Come stampare i documenti di Microsoft Office nel modo giusto

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Molte persone lo pensano stampa di un documento 5 modi per stampare documenti quando si è fuori casaFuori casa e hai bisogno di stampare qualcosa in tempo? Trova i luoghi più vicini per stampare i tuoi documenti con questi suggerimenti. Leggi di più è semplice come toccare la piccola icona della stampante nella barra dei menu di Word o Excel e tutto dovrebbe essere stampato alla perfezione. Sfortunatamente, non è esattamente così. A volte, può sembrare un'impresa impossibile riuscire a stampare le cose nel modo desiderato.

Quando stampi documenti, devi considerare in che modo i margini influiscono sulla formattazione, le ramificazioni di stampare solo fronte o fronte / retro, sia che la stampa orizzontale o verticale sia più intelligente e così tanto Di Più.

In questo articolo, ti aiuterò a dare un senso a tutto le tue opzioni di stampa 7 Suggerimenti per la stampa di Excel: come stampare passo-passo il foglio di calcoloHai problemi con la stampa da Microsoft Excel? Questa guida ti mostrerà come stampare perfettamente un foglio di calcolo Excel. Leggi di più

e ti aiuta a selezionare le giuste impostazioni per rendere assolutamente perfetto ogni documento che stampi.

Come può aiutarti la formattazione della stampa

Invece di colpire automaticamente l'icona di stampa rapida e sperare nel meglio, prenditi qualche momento per considerare che tipo di documento stai stampando. Il modo in cui rispondi a queste domande determinerà il tipo di impostazioni che desideri configurare prima di stampare - questo può farti risparmiare carta 5 passaggi per risparmiare carta e passare al digitale Leggi di più , inchiostro e tempo.

Di seguito sono riportate alcune rapide considerazioni da tenere in considerazione prima di stampare qualsiasi documento.

• Stai stampando elementi grafici, come grafici o tabelle?
• Alcune pagine hanno solo una o due linee imbarazzanti e persistenti (puoi verificarle nell'anteprima di stampa - vedi sotto)?
• Stai usando il testo dell'intestazione o del piè di pagina nel tuo documento?
• Sei preoccupato per l'ambiente (questa è davvero una considerazione importante)?
• Sei vincolato da linee guida (come un professore che richiede un determinato numero di pagine)?
• Stai pagando per la stampa per pagina in un luogo pubblico come una biblioteca?

Puoi utilizzare "hack" di stampa molto semplici per consolidare il testo su un numero inferiore di pagine, se stai affrontando limiti di pagina o linee guida a doppia spaziatura. È inoltre possibile ridurre il numero di pagine stampate in modo da risparmiare carta e inchiostro o evitare spese di stampa.

Rendi la grafica bella

quando grafici di stampa Come creare grafici e diagrammi potenti in Microsoft ExcelUn buon grafico può fare la differenza tra ottenere il tuo punto di vista o lasciare sonnecchiare tutti. Ti mostriamo come creare potenti grafici in Microsoft Excel che coinvolgeranno e informeranno il tuo pubblico. Leggi di più , grafici o tabelle piene di informazioni, il formato della pagina su cui stampi tali informazioni può fare una differenza enorme nella presentazione. Un grafico a barre ridotto per adattarsi alla metà superiore di una pagina stampata in verticale ha un impatto molto minore rispetto a un grafico che si estende su un intero foglio di carta stampato in orizzontale.

Quindi come si fa? Il modo più semplice è scegliere di stampare l'intero documento in orizzontale.

Andando avanti in questo articolo, la maggior parte delle impostazioni rientrerà in Stampa opzione nel menu di navigazione principale.

Quest'area di Word è dove puoi vedere un'immagine di esempio di come apparirà la tua stampa. È anche dove la maggior parte delle modifiche e delle impostazioni che tratterò in questo articolo sono nascoste.

Proprio a sinistra, puoi vedere come Orientamento verticale è il formato di stampa predefinito. Dopo averlo modificato in Orientamento orizzontale, torna alla visualizzazione di modifica ed estendi quel grafico su tutta la pagina. Una volta che lo fai, puoi vedere quanto è grande l'impatto che il grafico può avere quando viene stampato con la formattazione orizzontale.

Questo è davvero interessante, ma lo svantaggio è che la maggior parte delle persone non vuole che la parte di testo dei propri documenti sia stampata in formato orizzontale. I paragrafi si estendono su una pagina più ampia, rendendo il documento molto meno leggibile.

Cosa di più gente professionale In che modo Google Documenti può aiutarti a venire come professionistaGoogle Documenti ha un enorme archivio gratuito di modelli pronti che puoi utilizzare per quasi tutti gli scenari professionali. Diamo un'occhiata a cinque documenti comuni necessari sul posto di lavoro. Leggi di più fare, è di cambiare il formato a seconda della pagina. Ad esempio, le prime due pagine del documento potrebbero essere tutte di testo, elenchi puntati e così via formattato con orientamento verticale, e quindi la pagina tre sarebbe un grafico stampato in orizzontale orientamento.

È possibile? Certo che lo è, e non è neanche difficile.

1. Posiziona il cursore all'inizio della sezione che desideri avere in orientamento verticale. Vai in Stampa impostazioni e assicurarsi che il documento sia impostato per Orientamento verticale stampare.
2. Scorri verso il basso fino alla pagina con il tuo primo elemento grafico e fai clic su quella pagina, in modo che il cursore sia appena prima dell'elemento grafico su quella pagina.
3. Torna dentro Stampa impostazioni, fare clic su margini opzione, quindi scorrere verso il basso, in modo da poter selezionare Margini personalizzati ... in fondo all'elenco.
4. Selezionare Orientamento orizzontale.
5. Scorri verso il basso e modifica il Applica a: impostazione su Da questo punto in avanti.
6. Ora noterai che la nuova formattazione orizzontale inizia solo nella pagina in cui si trova la tua grafica. Successivamente, scorri verso il basso fino alla pagina successiva in cui inizia il testo e ripeti la procedura sopra riportata, riportando la formattazione su verticale.
   

Una volta terminato, il documento sarà formattato perfettamente per tutti e due testo e grafica.

Rendi il tuo testo bello

Far sembrare perfetti i documenti di testo a volte può essere piuttosto complicato. Prendi, ad esempio, la situazione in cui hai finito scrivere un documento di ricerca 6 principali siti di riferimento per scrivere un documento di ricerca vincente Leggi di più e c'è una linea persistente nell'ultima pagina.

Fastidioso, vero?

Ottimizzazione dei margini della pagina

La risposta per ottenere documenti come questo sembra giusta arriva ai margini. Puoi facilmente giocare con i margini nell'area delle impostazioni di stampa per rendere il tuo documento perfetto.

È possibile che la selezione di uno di questi formati preselezionati possa fare il trucco. Forse tagliare un quarto di pollice da sinistra e destra farà il trucco. Forse dovrai tagliare tutti e quattro i margini a mezzo pollice. Gioca e vedi cosa devi fare per far rientrare l'ultima riga nell'ultima pagina.

A proposito, se nessuna di queste configurazioni di margine esistenti funziona per te, puoi sempre fare clic Margini personalizzati e digita le tue impostazioni di margine.

Potrebbero essere necessari alcuni minuti in più per modificare i margini in modo che l'ultima pagina appaia perfetta, ma quando stai cercando di stupire le persone con la professionalità del tuo documento, ci vogliono pochi minuti trascorso.

Stampa di testo nascosto

Se stai lavorando diverse versioni di un documento 9 Devono disporre di app moderne per la visualizzazione, la modifica e la gestione dei documentiSu un tablet o un dispositivo ibrido, toccare le prime app moderne può essere eccezionale! Anche quelli per la gestione dei documenti. Diamo un'occhiata ad alcuni di essi. Leggi di più - forse sei uno studente che lavora all'interno di un gruppo e condividi modifiche, oppure sei un giornalista che invia il tuo lavoro a un editore - c'è spesso è necessario stampare testi di formattazione nascosti, così come interruzioni di paragrafo, rientri e altri importanti elementi di formattazione ovvio.

Questo è abilitato facendo clic su simbolo di paragrafo icona nella Casa menù.

Questi simboli non vengono stampati automaticamente, quindi se hai bisogno che le persone vedano questo markup speciale, dovrai abilitarlo. Per fare questo, vai in File menu, selezionare Stampae sotto impostazioni clicca il Stampa tutte le pagine cadere in picchiata. Nella parte inferiore di questo elenco vedrai l'opzione per abilitare o disabilitare il markup di stampa.

A proposito, mentre sei in questo menu, non dimenticare di dare un'occhiata a tutte le altre opzioni di stampa oltre a stampare il documento reale.

Informazioni sul documento la sola stampa è una funzione potente. Ciò consente di stampare informazioni importanti sul documento, ad esempio dove viene salvato sul computer e quante parole o caratteri ha il documento.

Se desideri tenere traccia di questo tipo di informazioni con i tuoi documenti stampati, puoi stamparli e archiviarli insieme al documento stampato. Questo può davvero aiutare, se ti capita di voler fare delle revisioni al documento e non ricordi dove sul tuo computer l'hai salvato 5 modi per individuare i file utilizzati di recente sul tuo MacVuoi aprire i file a cui hai effettuato l'accesso sul Mac ma non ricordi i loro nomi? Ecco alcuni trucchi per trovare le mosche recenti su Mac. Leggi di più . Se lo hai stampato, hai il percorso esatto della copia elettronica salvata.

Stampa Seleziona pagine

A volte, quando qualcuno ti invia un documento enorme con un centinaio di pagine (forse un manuale o un documento di aiuto), devi davvero stampare solo una o due pagine da quel documento.

Sì, ci sono persone che stampano il intero documento solo per usare quelle una o due pagine. Non ti dirò cosa penso di quelle persone.

Tuttavia, sono sicuro che sei il tipo di persona che preferirebbe risparmiare carta, giusto? È così facile che non farlo dovrebbe essere un crimine. Nello stesso Stampa menu in cui abbiamo lavorato in questo articolo, noterai a pagine: campo.

Sì, questo campo deve inserire un intervallo di pagine che desideri stampare, come "1-10" per le prime dieci pagine del documento. Ma sapevi che potresti digitare "1-1" o "1" per stampare solo la prima pagina, o "1, 20" per stampare solo due pagine, ovvero la pagina uno e la pagina venti? Puoi persino stampare sezioni specifiche di un documento. Ad esempio, per stampare la sezione 3 a pagina 5, digitare "p5s3". Per aggiungere più intervalli, pagine o sezioni, basta elencarli tutti in ordine e separarli ciascuno con una virgola. Per ricordare queste opzioni, passa il mouse sopra il pagine: campo per un riepilogo del suggerimento.

È così che lo fai. Quindi vai avanti e salva gli alberi Il futuro è qui: la tua guida per avere una vita senza carta oggiSenza carta - un termine che viene usato abbastanza spesso al giorno d'oggi. Ma cosa significa? E in che misura si applica? Certamente tutti usiamo ancora la carta in una certa misura nonostante i progressi ... Leggi di più .

Stampa più intelligente

Troppe persone pensano molto alle proprie scelte di stampa. Sembra così facile semplicemente toccare quel pulsante della stampante nel menu e dimenticarsene, ma le selezioni che fai quando stampi può fare la differenza tra un documento sciatto e un aspetto professionale uno. Può anche aiutarti a ridurre la carta e l'inchiostro sprecati, risparmiando un sacco di denaro nel tempo.

Hai mai modificato le impostazioni di stampa per ridurre gli sprechi o migliorare il formato della stampa finale? Condividi i tuoi suggerimenti nella sezione commenti qui sotto!

Crediti immagine: GrashAlex tramite Shutterstock, donut8449 tramite Shutterstock