9 Formati di file di Office rari che devi conoscere

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DOC, XLS, PPT - vediamo cosa c'è al di là questi tipi di file di Microsoft Office che usiamo da anni.

Hai prestato attenzione ad alcune delle opzioni di formato di file non familiari che compaiono nella suite del tuo ufficio quando tenti di salvare un file? Oppure hai ricevuto file da qualcuno in uno di questi formati e li hai trovati "illeggibili"? Siamo qui per dirti di più su questi tipi di file dall'aspetto strano Come aprire tipi di file strani in WindowsI computer conoscono migliaia di diversi formati di file. A volte, sia tu che Windows siete all'oscuro di come aprire uno strano file. Ecco come puoi capire come aprire quei file. Leggi di più .

Nota: Le opzioni del formato file disponibili potrebbero variare in base a la suite per ufficio che usi Quale suite Office è la migliore per te?Ti verrà premuto per trovare un'occupazione che non richiede l'elaborazione di parole o numeri di qualche tipo. E potresti chiederti: Microsoft Office è davvero la soluzione migliore? Ecco le tue opzioni. Leggi di più

. Le suite per ufficio online in genere hanno meno opzioni. Microsoft Office, il programma Office originale, li ha tutti.

Alcuni utili termini relativi all'ufficio da tenere a mente

Prima di esplorare vari formati di file, diamo un'occhiata ad alcuni "Officespeak" che ti torneranno utili quando hai a che fare con i programmi di Office. Prendi nota se non conosci già questi termini.

1. Formati di file legacy: Si riferiscono a formati di file che non sono più in fase di sviluppo (ma potrebbero continuare a essere utilizzati).

2. OOXML o OpenXML: OOXML sta per Office Open XML, un formato di file che Microsoft ha introdotto nel 2007. Non confonderlo con Open Office XML, che era un formato di file sviluppato come parte della suite per ufficio open source Ufficio aperto.

3. cartella di lavoro: Una cartella di lavoro è solo un file Excel che contiene uno o più fogli di lavoro o fogli di calcolo.

4. macro: Una macro è un piccolo programma che può aiutarti ad automatizzare le attività ripetitive in Excel. Quando registri una macro, è come se stessi creando una sequenza di istruzioni usando i tasti e le azioni del mouse. Dopo aver salvato ed eseguito la macro, esegue quella sequenza senza chiedere il tuo input.

5. Aggiungere: Un componente aggiuntivo estende la funzionalità del programma di Office con alcune utili funzionalità aggiuntive. Ad esempio, questo componente aggiuntivo di Office 2003 / XP [Non più disponibile] consente di rimuovere i dati nascosti (come commenti) dai documenti.

DOCX, XLSX, PPTX

Questo set di estensioni di file, che si trova in OpenXML, è diventato l'impostazione predefinita in Microsoft Office 2007, sostituendo i formati DOC, XLS e PPT in Microsoft Word, Microsoft Excel e Microsoft PowerPoint, rispettivamente.

Se hai sempre usato DOC, XLS e PPT, questo nuovo set potrebbe richiedere un po 'di tempo per abituarsi.

Caro Powerpoint:
Come utente Mac, sono stanco di affrontare i problemi di conversione durante le conferenze.
.xlsx e .docx l'hanno capito, perché non tu?

- Curry Cunningham (@CurryCunningham) 16 febbraio 2016

Noterai che i file nei formati più recenti hanno dimensioni inferiori rispetto a quelli corrispondenti nei formati legacy. Questo perché hanno un meccanismo di compressione senza perdita di dati. Per condividere questi file con persone che utilizzano versioni precedenti di Microsoft Office, è possibile scegliere di salvare il file OpenXML nella versione legacy corrispondente tramite File> Salva con nome.

Se tu sei in esecuzione una versione precedente a 2007 di Microsoft Office Puoi ancora acquistare Microsoft Office 2003 online e ti mostriamo doveMentre Office 2016 viene implementato, alcune persone desiderano ancora Office 2003. Ecco come ottenere la correzione del 2003. Leggi di più , puoi visualizzare e modificare facilmente i file OpenXML installando questo pacchetto di compatibilità Microsoft Office [non più disponibile]. Oppure potresti lasciarti convincere da Saikat eseguire l'aggiornamento a Microsoft Office 2016 13+ motivi per cui dovresti eseguire l'aggiornamento a Microsoft Office 2016Microsoft Office 2016 è arrivato ed è tempo che tu prenda una decisione. La domanda sulla produttività è: dovresti aggiornare? Ti offriamo le nuove funzionalità e i motivi più recenti per aiutarti ... Leggi di più .

Alcune altre suite per ufficio come Google Docs supportano anche i formati OpenXML, quindi non dovresti avere problemi a importare, per esempio, un file XLSX in Google Documenti.

A proposito, questi formati OpenXML sono essenzialmente file compressi che contengono cartelle separate per file multimediali, file XML, ecc. Ciò significa che è possibile, ad esempio, visualizzare il contenuto di un file DOCX rinominando l'estensione da DOCX a ZIP. È abbastanza comodo quando devi accedere a un'immagine incorporata nel file DOCX senza effettivamente dover leggere il file in quel formato.

ODT, ODS, ODP

Questo trio di tipi di file è in formato Open Document (ODF), un formato file standardizzato privo di restrizioni di utilizzo di qualsiasi tipo. Ciò significa che qualsiasi azienda può implementare questo formato come parte del suo software. Non c'è da stupirsi che ODF sia utilizzato in vari software per ufficio, sia proprietari che open source, incluso Ufficio aperto, documenti Google, LibreOffice, Suite per ufficio Zoho, e AbiWord.

Se si esegue Office 2010 e versioni successive, sarai in grado di aprire facilmente i file ODT (per elaborazione testi), ODS (per fogli di calcolo) e ODP (per presentazioni), poiché queste versioni sono dotate di supporto nativo per i file ODF. Per le versioni precedenti di Microsoft Office, questo componente aggiuntivo gratuito per OpenXML / ODF Translator disponibile su SourceForge è utile.

Naturalmente, se vuoi leggere un file ODF una tantum, puoi anche caricarlo su Google Documenti e visualizzarlo lì. Puoi persino scaricare i file di Google Documenti in ODF.

Microsoft Office non supporta alcune delle sue normali funzionalità (o le supporta solo parzialmente) nei file ODF.

xlsb

XLSB, che sta per Excel Binary Workbook, si comporta più o meno come il formato XLSX, tranne per il fatto che salva i dati nel formato binario. Il suo principale vantaggio rispetto a XLSX è che il primo riduce la dimensione del file con un margine significativo e, di conseguenza, accelera le operazioni di lettura / scrittura.

Se puoi? t inviare un file Excel perché? è troppo grande, salvalo come .xlsb. Questo ridurrà le dimensioni!

- Suggerimenti di Google (@GoogleTipsFacts) 17 gennaio 2016

Se vuoi comprimere un foglio di calcolo per risparmiare spazio di archiviazione e facilitare i trasferimenti di file, XLSB è una buona soluzione. Si consiglia di salvare un file di prova come XLSB prima di utilizzare questo formato su base regolare.

Il problema è che XLSB è raramente compatibile con le suite per ufficio oltre il dominio di Microsoft, quindi lo faresti bene attenersi a un formato universale come XLS nel caso in cui si preveda di condividere il file che si è Salvataggio. Se tu conoscere quel destinatario utilizza una suite per ufficio che supporta XLSB, sentiti libero di inviarlo in quel formato per velocizzare le cose.

Se ricevi un file XLSB, non aprirlo a meno che non ti fidi del mittente, poiché i file XLSB supportano le macro e potrebbero contenere codice dannoso. Ovviamente, l'impostazione di sicurezza predefinita di Microsoft per le macro disabilitate è lì per proteggerti, ma perché invitare problemi?

PPS, PPSX

PPS o PowerPoint Slide è la modalità di presentazione per i file PPT (PowerPoint Template). Ciò significa che quando fai clic su un file PPS, questo si aprirà direttamente come una presentazione, abbastanza comodo quando lo desideri avvia in una presentazione senza frugare in giro per accedere all'opzione presentazione.

Suggerimento suggerimento per far pensare alle persone che sei un mago: rinominare i file di PowerPoint in modo che finiscano in .pps prima della presentazione.

- Paul Briërley (@paulopadopalos) 9 dicembre 2015

Un PPS non è modificabile, ovvero visualizza solo se lo apri facendo doppio clic sul file. Per fortuna, convertire un PPS in PPT (modificabile) e viceversa è facile come rinominare l'estensione del file .pps in .ppt o viceversa come richiesto.

Ovviamente, non è necessaria la conversione di cui sopra per modificare il PPS. È possibile trascinare e rilasciare il file PPS da Esplora risorse in una finestra PowerPoint vuota. In alternativa, è possibile utilizzare il File> Apri opzione in PowerPoint per aprire una versione modificabile del PPS. Questo vale anche per la modifica dei file PPSX.

Per la combinazione PPTX-PPSX, le conversioni sono un po 'più complesse. Dovrai aprire Microsoft PowerPoint, utilizzare il File> Apri opzione per aprire il file PPSX e quindi utilizzare Salva come finestra di dialogo per salvare il file di presentazione come PPTX.

Parlando di conversioni di file, segnalibro la nostra guida al convertitore di file di Microsoft Office La guida completa al convertitore di file di Microsoft OfficeSe hai mai convertito un file di testo, come PDF in Word, hai familiarità con la sfida. A volte è facile come stampare, altre volte sono necessari strumenti speciali. Inserisci questa guida al convertitore. Leggi di più per informazioni approfondite sulla conversione tra vari formati di file.

Fai in modo che i formati di file si comportino

Se desideri un modo rapido e affidabile per visualizzare i file online in vari formati, prova una soluzione simile rollMyFile o Visualizzatore di documenti online. Se stai cercando un software di conversione, ti consigliamo Zamzar. È uno dei nostri preferiti strumenti gratuiti di conversione del formato di file Come convertire qualsiasi formato di file online con strumenti gratuitiSe è necessario convertire un file, ecco l'elenco definitivo dei siti a cui rivolgersi. Leggi di più .

Altri prodotti Microsoft Office come Access hanno il proprio protocollo per il salvataggio dei file, ma per ora abbiamo scelto di concentrarci sul trio più popolare di Microsoft Office: Word, Excel e PowerPoint.

Quando si tratta di suite per ufficio, una cosa è chiara: i formati legacy di base in Microsoft Office non andranno piano. Anche nel 2016, DOC, XLS e PPT sembrano essere i formati più affidabili e compatibili in cui salvare i file, soprattutto se si prevede di condividerli con altri.

In quali formati salvi i tuoi file di Microsoft Office? Ti vengono spesso in mente problemi di compatibilità quando li condividi con altri? Come li risolvi? Ci piacerebbe sapere!

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