Stufo di riunioni inefficienti? Invia queste 8 regole al tuo capo

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La stragrande maggioranza di noi sa quanta riunione può essere utile sia sul nostro tempo che sulla nostra produttività. Ma se una riunione è ben organizzata (e ben gestita), non vi è alcun motivo per cui non possa migliorare la produttività, il senso dello scopo e il morale, per ogni singolo partecipante.

Ci sono molti contenuti là fuori perché odiamo le riunioni. Fatti di Facebook scritti in un momento di completa frustrazione a causa delle occasioni mancate grazie interamente a un incontro mal organizzato, apparentemente inutile, trascinato ben oltre il tempo assegnato.

Ecco alcune regole da seguire per riunioni migliori e per assicurarti di non perdere tempo a tutti. Fidati di me.

Avere uno scopo e assicurarsi che le persone lo sappiano

Se stai semplicemente chiamando tutti insieme per dare un aggiornamento o per lamentarti, questa è una lezione. Una lezione non è un incontro. Se è necessario aggiornare tutti, inviare un'e-mail o inviare a tutti su uno strumento del team come

allentato quale facilita la comunicazione di gruppo Slack rende la comunicazione di gruppo più rapida e sempliceLe e-mail di gruppo possono davvero uccidere la produttività. È tempo di mettere i client di posta a riposare e utilizzare i servizi di collaborazione come Slack appena lanciato. Leggi di più . Questo sarà un uso molto migliore del tempo di tutti.

Se sei in una posizione in cui una riunione è davvero necessaria (ovvero quando devi mettere qualcosa al gruppo, parlare delle cose, far rimbalzare idee ecc.), Assicurati che abbia uno scopo chiaro. Perché, esattamente, stai riunendo tutti?

Scopo cattivo:"Per rendere tutti aggiornati su ciò che sta accadendo".

Scopo migliore:"Per raccogliere idee, impostare un programma e assegnare le azioni successive a ciascun membro del team in modo da poter eseguire con successo il lancio del prodotto X360 entro la fine di marzo".

E per favore, assicurati che tutti i partecipanti conoscano lo scopo della riunione prima che accada. Se le persone sanno quali saranno i risultati finali di una riunione, saranno molto più propensi a presentarsi preparati, e spero che avremo riflettuto su alcuni degli argomenti in discussione piuttosto che pensare a volare.

Crea un'agenda chiara e strutturata

Il tuo scopo è la tua destinazione. La tua agenda è la tua tabella di marcia per come ci arriverai. Senza questa road map, le riunioni spesso sfuggono al controllo, vanno fuori tema e da nessuna parte verranno prese tutte le decisioni che speravi. Se noti che le tue riunioni stanno andando fuori tema, interrompi quella discussione ribelle e riportala in pista il prima possibile.

Strutturare i programmi delle riunioni Crea facilmente programmi di riunioni utilizzando le aspettative di riunione [iPad]Sebbene nessuno di noi sia impaziente di partecipare alle riunioni, fortunatamente ci sono una serie di utili applicazioni online e mobili, come AgreementDo, che rendono più semplice il compito di pianificare le riunioni. Tutti gli incontri di successo iniziano ... Leggi di più usare attentamente un prodotto come Incontrare le aspettative (iPad) o strumenti online come MyCommittee e Minutes.io. Stabilisci una scadenza rigorosa per ogni punto all'ordine del giorno, dando al contempo alle singole persone un avvertimento su ciò che ci si aspetta da loro. Se vuoi che qualcuno contribuisca a una certa discussione durante la riunione, faglielo sapere! Per esempio:

ordine del giorno

1. Dichiarazione di intenti per la riunione e prep- (5 minuti)
2. Post-mortem sul lancio delle ultime settimane - quali erano i nostri KPI (Kim su cui riferire). Cosa è andato bene? cosa no? (15 minuti)
3. Idee su come possiamo creare consapevolezza per il prossimo lancio (tutti - per favore, pensate ad alcune idee prima dell'incontro) - (15 minuti)
4. Decidi 3 di queste idee per approfondire prima del prossimo incontro - (10 minuti)
5. Assegnare le azioni successive a ciascun membro del team - (5 minuti)

Assicurati che tutti abbiano ciò di cui hanno bisogno

Ho paura di pensare quanto tempo viene sprecato ogni anno in tutto il mondo a causa di persone che si presentano alle riunioni impreparate (incluso non sapere come prendere le giuste note di riunione Far funzionare il processo verbale: come prendere appunti efficaci durante una riunioneÈ un'abilità che poche persone hanno perfezionato; i verbali delle riunioni perfetti. Il registro degli eventi ti fa risparmiare più mal di testa lungo la linea. Ecco come prendere minuti efficaci in una riunione. Leggi di più ). Condividi la tua agenda con tutti i partecipanti almeno un paio di giorni prima della riunione in modo che possano raccogliere tutto ciò che è richiesto da loro.

Se hai bisogno di un determinato membro del team per portare qualcosa, assicurati che capiscano quanto sia importante è, e che è stampato (se necessario) in anticipo, per garantire che non rimangano bloccati in una coda per stampante. L'ultima cosa di cui hai bisogno sono i partecipanti che si scusano- "Oh, scusa, non ho avuto la possibilità di prepararlo, lo avrò pronto per la prossima settimana“. Questo non aiuta nessuno.

Se stai organizzando un incontro con persone che lavorano in remoto, per prima cosa dai un'occhiata al nostro dettagliato "Guida alle riunioni online Guida alle riunioni online: software e strategiaI moderni servizi di videoconferenza sono facili da usare e disponibili per quasi chiunque abbia un computer o uno smartphone. La possibilità di connettersi e incontrare persone online significa che non siamo più limitati dalla posizione geografica. Leggi di più "Inoltre, assicurati che tutti sappiano come utilizzare qualsiasi strumento di conferenza che decidi di utilizzare. Prima della riunione, chiedi alle persone di controllare il loro microfono, la webcam e di assicurarsi che siano installati plug-in che potrebbero essere necessari per cose come Hangout di Google+ Suggerimenti su come pianificare e organizzare riunioni efficaci con Google HangoutsCon la tecnologia Internet odierna, tenere riunioni online può essere sia efficiente che economico, specialmente se le pianifichi in anticipo e fai uso di strumenti per risparmiare tempo. Negli ultimi due mesi ho partecipato a riunioni online ... Leggi di più .

Invita solo le persone che sono necessarie

Non invitare l'intero team solo per farti sentire come il grande capo. Invita solo le persone di cui hai bisogno. Cioè, le persone che sono in grado di aiutarti a raggiungere lo scopo della riunione. Tutti gli altri possono essere aggiornati in seguito leggendo i verbali della riunione o facendo una chat con i loro colleghi in un momento più conveniente.

Mantieni minuti dettagliati

Utilizzare un prodotto come Agreedo (libero di mantenere minuti dettagliati Agreedo: scrivi e gestisci i verbali delle riunioni di lavoro gratuitamente onlineSono diverse settimane che cerco un sito Web o un'applicazione di facile utilizzo che mi consenta di conservare e archiviare i verbali delle riunioni. L'approccio tradizionale ai documenti di testo non è più un metodo produttivo ... Leggi di più a cui puoi tornare in modo affidabile e in realtà capire. Questo strumento consente di prendere minuti dettagliati utilizzando le scorciatoie da tastiera, tenere traccia dei risultati delle riunioni (come le attività svolte) e condividere questi minuti in modo rapido e semplice con il proprio team. Se stai utilizzando un iPad, puoi anche provare MinuteTaker ($ 7,99) per rapporti di incontri professionali MinuteTaker e Meetings ti aiutano a produrre report di minuti professionali per iPadNella mia Guida in linea online gratuita a MakeUseOf, in cui ho fornito alcuni suggerimenti per pianificare e tenere riunioni sul Web, ho fatto riferimento a qualche minuto anche prendendo app. Mentre pochissimi di noi ... Leggi di più .

Quando le persone leggono questi minuti, si assicurano che conoscano i principali punti / riassunti di ciò che è stato discusso e cosa è stato deciso, oltre a poter rapidamente fare riferimento a questo documento per sapere cosa devono fare loro stessi Il prossimo.

L'esclusione non è sempre migliore dell'inclusione

So di aver (appena) menzionato che solo le persone veramente necessarie dovrebbero partecipare a una riunione, ma ogni tanto dovresti anche includere tutti per una jam session più informale, in cui è possibile far rimbalzare idee, parlare di ciò che potrebbe migliorare organizzazione.

Usalo come un'opportunità per costruire una squadra più forte. Fallo durante un pasto o una birra. Porta del cibo gustoso in ufficio e fai in modo che tutti prendano un'ora o due della giornata conoscere meglio i propri colleghi, mentre tutti lavorano insieme per apportare alcuni miglioramenti all'azienda come totale. Ancora una volta, hanno uno scopo e un'agenda, ma cerca di rendere questo tipo di incontro più informale, meno strutturato, ma ancora con un tema generale, come "Rendere l'organizzazione più efficiente" o "Idee su come possiamo diversificare".

Assegnare "Elementi azione successiva" chiari

Prima di terminare la riunione, assicurati che tutti nella stanza siano a conoscenza dell'esatta azione che devono compiere e della relativa sequenza temporale. Questo è un trucco che è davvero spinto da David Allen nel suo fantastico libro "Finire di fare le cose‘. Qualunque sia il progetto a cui qualcuno sta lavorando, assicurati che ci sia una chiara azione successiva che deve essere intrapresa per far avanzare questo progetto.

Per ribadire, questa deve essere un'azione specifica (o un insieme di azioni), con una scadenza rigorosa, non solo un'idea generale che deve essere eseguita "APPENA POSSIBILE". Per esempio

Cattiva azione successiva:"Riassumi il lancio del mese scorso".

Migliore azione successiva:"Metti insieme un foglio di calcolo (con alcuni grafici utili) che mostra i nostri KPI dal periodo di lancio complessivo. Condividi questo con il team di lancio, insieme all'invio di una breve e-mail che spiega come pensi che il lancio sia andato. Per favore, fallo entro giovedì ”.

Chiedi un feedback

Molte persone diffidano di criticare i loro "superiori" o colleghi, quindi dopo ogni riunione, chiedono alle persone di lasciare un feedback anonimo tramite un modulo online (c'è un elenco di un strumenti di sondaggio online gratuiti Ecco cosa dicono tutti: 5 strumenti gratuiti per efficaci sondaggi onlinePer un po ', non avresti avuto molta scelta su quale servizio di sondaggio usare, ma oggi ci sono molte tra cui scegliere. Qual è il migliore per te? Leggi di più Qui). Scopri cosa pensavano le persone dell'incontro: era troppo lungo? Ti è sembrato utile? Le loro opinioni sono state ascoltate? Come potrebbe essere migliorata la riunione la prossima volta?

Qualunque sia il feedback che ricevi, assicurati di non ignorarlo. Fai evolvere le tue riunioni per assicurarti che funzionino bene per tutti i soggetti coinvolti.

Complessivamente, seguendo queste semplici regole per assicurarti che le tue riunioni siano ben preparate e ben gestite, sarai in grado ridurre la durata e aumentare l'efficienza delle riunioni, mantenendo la frustrazione di tutti a minimo!

E tu? Se le tue riunioni fossero tenute più in questo modo, pensi che sarebbero più efficaci?

Credito di immagine: Woodleywonderworks, incontro di gruppo, riunione di squadra, tramite Flickr