Incontri vs. Riunioni: due applicazioni Mac per la gestione di ordini del giorno e minuti

Annuncio pubblicitario

Se hai bisogno di ordini del giorno e verbali delle riunioni dettagliati e dettagliati, due applicazioni Mac Store - entrambe chiamate Meetings - offrono utili soluzioni non disponibili in altri software OS X.

Riunioni ($ 12,99) di Exquisitus Inc e riunioni ($ 19,99) di Command Guru ognuno offre una serie di caratteristiche simili, con alcune importanti funzioni di differenziazione per distinguerle. Nonostante abbia scoperto di recente il potere di Evernote per l'organizzazione di riunioni Come utilizzare Evernote per gestire le riunioniSapevi che gli strumenti e le funzionalità più recenti di Evernote lo rendono un'applicazione molto utile per la gestione delle riunioni? Leggi di più , ognuna di queste applicazioni include funzionalità non ancora offerte dal colosso che prende appunti.

Entrambe le applicazioni possono essere sincronizzate tra OS X e le loro app iOS controparte, ma oggi mi concentrerò sulle versioni di OS X.

Riunione di Exquisitus Inc ($ 12,99) [Non più disponibile]

Exquisitus 'Meetings è un'app divisa in tre parti: una sezione per gli ordini del giorno e i minuti (gestita sotto il Temi attivi sezione), un calendario dedicato (etichettato Pannello di controllo), e un Ingresso sezione per un elenco di promemoria, elementi di azione e argomenti della riunione.

L'applicazione può essere un po 'difficile da capire al primo avvio. Per impostare una nuova riunione, selezionare File> Nuovo argomento della riunioneoppure fai clic sul pulsante più "+" nella barra laterale. A differenza delle riunioni di Command Guru, questo programma ti consente di aggiungere i nomi e i rispettivi indirizzi e-mail dai tuoi contatti, il che, come vedrai, semplifica l'invio di ordini del giorno e minuti.

Fai clic sul piccolo "+ Punto dell'ordine del giorno"Per aggiungere il primo punto all'ordine del giorno di una riunione. Anche se puoi anche usare la scorciatoia da tastiera Maiusc + Comando + G per aggiungere un nuovo elemento, sarebbe ancora meglio se gli utenti potessero premere la combinazione Maiusc + Invio per aggiungere rapidamente gli elementi dell'agenda durante la digitazione.

Si noti che i punti dell'ordine del giorno per questa applicazione includono la possibilità di aggiungere una nota adesiva e un allegato a ciascuno elemento e un pulsante per rientrare in modo selettivo gli elementi dell'agenda, due in primo piano per questa particolare applicazione. I singoli punti dell'ordine del giorno possono anche essere inviati direttamente dall'applicazione a tutti o partecipanti alla riunione selezionati.

Uno dei vantaggi dell'utilizzo di questa applicazione rispetto all'approccio Evernote è che gli argomenti dell'agenda possono essere facilmente spostati. Ciò è utile sia quando si creano gli ordini del giorno sia quando si apportano modifiche all'ordine del giorno all'inizio o durante la riunione.

Creazione di minuti

Dopo aver aggiunto tutti gli elementi dell'agenda, fare clic su Nuovo incontro pulsante per impostare i minuti. Dopo aver creato i verbali della riunione, eventuali modifiche all'ordine del giorno dovranno essere modificate manualmente nei verbali della riunione, quindi potrebbe essere una buona idea creare solo minuti dopo i partecipanti approvano l'ordine del giorno.

Un altro vantaggio di questo approccio è che se le riunioni utilizzano regolarmente gli stessi punti dell'ordine del giorno per ciascuno riunione, puoi semplicemente fare clic sui pulsanti Nuova riunione per creare un nuovo set di minuti per il futuro incontri. Naturalmente, l'agenda può anche essere modificata per ogni nuovo incontro.

Come per gli argomenti dell'agenda, i minuti possono essere inviati via e-mail, esportati in PDF o RTF, copiati negli Appunti o impostati per riduione di prezzo Markdown qui: usa Markdown Text in Gmail e fallo renderizzare [Chrome] Leggi di più Formattazione HTML. Quando gli ordini del giorno o i minuti vengono inviati via e-mail, Meetings inserisce automaticamente gli indirizzi e-mail e il contenuto della riunione. Questa è una funzione mancante dall'applicazione rivista di seguito.

Aggiunta di azioni e cose da fare

Uno degli scopi più importanti delle riunioni è identificare ciò che deve essere fatto e assegnare le scadenze. Le riunioni di Exquisitus includono tre modi utili per aggiungere promemoria. Puoi usare il File> Nuova azione voce di menu, fare clic su Articoli di azioni nella parte in alto a destra della sezione riunioni o aggiungi promemoria nella Dashboard.

L'uso della funzione Dashboard consente di assegnare scadenze agli articoli, nonché di presentare altri eventi del calendario e promemoria.

Ciò che è utile anche su Meetings è che tutti i tuoi argomenti, ordini del giorno e minuti sono conservati in un'unica applicazione ed esportati nell'app equivalente Meetings per iOS ($ 4,99) [Non più disponibile].

Meetings by Command Guru ($ 19,99) [Non più disponibile]

Meet Guru di Command Guru per Mac ha un layout pulito ma colorato, con un'interfaccia che ho trovato intuitiva. Nonostante costino $ 7 in più rispetto all'applicazione di Exquisitus, non è così completo per l'impostazione e la condivisione di ordini del giorno e minuti. Fortunatamente, una versione di prova di 30 giorni di questa applicazione può essere scaricata dal sito Web dello sviluppatore.

Per creare una nuova riunione, selezionare File> Nuovoe aggiungi il titolo, la data e il luogo della riunione. Ci sono sezioni dell'interfaccia utente per l'aggiunta di nomi dei partecipanti alla riunione, punti di preparazione e agenda, note di discussione, decisioni e attività. Puoi anche selezionare per nascondere le sezioni che non ti servono. Questi sono molto utili e alcuni di essi non sono disponibili nell'applicazione Exquisitus.

Sfortunatamente, questa applicazione non si connette all'app Contatti del tuo Mac, quindi dovrai inserire manualmente i nomi e gli indirizzi dei partecipanti. Non ci sono anche scorciatoie da tastiera per aggiungere voci all'ordine del giorno, sebbene ci sia una funzione chiamata "Smart Task" che, quando abilitata, ti permette di inserire e aggiungere elementi usando un tasto di scelta rapida assegnato.

Un altro svantaggio di questa applicazione è che non esiste alcuna funzione per l'utilizzo degli argomenti dell'agenda per l'impostazione dei minuti. Quindi, essenzialmente, devi ricreare gli argomenti dell'agenda per le discussioni, se scegli quell'approccio.

L'unica funzione di esportazione per questa applicazione è inviare e-mail e l'esportazione finita sembra migliore del layout prodotto dall'applicazione di Exquisitus. Come accennato, questo programma non inserisce indirizzi email e elenca anche i nomi dei partecipanti in verticale, occupando una quantità di spazio non necessaria.

Come l'applicazione di Exquisitus, Meetings si sincronizza anche con l'app iOS Meetings equivalente ($ 4,99) tramite iCloud.

Conclusione

Entrambe queste applicazioni per riunioni forniscono una soluzione tanto necessaria non precedentemente disponibile nella piattaforma Mac. E sebbene ce ne siano molti forti App per riunioni iOS MinuteTaker e Meetings ti aiutano a produrre report di minuti professionali per iPadNella mia Guida in linea online gratuita a MakeUseOf, in cui ho fornito alcuni suggerimenti per pianificare e tenere riunioni sul Web, ho fatto riferimento a qualche minuto anche prendendo app. Mentre pochissimi di noi ... Leggi di più , è fantastico che queste applicazioni desktop siano accompagnate da versioni mobili che sincronizzano i dati, poiché digitare iPad non è l'idea di tutti di divertirsi. D'altra parte, le versioni di iPad sono ottime da avere per la revisione dei contenuti.

Scarica: Exquisitus 'Meetings [Non più disponibile] ($ 12,99) / Command Guru's Meetings [Non più disponibile] ($ 19,99)

Per altri suggerimenti su come pianificare e tenere riunioni, dai un'occhiata al nostro servizio gratuito guida alle riunioni online scaricabile Guida alle riunioni online: software e strategiaI moderni servizi di videoconferenza sono facili da usare e disponibili per quasi chiunque abbia un computer o uno smartphone. La possibilità di connettersi e incontrare persone online significa che non siamo più limitati dalla posizione geografica. Leggi di più . Ci piacerebbe anche conoscere le funzionalità che vorresti vedere aggiunte a queste applicazioni per riunioni.