Andare senza carta: pro, contro e soluzioni alternative digitali

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Il ufficio senza carta Il futuro è qui: la tua guida per avere una vita senza carta oggiSenza carta - un termine che viene usato abbastanza spesso al giorno d'oggi. Ma cosa significa? E in che misura si applica? Certamente tutti usiamo ancora la carta in una certa misura nonostante i progressi ... Leggi di più sembra finalmente prendere piede. In parte ciò può essere dovuto anche di più idea popolare di minimalismo Come essere un efficace minimalista nella tua vita quotidianaSempre più persone scelgono di abbracciare il minimalismo. In determinate situazioni, ciò può provocare un caos frustrante nella vita di tutti i giorni. Con una pianificazione minima non deve arrivare a questo. Leggi di più . Ma è tutto un nirvana salvifico degli alberi o un incubo di proporzioni A4?

Esaminiamo i pro e i contro, insieme a consigli pratici, in modo da poter prendere una decisione e andare subito avanti.

I pro di un ufficio senza carta

Diamo prima un'occhiata ai vantaggi di dire adios sulla carta.

Sbarazzarsi del fax obsoleto

Nonostante il fax sia stato trasformato in un dispositivo arcaico, ci sono ancora alcuni che insistono nel trattenerlo con le unghie. Queste sono le persone che hanno il loro numero di fax ben visibile sul loro biglietto da visita. Queste sono le persone che non possono accettare che sia stata inventata una cosa chiamata "email" e, di conseguenza, stanno annegando sotto un mare di carta da fax.

Se qualcuno del genere insiste assolutamente sul fatto che qualcosa DEVE essere inviato via fax, allora ci sono modi per adattarli, senza dover affrontare inceppamenti della carta e alberi caduti sulla coscienza. Numerosi servizi online possono assegnarti un "numero di fax virtuale" e l'altra persona può inviare fax a quel numero. Il fax viene quindi convertito in un allegato e-mail e inviato all'utente tramite gli interwebs.

L'aspetto negativo è che i piani gratuiti per questi siti sono incredibilmente limitanti. Per ottenere un servizio decente, è necessario pagare per un piano mensile.

Alcuni da guardare includono Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax, e FreeFaxtoEmail.

Avere più spazio per il Tango

In questo momento, ho diverse scatole piene di documenti risalenti a 15 anni fa. Sono seduti nel mio ufficio in attesa di essere scansionati, così posso finalmente distruggere gli originali di carta. Nel frattempo, mentre il mio migliore amico Procrastinate sta con me, inciampo costantemente sulle scatole, colpendo i miei fianchi contro di loro e in genere giurando loro la testa.

Quando finalmente riesco a scansionare il giornale, ho intenzione di organizzare una grande festa e un drink ogni volta che un documento passa attraverso il distruggidocumenti (alla fine, sarò totalmente senza gambe). Ma quello che sto davvero sognando è avere un'enorme quantità di spazio nel mio ufficio. Posso usare quello spazio per iniziare a ballare o lottare contro il cane. E ricordami di che colore è il mio pavimento.

Se sei un'azienda che spende un sacco di soldi per lo spazio di archiviazione per i tuoi documenti, pensa a quanto risparmierai, scansionando quei documenti e bruciando l'intero lotto. Il morale dei dipendenti passerà attraverso il tetto.

Salvare l'ambiente da noi stessi

Il vantaggio più evidente è ovviamente l'ambiente. Troppi alberi vengono abbattuti e la foresta pluviale amazzonica sta scomparendo in parte per alimentare l'industria della cellulosa e della carta. Tutto ciò che possiamo fare per rallentare è ovviamente una buona notizia per il pianeta su cui viviamo. Stampiamo troppo e troppa carta viene sprecata. Spostandoti in un ambiente senza carta, puoi fare la tua parte per Madre Natura.

Se tu DEVE stampare qualcosa Suggerimenti e strumenti utili per la stampa di pagine WebNon importa quanto tu tenti di andare senza carta, a volte devi solo stampare quella pagina web. Potrebbe essere per indicazioni stradali, un articolo per lezione, un volantino per una riunione sul lavoro, ecc. Come... Leggi di più , quindi esistono modi per ridurre al minimo la quantità di carta e inchiostro utilizzata. Servizi come PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark, e The Printliminator ti aiuterà a rimuovere qualsiasi elemento non necessario da una pagina prima di stamparla, come ad esempio le pubblicità. Ma dove possibile, scansiona ed e-mail.

La carta non dura per sempre, ma i file digitali lo faranno

È un dato di fatto che la carta non dura per sempre. Probabilmente la Magna Carta non sembra fresca come quando è stata scritta per la prima volta. Il diario di Anne Frank inizia a scurirsi e ad arricciarsi ai bordi. Alla fine la carta inizia a rompersi, dato che è trascorso abbastanza tempo.

Quindi, in altre parole, è un modo terribile di conservare le informazioni a lungo termine. Non puoi mai essere sicuro di quando sarà marrone, strappato, sbiadito, arricciato o semplicemente se ti verrà gettata una tazza di caffè. Ma un file digitale? A condizione che tu lo mantenga in un formato popolare come PDF o TXT e fare backup regolari 5 fatti di backup di base che ogni utente di Windows dovrebbe sapereNon ci stanchiamo mai di ricordarti di eseguire backup e mantenere i tuoi dati al sicuro. Se ti stai chiedendo cosa, con quale frequenza e dove eseguire il backup dei tuoi file, abbiamo delle risposte dirette. Leggi di più , sarà sempre lì quando ne avrai bisogno. Tra venti o trenta anni, sembrerà ancora lo stesso di quando l'hai realizzato per la prima volta.

I dipendenti possono lavorare in remoto

Il problema con la carta è che in un ambiente di ufficio, se si desidera che i colleghi in altre aree geografiche ne abbiano una copia, è necessario inviarlo per posta ordinaria. Ciò richiede tempo (ancora di più se l'ufficio postale lo perde). Il tempo in molti casi significa perdita di denaro, opportunità ritardate e crescente frustrazione.

Se i file sono digitalizzati, tuttavia, possono essere messi online in un'azienda intranet Configura rapidamente la tua Intranet domestica con ocPortalHai mai pensato a come potrebbe essere avere una "pagina del portale" per la tua famiglia, proprio come molte aziende offrono ai dipendenti? Non sarebbe conveniente avere un repository web-based centrale ... Leggi di più o wiki 4 dei migliori wiki personali per tenerti organizzatoE se esistesse un software wiki progettato per aiutarti a livello personale? Potresti usarlo per qualsiasi cosa, ad esempio per delineare il tuo romanzo, tenere traccia dei progetti di miglioramento della casa o pianificare ... Leggi di più . Oppure possono essere inviati via e-mail o inseriti in una cartella di archiviazione cloud. Ciò consente ai colleghi dell'altro ufficio di ottenere immediatamente la loro copia, senza bisogno di aspettare. Se il documento è caricato in un sito di collaborazione 10+ strumenti di collaborazione senza iscrizione che puoi utilizzare in 10 secondiCollaborare online può far risparmiare tempo e denaro a te e al tuo team. Collaborare rapidamente può risparmiare un po 'di più. Questi strumenti sono pronti per l'uso quando lo sei. Nessuna registrazione richiesta. Leggi di più come Google Documenti o Dropbox, quindi tutti in tutte le località possono iniziare a lasciare feedback in tempo reale.

I contro di un ufficio senza carta

Ma andare senza carta non è sempre il paradiso per cui è stato creato. Tecnologia in soccorso!

Scansione ogni. Singolo. Pezzo. Di. Carta.

Questa è la cosa più fastidiosa dell'intera impresa. Trovare l'energia e l'inclinazione per sedersi e scansionare ogni singolo pezzo di carta. È noioso, richiede tempo e, francamente, preferiresti guardare le repliche Baywatch in tv.

Ma ci sono alcune cose che puoi fare per rendere il lavoro un po 'più semplice. Prima di tutto, rivedi ogni pezzo di carta e mettilo in una delle tre pile: sicuramente scansione, forse scansione, e brandello. Il brandello roba... beh... shred e liberarsene.

Probabilmente puoi liberarti di fatture pagate, ricevute per cose in cui la garanzia è scaduta da tempo, manuali di istruzioni (è probabile che il produttore ha caricato una versione PDF Non riesci a trovare un manuale utente per la tua attrezzatura? Cerca questi siti Web specialisticiIl meticoloso con lungimiranza scansionerà un manuale utente e manterrà una copia soft nel suo computer, o cercherà una copia soft che di solito è disponibile come PDF sul sito del produttore. C'è un terzo ... Leggi di più sul loro sito Web), i versamenti di deposito bancario (ma NON le dichiarazioni) e così via. Dai un'occhiata critica e decidi "devo davvero mantenere questo?“.

Forse Scan è per cose di cui non si è ancora sicuri e non si vuole precipitarsi in una decisione. Tienili da parte.

Scoprirai quindi che il Decisamente scansione la pila è probabilmente più gestibile. Ora crea cartelle sul tuo computer (Tasse, assicurazione, buste paga, ecc.) e quando si esegue la scansione di un documento, spostarlo immediatamente nella relativa cartella e aggiungere un nome descrittivo.

Ci sono app che pretendono di velocizzare il processo per te (i risultati sono contrastanti secondo me). Evernote ha Scannable, che rileva i bordi del documento quando si punta la fotocamera dello smartphone su di esso. C'è anche Photomyne, se stai acquisendo foto. Alternativa Ne ha alcuni buone alternative a Scannable se stai cercando qualcos'altro. Mi piace particolarmente ScanBot Le migliori app di ricezione per scansione, tracciamento e gestione delle fattureQueste app per scanner di ricevute ti aiuteranno a scansionare, salvare e organizzare ogni fattura per le tue esigenze personali o aziendali. Leggi di più .

Ricordando di eseguire il backup di tutto

Più scansioni, più importante sei tu sostenere tutto La Guida al backup e al ripristino di WindowsI disastri accadono. A meno che tu non sia disposto a perdere i tuoi dati, hai bisogno di una buona routine di backup di Windows. Ti mostreremo come preparare i backup e ripristinarli. Leggi di più . Perché se il tuo computer decide di suicidarsi o autodistruggersi, non avere backup significa assolutamente non avere file. E in molti casi, questo può essere un disastro non mitigato (soprattutto se hai perso i documenti fiscali). Molte aziende nella mia esperienza offrono copie sostitutive di documenti a un prezzo e potresti decidere di farlo. Ma puoi dormire più facilmente di notte se hai una soluzione di backup nelle vicinanze o in remoto (o entrambi).

Per lo meno, dovresti avere un disco rigido portatile (ottenere almeno 1 terabyte di spazio). Se hai un PC Windows La guida definitiva al backup dei dati di Windows 10Abbiamo riassunto tutte le opzioni di backup, ripristino, ripristino e riparazione che abbiamo trovato su Windows 10. Usa i nostri semplici consigli e non disperare mai più per i dati persi! Leggi di più , scarica e usa SyncToy, SyncToy: soluzione di backup e sincronizzazione semplice di Microsoft [Windows]Se sul computer sono presenti file, è necessario eseguire il backup. Chiaro e semplice. Molti di noi hanno familiarità con il backup e ci sono molti metodi e programmi da usare. Un altro aspetto che ... Leggi di più uno strumento di backup estremamente semplice. Utenti Mac L'ultima soluzione di backup triplo per il tuo Mac [Mac OSX]Come sviluppatore qui su MakeUseOf e come qualcuno che guadagna tutto il suo reddito lavorando online, è giusto dire che il mio computer e i miei dati sono piuttosto importanti. Sono impostati perfettamente per la produttività con ... Leggi di più probabilmente graviterà su Macchina del tempo Partiziona e usa il disco rigido di Time Machine per archiviare anche i fileSe il disco rigido del tuo Mac è piccolo e il disco rigido di Time Machine è grande, potrebbe valere la pena utilizzarlo per scopi di backup e archiviazione. Leggi di più . Qualunque cosa tu decida di utilizzare, devi creare una sorta di sistema automatizzato per il backup dei tuoi file ogni giorno alla stessa ora, a colpo sicuro.

Idealmente, dovresti anche avere un backup remoto, nel caso in cui il tuo posto venga allagato o prenda fuoco. Ma prima di inviare i tuoi preziosi file nel cloud, assicurati di crittografarli in una cartella speciale 5 strumenti efficaci per crittografare i tuoi file segretiDobbiamo prestare più attenzione che mai agli strumenti di crittografia e a qualsiasi cosa progettata per proteggere la nostra privacy. Con gli strumenti giusti, mantenere i nostri dati al sicuro è facile. Leggi di più primo. WinRAR e WinZip possono crittografare i file, come è possibile veracrypte il suo predecessore obsoleto, TrueCrypt TrueCrypt Is Dead: 4 alternative di crittografia del disco per WindowsTrueCrypt non esiste più, ma fortunatamente ci sono altri utili programmi di crittografia. Anche se potrebbero non essere sostituzioni esatte, dovrebbero soddisfare le tue esigenze. Leggi di più . Le possibilità cloud includono Dropbox, Google Drive, Box e SkyDrive.

Ricerca di un database con tecnologia di tipo OCR

Una volta che hai scansionato tutto, puoi seguire la strada per avere cartelle e sottocartelle ordinate per categoria di data e mese (e anche cartelle di giorno, se vuoi davvero essere preciso). Oppure la porta numero due sta trovando una specie di database con Tecnologia di tipo OCR 4 strumenti OCR online gratuiti messi alla prova finaleCon i progressi della tecnologia OCR, è più semplice convertire testi e immagini dal documento PDF acquisito in formati di testo modificabili. Abbiamo testato alcuni strumenti OCR online gratuiti in modo da non doverlo fare. Leggi di più .

OCR è l'acronimo di riconoscimento ottico dei caratteri, ed è la tecnologia che legge il testo stampato su una pagina e lo è in grado di convertire quel testo in testo copiabile, oppure può restituirti risultati, in base alle parole chiave fornite esso. Questa è la tecnologia che guida Evernote Come usare Evernote: il manuale non ufficialeImparare come usare Evernote da solo richiede molto tempo. Ecco perché abbiamo messo insieme questa guida per mostrarti come sfruttare appieno le più importanti funzionalità di Evernote. Leggi di più , ed è cosa Il progetto Gutenberg utilizza Progetto Gutenberg: molto più che libri gratuitiSiti come Project Gutenberg, che ha oltre 45.000 libri in offerta (al momento della stesura), garantiranno che nessun libro scomparirà mai veramente. Scoprire oscure opere letterarie è ora più facile che mai. Leggi di più per scansionare tutti i testi di dominio pubblico in eBook. Testo in entrambi i documenti e immagini I 5 migliori strumenti OCR per l'estrazione di testo dalle immaginiQuando hai risme di carta, come puoi convertire tutto quel testo stampato in qualcosa che un programma digitale sarà in grado di riconoscere e indicizzare? Tieni vicino un buon software OCR. Leggi di più può essere trovato, riconosciuto e visualizzato nei risultati di ricerca quando si inserisce quella parola.

Ai fini della ricerca dei documenti scansionati, è chiaramente necessario trovare un modo per essere in grado di recuperare immediatamente ciò di cui si ha bisogno. Quindi, se segui il percorso OCR, devi decidere. Pagherai a Evernote una commissione annuale e ti fiderai dei tuoi documenti sensibili? O hai intenzione di scaricare qualcosa invece e tenerlo tutto sul tuo computer.

Sei un intenditore di carta o un deviante digitale?

Ci sono sempre pro e contro in tutto, ma alcune persone possono tollerare un contro più di altri. Quindi tutto si riduce a ciò che sei disposto ad accettare.

Ora, scansionare tutto è inutile e perdere tempo? O la digitalizzazione è la via del futuro? Cosa dici, lettori?

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