20 modi in cui un assistente virtuale umano può farti risparmiare tempo

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Esistono due tipi di assistenti virtuali (VA) per rendere la vita un po 'più semplice Ho usato tre aziende Virtual Assistant e questa ha vintoAssumere un assistente virtuale è una gestione intelligente del tempo. Abbiamo testato tre servizi di assistente virtuale e abbiamo trovato i pro e i contro di ciascuno. Ogni test rivela i suggerimenti e i trucchi per scegliere l'assistente personale ideale. Leggi di più : digitale e umano.

Gli assistenti digitali sono quelli come Siri, Cortana, Alexa e Google Assistant. Sono programmi software in grado di interpretare ed eseguire richieste di base. Stiamo parlando di come trovare ristoranti e consigli per le vacanze, prenotare un Uber, impostare promemoria e controllare la tua casa intelligente. Abbastanza semplice, ma comunque abbastanza utile.

Ma che dire di quei compiti che odi fare, che non puoi svolgere o che non hai il tempo di svolgere, che sono troppo complessi per un VA digitale? Risposta: assumere a umano assistente virtuale.

Queste sono persone (quindi assicurati di trattarle come tali) che puoi assumere da siti come oDesk o Persone all'ora. Esternalizzando i compiti giusti per questi VA umani, puoi diventare super-produttivo, dedicandoti più tempo a concentrarsi su lavori importanti Perché l'autodisciplina è il miglior hack di produttività di cui hai bisognoQual è il segreto per fare un lavoro profondo? È motivazione o è disciplina? Se non riesci a focalizzare e finire il tuo lavoro, ecco alcuni consigli sulle abitudini che ti aiuteranno a ottenere di più. Leggi di più o semplicemente per rilassarsi.

Non sei sicuro di cosa potresti esternalizzare a questi VA umani? Ecco alcune idee.

1. Prenotazioni e appuntamenti

Se c'è un ristorante che intendevi provare, chiedi al tuo VA di "prenotare un tavolo per 4 persone al [ristorante] per circa 20:00 questo venerdì. " Troveranno quindi il numero di telefono, effettueranno la chiamata, ti faranno conoscere i dettagli precisi e aggiungeranno la prenotazione a a calendario condiviso Come condividere il tuo Google Calendar con chiunqueTi mostriamo tre opzioni per condividere il tuo Google Calendar. Utilizzando iCal, anche gli utenti di Apple Calendar e Outlook possono visualizzare il tuo programma. Spieghiamo anche come revocare l'accesso al tuo Google Calendar. Leggi di più .

Se hanno accesso ai tuoi contatti, possono anche far sapere a tutti gli altri quando presentarsi. Lo stesso vale per qualsiasi altra prenotazione e appuntamento che desideri prendere.

2. Acquisti online

Quando trovi un VA di cui ti puoi fidare, assegnando loro una piccola indennità o dando loro l'accesso a una carta di credito "aziendale" (con un piccolo limite) significa che possono effettuare acquisti online per tuo conto. Vedi qualcosa che vuoi? Invia loro un link o una foto e possono occuparsi di impostare account e inserire i dettagli di pagamento, quindi non è necessario.

3. Trova (e acquista) il regalo perfetto

Se hai un elenco di persone per cui ti piace acquistare regali (coniuge, genitori, migliore amico), crea un breve profilo di ogni persona, inclusi i loro interessi, e fai in modo che il tuo VA scriva la rete per i regali che vuole amore. Possono quindi aggiungere regolarmente queste idee in un documento condiviso su Google Drive o Evernote, in modo da avere sempre un elenco di fantastiche idee regalo a tua disposizione.

4. Pianifica una vacanza

Quando ti avvicini alle vacanze, chiedi al tuo VA di creare un documento conciso di fantastiche idee per le vacanze in base al budget e alle preferenze. Fatto correttamente, potrai esaminarlo in minuti piuttosto che passare ore a fare le ricerche da soli.

Dovranno farlo ricerca possibili voli 5 segreti dei viaggiatori per trovare i voli migliori e più economiciL'unica cosa migliore di un viaggio è viaggiare con un affare fantastico. Risparmia denaro e fai un ottimo viaggio con l'aiuto di queste app di pianificazione del viaggio. Leggi di più , alloggio, attività, attrazioni, previsioni del tempo, ecc. così puoi prendere la decisione migliore.

5. Contabilità

Inviare le tue foto VA di ricevute che devono essere inserite in un foglio di calcolo o inviare regolarmente un elenco di spese tramite e-mail è un modo incredibilmente semplice di contabilità. Ciò consente di delegare le minuzie della contabilità, anziché lasciare tutte quelle spese a accumulare e stressarti 10 modi per tirarti fuori dagli arretrati di attivitàLa sensazione di annegamento in un elenco di compiti senza fine è una paura comune a tutti noi. La cura è disponibile. Ecco dieci modi per tornare indietro. Leggi di più .

6. Trova eventi interessanti

È fin troppo facile scoprire eventi interessanti dopo il fatto. Per evitare che ciò accada, consenti al tuo VA di compilare un elenco di tutti i principali luoghi nelle vicinanze, tieni d'occhio Eventi di Facebook Non perdere mai un evento: Facebook ti consente di iscriverti agli eventi localiVuoi che Facebook ti faccia sapere quando stanno accadendo grandi eventi nella tua zona? Lo faranno. Leggi di più e inviarti regolarmente un elenco di eventi a cui potresti essere interessato a partecipare.

7. Trattare con l'assistenza clienti

Quando hai bisogno di contattare l'assistenza clienti o l'assistenza tecnica per qualsiasi motivo, potresti finire per perdere un sacco di tempo bloccato in attesa. Per garantire che non perderai tempo, chiedi al tuo VA di contattare l'assistenza clienti per tuo conto.

8. Gestisci i tuoi dati e file

Ognuno di noi ha così tanti file, cartelle, dati, contatti e foto, che è quasi un lavoro a tempo pieno che tiene tutto organizzato. Quindi, trova un sistema che funzioni, spiegalo al tuo VA e dai loro le autorizzazioni necessarie per farlo per te. Ogni due settimane, potrebbero spostare i tuoi nuovi file nelle cartelle giuste in Dropbox e Google Drive. Rinomina e organizza le tue nuove foto. Tagga le tue note Evernote Il modo migliore per organizzare Evernote: utilizzare i tagIl tuo Evernote è un casino enorme? Ti mostriamo una semplice modifica che ti aiuterà a organizzare le tue note come mai prima d'ora. Leggi di più . Metti in ordine i tuoi elenchi di contatti. In questo modo, lo farai sempre essere in grado di trovare ciò di cui hai bisogno.

9. Ricerca online

Se è necessario trovare l'app migliore per una determinata attività, il fornitore di servizi più economico o il prodotto più votato per un determinato uso, fare in modo che il VA esegua il lavoro pesante per te. Lo stesso vale per la ricerca di base per risolvere un problema sul lavoro. Un buon VA avrà eccellenti capacità di ricerca online, quindi puoi avere fiducia che stanno raccogliendo le informazioni giuste per te.

10. Filtra le tue email

In passato, abbiamo coperto molti modi per curare il tuo ansia in arrivo Come padroneggiare l'ansia della posta in arrivo di GmailCosì tante e-mail, così poco tempo. Ti senti così quando si tratta di gestire la posta in arrivo di Gmail? Ti mostriamo semplici impostazioni e strumenti utili per organizzare e a prova di stress la tua casella di posta Gmail. Leggi di più e dedica meno tempo all'email. Ma se stai ancora lottando, considera di esternalizzare la tua email a un VA. Il modo in cui ti alleni VA per filtrare le e-mail sarà personale per te. Potrebbero archiviare i messaggi che non ti servono. Sposta quelli che hanno bisogno di una risposta in una cartella "Rispondi". Annulla l'iscrizione a liste di posta indesiderate. Potrebbero persino rispondere ad alcuni messaggi per tuo conto.

11. Crea presentazioni

Preparare una presentazione per il lavoro? Che ne dici di condividere con il tuo VA tutte le informazioni che devono essere incluse e lasciarle mettere insieme tutto e inviarti il ​​documento finito?

12. Inserimento dati

L'immissione dei dati può essere uno dei modi più lunghi, ma meno produttivi per trascorrere il tempo. Se trascorri una settimana all'inserimento dei dati, trasferiscili a un VA il prima possibile in modo da poter dedicare quel tempo a un uso migliore.

13. Conferma le tue prenotazioni

Circa un giorno prima di un appuntamento o di una prenotazione, consenti al tuo VA di verificare che tutto sia prenotato correttamente. Questo è utile per gli appuntamenti medici, e in particolare per le prenotazioni di hotel e ristoranti, dove avere una chiamata di aiuto per conto tuo può facilmente farti ottenere un aggiornamento.

14. Correttore di bozze

Che tu stia scrivendo email, post di blog, rapporti, articoli o qualsiasi altra cosa, gli errori scivoleranno sicuramente attraverso le crepe. Per qualsiasi cosa importante, invia le tue parole al VA per controllare (se le loro abilità linguistiche sono all'altezza). Controlleranno la grammatica e la struttura della tua scrittura e potranno persino aggiungere formattazione ai tuoi documenti per farli sembrare a forma di nave.

15. Il tuo promemoria personale

Con un calendario condiviso, un VA può ovviamente aiutarti a gestire il tuo programma in modo da sapere sempre dove devi essere in ogni momento della giornata. Ma puoi anche farli essere il tuo promemoria personale, inviarti messaggi o persino chiamarti per fare jogging nella tua memoria su appuntamenti, compleanni, riunioni, conferenze, allenamenti. Qualunque cosa ti piaccia.

16. Note di battitura

Se hai in giro un mucchio di note scritte a mano o pagine cariche di luci, scatta foto di queste e inviale via e-mail al VA per scrivere per te. Avere una copia digitale di queste note le rende non solo più sicure ma anche interamente ricercabili.

17. Crea un piano pasti

Se vuoi provare un nuovo tipo di dieta (ad esempio basso contenuto di proteine, vegetariano, basso contenuto di carboidrati, alto contenuto di nutrienti, adatto per la dieta Atkins, ecc.), Fai conoscere al tuo VA i requisiti e disponili mettere insieme un piano alimentare Come costruire pasti perfetti con la calcolatrice IIFYM ed ExcelPuoi facilmente progettare pasti che soddisfino i tuoi obiettivi di assunzione nutrizionale. Raggiungi i tuoi obiettivi di fitness utilizzando il calcolatore IIFYM gratuito e un foglio di calcolo Excel per pasti sani ogni giorno. Leggi di più e la lista della spesa per rendere la dieta un gioco da ragazzi.

18. Monitora, riassumi e ritaglia le notizie

A condizione che il tuo VA abbia una buona idea di ciò che ti interessa, falli tieni d'occhio le novità del settore Queste nuove funzionalità Feedly semplificano la digestione dei feed RSSL'ultimo aggiornamento di Feedly è arrivato con tre nuove funzionalità: Bacheche, Note e Aspetti salienti. Ecco come possono aiutarti a essere più produttivo e organizzato con i tuoi feed RSS. Leggi di più e avvisarti di tutto ciò che è importante per te bisogno sapere per stare al passo con il gioco.

Potrebbero inviarti un collegamento a un articolo originale o, per risparmiare ancora più tempo, fare in modo che riassumano le notizie e tutti i dati associati, in modo da poter comprendere la storia in una frazione del tempo.

19. Trova opportunità di lavoro promettenti

Ogni mese il tuo VA potrebbe inviarti un piccolo elenco di opportunità di lavoro che potresti trovare interessanti. Se sei già impiegato ma speri in un cambiamento, questo è un compito che è troppo facile lasciarsi sfuggire. Delegalo a un VA per assicurarti che accada!

20. Modifica il tuo curriculum

Se stai facendo domanda per un sacco di lavori, lascia che il tuo VA ottimizza il tuo curriculum 10 cose che NON dovresti mettere sul tuo curriculumIl tuo curriculum è il primo assaggio di te che vede un potenziale datore di lavoro. Rendi perfetta la tua prima impressione. Ecco cosa non mettere sul tuo curriculum e perché. Leggi di più (e lettera di accompagnamento) in modo che siano personalizzati per ogni ruolo per il quale ti stai candidando.

Ciò richiederà una ricerca sull'azienda per la quale speri di lavorare e includendo parole d'ordine specifiche che sono menzionate nella descrizione del lavoro.

Spremi più ore al giorno

Ci sono molti modi in cui puoi farlo spremere più tempo ogni giorno Spremi un'ora in più di ogni giorno con questi 10 suggerimenti rapidiAlcune semplici abitudini possono aiutarci a liberarci di modi inefficienti e ad aumentare il nostro serbatoio di tempo facendo le cose che contano. Queste idee possono darti un'ora in più produttiva ogni singolo giorno. Leggi di più , ma assumere un VA è di gran lunga l'opzione migliore.

Ovviamente, costerà denaro e quando si tratta di assistenti, si tende a ottenere ciò per cui si paga. In sostanza, quindi, tutto si riduce a quanto vale il tuo tempo?

Sei tentato di assumere il tuo assistente virtuale? Consulta il nostro articolo su come (e perché) esternalizzare le attività quotidiane Come diventare super-produttivi esternalizzando le attività quotidianeOttieni di più in un giorno. Imparando cosa puoi esternalizzare, oltre ad alcuni suggerimenti di "buone pratiche" per delegare le tue faccende quotidiane, anche tu puoi diventare super-produttivo. Leggi di più , per uno sguardo più approfondito su ciò che serve.

Dato questo elenco, saresti tentato di assumere un assistente virtuale umano per aiutarti a fare di più ogni giorno?

Credito di immagine: alphaspirit /Depositphotos