Riscopri le etichette Gmail e infine doma la tua casella di posta

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Prima o poi, la posta in arrivo di Gmail di tutti diventa un casino travolgente. Esistono molti trucchi per gestire il sovraccarico della posta elettronica, ma ce n'è uno sotto il naso che potresti non utilizzare: buone vecchie etichette Gmail.

Le etichette sono in circolazione da molto tempo ormai, quindi sono quasi diventate punti ciechi per molti di noi. Sono stato un utente Gmail sin dal suo inizio, ma non ho mai usato etichette fino a poco tempo fa. Ha cambiato completamente il modo in cui mi approccio alla posta elettronica, aiutandomi finalmente a domare la mia casella di posta.

L'uso corretto delle etichette dipende da alcuni principi fondamentali di produttività, proprio come qualsiasi sistema di gestione delle cose da fare. Ecco i trucchi che mi hanno aiutato e che possono aiutarti anche tu.

Le etichette non dovrebbero farti pensare

L'applicazione di un'etichetta dovrebbe essere meccanica; l'azione che fai sulla base di un'etichetta dovrebbe essere meccanica.

Questa è forse la parte più importante dell'uso delle etichette in Gmail. Inizialmente, sarai tentato di elaborare un lungo elenco di etichette. "Ogni attività o email è unica", ti dirai. Evita di cadere in questa trappola. Più etichette hai, più ti fanno pensare, più tempo ci vorrà. Devi combattere attivamente la fatica della decisione Come formare una nuova abitudine quando sembra troppo difficile andare avantiLe abitudini non si formano durante la notte. Ogni anno, prendiamo queste risoluzioni che richiedono grandi cambiamenti. Se vuoi una nuova abitudine, devi essere pronto per le insidie ​​e come superarle. Leggi di più , quindi è quello che dovrebbero essere le etichette.

Avere il minor numero di etichette possibile. Ogni etichetta dovrebbe servire a un unico scopo. Come regola empirica, utilizzare queste etichette primarie e aggiungerne altre cinque specifiche per le proprie esigenze lavorative.

Le 5 etichette principali: oggi, fatto, in attesa, da fare, risposta

Diversi esperti di posta in arrivo raccomandano facendo una scansione quotidiana della tua email al mattino Come superare la dipendenza da e-mail monitorando le abitudini della posta in arrivoL'e-mail sta dirottando i tuoi giorni ed è subdola al riguardo. Puoi riprendere il controllo del tuo tempo. Scopri quanto tempo dedichi all'e-mail in questo momento e rubalo indietro. Leggi di più , quindi sai cosa fare con ogni email. Considera questa scansione come il tempo per organizzare la tua casella di posta, proprio come faresti con la tua lista di cose da fare.

Il regola di Zeroth della gestione e-mail: se è possibile eliminarlo, eliminarlo. Per i messaggi che non puoi eliminare, di solito puoi classificarli con queste cinque etichette principali:

1. Oggi: Segna questo su ogni e-mail che ha un'azione da intraprendere oggi. Va bene se un'e-mail è contrassegnata oggi come pure qualcos'altro; il punto è sapere che questa e-mail è pertinente per oggi.
2. Fare: Se un'e-mail ha un progetto o un'attività che devi svolgere oggi, contrassegnalo con questa etichetta. Punto chiave: l'attività deve essere qualcosa di più della semplice risposta a quell'email. Puoi provare ad accoppiarlo con Ordinato per trasformare Gmail in una bacheca simile a Trello Trasforma Gmail in una bacheca simile a Trello con SortdNella forza lavoro moderna, la tua e-mail si trasforma spesso nel tuo elenco di attività. Bene, ora puoi ottenere un'organizzazione in stile Trello direttamente in Gmail con una nuova estensione di Chrome, Sortd. Leggi di più .
3. Rispondere: Segna questo su ogni email che necessita di una risposta. Pertanto, un'e-mail potrebbe essere contrassegnata come "Oggi + Impegni + Rispondi" per indicare che contiene un'attività non e-mail e alla quale deve rispondere entro la fine della giornata.
4. Aspettando: Contrassegnalo su qualsiasi email in cui è importante per te, ma devi aspettare che un'altra persona intraprenda un'azione. Ho preso questo trucco dal fondatore di ActiveInbox I consigli di Andy Mitchell sulla gestione del sovraccarico della posta elettronica Come gestire il sovraccarico di posta in arrivo e le liste di cose da fare nelle e-mailL'e-mail non è solo comunicazione, ma determina anche in gran parte il tuo elenco di cose da fare. Parliamo dei migliori consigli per collegare la posta in arrivo alla nostra produttività con Andy Mitchell, il fondatore di ActiveInbox. Leggi di più .
5. Fatto: L'etichetta più importante. Qualsiasi e-mail in cui il tuo input non è più richiesto, contrassegnalo come Fatto. Non sono un fan dell'eliminazione delle email poiché preferisco avere quella traccia cartacea; e anche se stai archiviando un'email, una risposta del mittente la riporterà nella tua casella di posta. Hai bisogno di quel "Fatto!" etichetta, soprattutto se sei un fan del metodo di produttività Elenco completo.

Le etichette sono fantastiche come placebo!

Ogni volta che ho ricevuto una nuova notifica via e-mail, il mio primo istinto è stato quello di aprire, leggere, rispondere o eliminare. È stato dirompente per il mio flusso di lavoro. Ma quella notifica incustodita mi avrebbe disturbato, così ho finito per interrompere qualsiasi cosa stavo facendo per risolverlo.

Ora applico un'etichetta e torno al lavoro. Indirizzo l'e-mail in seguito, una volta terminato il mio lavoro attuale. Applicare un'etichetta mi dà la soddisfazione mentale di aver interagito o indirizzato l'e-mail, senza spendere il tempo che avrei altrimenti.

Le etichette sono un fantastico placebo per coloro che devono compulsivamente fare qualcosa per le e-mail in arrivo.

Le etichette dovrebbero essere di facile accesso, applicazione e identificazione

Gmail ha molti strumenti per rendere le etichette il più user-friendly possibile. Dedica un po 'di tempo alla personalizzazione dell'aspetto delle etichette, aumenterà il tuo utilizzo.

Vai a Icona a forma di ingranaggio> Impostazioni> Etichette per vedere tutte le etichette e gestirle. Anche qui consiglio nascondendo la maggior parte degli altri elementi che vedi nella barra laterale di sinistra Gmail aggiorna le etichette utilizzando le estensioni Two Labs [Notizie] Leggi di più , come Posta inviata, Bozze, Importante, Categorie, Cerchie e altro. Se le etichette vengono visualizzate per prime, diventa più facile individuarle e trascinarle nelle e-mail.

Anche, codifica a colori le tue etichette. Fai clic sul piccolo menu a discesa in qualsiasi etichetta nella barra laterale per scegliere i colori. Semplici colori applicati alle etichette primarie ti aiuteranno a identificarle facilmente. Uso un'etichetta verde per "FATTO!": È soddisfacente guardare e sapere che non devo più preoccuparmi di quell'email. Allo stesso modo, segnare il "OGGI!" etichetta con un rosso brillante in modo che attiri sempre la mia attenzione.

Nessuna estensione, niente fronzoli

Il bello delle etichette è che è integrato in Gmail. Non hai bisogno di alcuna estensione per masticare RAM che puoi utilizzare su Chrome ma non sull'app Gmail mobile. Funziona perfettamente ogni volta che apri la tua casella di posta. I migliori sistemi di produttività sono quelli che ti impediscono, ed è quello che sono le etichette.

Se hai un trucco per utilizzare le etichette in modo più efficace in Gmail, ci piacerebbe sapere! Lascia i tuoi suggerimenti nei commenti o fai qualsiasi domanda tu abbia.

Crediti immagine: Cairo