlook o ritardare l'invio in Gmail. Leggi di più per un certo periodo di tempo.

Come si possono usare le regole?

Sia in situazioni lavorative che personali, le regole di Outlook possono fornire un'efficace organizzazione dei tuoi messaggi e tenerti aggiornato su elementi importanti. Ecco alcuni esempi di base ai quali è possibile fare riferimento.

• Chiedi a tutte le e-mail di un determinato contatto di richiedere un avviso sul desktop.
• Fai spostare tutte le e-mail con una parola specifica nella riga dell'oggetto in una determinata cartella.
• Elimina tutte le e-mail con testo specifico nel corpo del messaggio.

Le regole possono essere dettagliate e avanzate come preferisci perché esiste una varietà di opzioni. Ecco alcuni casi in cui è possibile definire più parametri.

• Chiedi a tutte le e-mail di un determinato contatto con una parola specifica nella riga dell'oggetto di riprodurre un suono di avviso personalizzato.
• Fai spostare tutte le e-mail con allegati in un intervallo di dimensioni e in un intervallo di date specifici in una determinata cartella.
• Fai contrassegnare tutte le e-mail in cui ti trovi sulla linea CC che soddisfano le richieste e contrassegnate come importanti.

Come è possibile accedere alle regole?

Outlook 2016

Se stai utilizzando Outlook 2016 sul desktop, vedrai Regole nella parte superiore del Mossa sezione quando sei sulla Casa scheda.

Se hai un messaggio aperto, vedrai Regole in alto quando sei sul Messaggio scheda. Quando fai clic Regole, hai opzioni rapide per il messaggio attualmente visualizzato a Sposta sempre e-mail da quel mittente o inviate specificamente a te, a una determinata cartella. Hai anche opzioni per Crea una regola o Gestisci regole e avvisi.

Outlook.com

Se sei utilizzando Outlook.com nel tuo browser Outlook.com ottiene regole avanzate, Annulla funzionalità, Risposta in linea e altroLa distribuzione ora a tutti gli utenti di Outlook.com sono quattro nuove funzionalità destinate a semplificare molto la vita della tua e-mail: regole avanzate per l'ordinamento, una funzione di annullamento, risposte in linea e una migliore funzione di chat. Leggi di più , fai clic sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra, quindi seleziona Gestisci regole. Nella schermata successiva vedrai un elenco di regole attive.

Come si possono aggiungere e creare regole?

Outlook 2016

È qui che inizia la vera magia. È possibile selezionare una delle azioni di regole rapide sopra descritte e spostare i messaggi con il mittente specifico o solo quelli inviati all'utente con un semplice clic. Ma se vuoi essere dettagliato con le tue regole, avere determinate esigenze o desideri organizzarti meglio, Outlook sicuramente ti copre.

In Outlook 2016, selezionare Regole dal menu principale e quindi Crea regola. Successivamente vedrai una finestra pop-up con le condizioni e le azioni di regola comunemente utilizzate. Puoi selezionare più di una casella per restringere le condizioni. Più di un'azione può anche essere scelta se necessario.

Al termine, fai clic su ok. La finestra di conferma ti permetterà di contrassegnare una casella per eseguire la regola sui messaggi nella cartella corrente, utile per occuparti di una grande quantità di messaggi a cui si applica la regola. Puoi anche selezionare il Opzioni avanzate pulsante per ulteriori parametri, che è descritto di seguito.

Inoltre, è possibile selezionare Gestisci regole e clicca Nuova regola. Scegli il tipo di regola che desideri iniziare dall'elenco, che può essere modificato nella schermata seguente e fai clic su Il prossimo. Ti verrà quindi presentato il Procedura guidata regole, che è la stessa finestra che si apre se si sceglie Opzioni avanzate menzionato sopra.

Utilizzerai le caselle di controllo per contrassegnare tutte le condizioni che desideri. Quando ognuno è contrassegnato, verrà visualizzato nella casella Passaggio 2 sotto di esso. In quell'area del passaggio 2, verranno utilizzati i collegamenti per specificare i parametri.

Ad esempio, se hai scelto di applicare una regola utilizzando determinate parole nel messaggio, fai clic sul termine parole specifiche e poi inseriscili nella finestra successiva. Clic Inserisci e tutte le parole o le frasi che si desidera applicare verranno visualizzate nella casella sottostante. Clic ok e quelle parole o frasi sostituiranno quindi il termine parole specifiche nel passaggio 2.

Clic Il prossimo e aggiungi le azioni da applicare alla tua regola. Anche in questo caso, è possibile scegliere più di uno e configurare i parametri nella casella Passaggio 2, se applicabile. Ad esempio, se hai scelto di spostare una copia dell'e-mail in una cartella, fai clic su cartella specifica per effettuare la selezione. Clic ok e l'elemento scelto apparirà nella casella Passaggio 2.

Puoi selezionare più opzioni per la tua regola facendo clic Il prossimo e se hai finito, fai semplicemente clic finire. Assegna un nome alla regola, eseguilo facoltativamente nella posta in arrivo e assicurati che la casella di controllo per attivare la regola sia contrassegnata. Clic finire e siete pronti.

Outlook.com

Sopra Outlook.com, fai clic sull'icona a forma di ingranaggio, seleziona Gestisci regole e fai clic su Nuovo pulsante. Utilizzerai gli stessi tipi di condizioni e azioni descritti sopra per la versione desktop, sebbene con opzioni più limitate.

Innanzitutto, scegli la condizione dall'elenco a discesa e inserisci il parametro accanto. Quindi, seleziona l'azione e, di nuovo, seleziona il parametro.

È possibile fare clic sull'icona più per aggiungere condizioni e regole per un filtro più efficace. Se cambi idea o commetti un errore, premi l'icona del cestino per eliminare quell'elemento. Al termine, fai clic su Crea regola.

Come possono funzionare le regole per te?

Per le e-mail di lavoro e personali, le regole possono essere molto utili e qui ci sono solo alcuni esempi.

Per lavoro

• Chiedi a tutte le e-mail del CEO di riprodurre un suono di allarme e visualizzare un avviso sul desktop.
• Fai spostare tutte le e-mail dal tuo team di progetto nella cartella del progetto più quelli di alcuni membri del team vengono spostati in sottocartelle specifiche.
• Hai tutte le email mentre sei fuori dall'ufficio Come impostare un risponditore fuori sede via e-mail in OutlookCosa succede quando abbini una vacanza di due settimane a una vita lavorativa intensa? Avrai un progetto gigante quando torni a casa: e-mail! Aspetta, perché non automatizzarne una parte per te? Leggi di più , che hanno allegati entro tale arco di tempo, sono contrassegnati come follow-up.

Per personale

• Fai contrassegnare tutte le e-mail del tuo coniuge come importanti e stampate.
• Hanno tutte le e-mail con la parola Borsa di studio nell'oggetto o nel corpo del messaggio essere inoltrato ai tuoi genitori.
• Ricevi tutte le e-mail da un negozio specifico con la parola account essere spostato in una determinata cartella mentre quelli con la parola vendita essere cancellato.

Come vengono gestite le regole?

Outlook 2016

Nella versione desktop di Outlook, fai clic su Regole dal menu e selezionare Gestisci regola e avvisi. Questa finestra ti mostrerà tutte le regole attive che hai impostato. È possibile creare una nuova regola o modificarne una corrente, copiare o eliminare una regola ed eseguire tutte le regole in una determinata cartella o posta in arrivo. Se selezioni Opzioni, puoi anche esportare o importare facilmente le tue regole.

Outlook.com

Se la versione online di Outlook, fai clic sull'icona a forma di ingranaggio dall'alto, seleziona Gestisci regolee vedrai un elenco di tutte le regole correnti. Hai quindi le opzioni per ordinarle, eliminarle o modificarle.

Usi le regole di Outlook?

È possibile risparmiare tempo nella ricerca di e-mail, rimanere aggiornati su messaggi importanti e Mantieni la posta in arrivo senza ingombri Suggerimento di MS Outlook: come organizzare automaticamente le e-mail in arrivo Leggi di più con le regole di Outlook. Una volta che inizi a creare regole, diventa un processo semplice e rapido e possibile risparmia tempo, energia e seccature 6 Best practice per Outlook per aumentare il flusso di lavoroSe trascorri molto tempo utilizzando Outlook, dovresti esaminare il tuo flusso di lavoro. Fai in modo che la tua email funzioni per te e risparmia tempo per attività più importanti. Leggi di più lungo la strada.

Usi le regole? Se è così, ti hanno aiutato e come? In caso contrario, perché non le hai provate? Sentiti libero di condividere i tuoi commenti qui sotto!

Credito immagine: Semafori di chonlathit_stock tramite Shutterstock