Evita gli omicidi di PowerPoint: come rendere le tue presentazioni avvincenti e memorabili

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Hai mai fatto una presentazione in PowerPoint? Certo che hai. Se avessi detto "no", ti definirei bugiardo. Va bene, potrebbe essere estremo. Ma la maggior parte di noi ha, giusto? Direi di si. Allora, qual è il mio punto? Il mio punto è che qui la maggior parte di noi ha creato un PowerPoint e fatto una presentazione (o lo farà ad un certo punto) e tuttavia è probabilmente una delle cose più mal fatte su un computer.

Le presentazioni che ho visto fatte al college, entrambe da studenti e gli istruttori, erano a dir poco imbarazzanti. Dalle diapositive ridicolmente lunghe degli istruttori agli studenti che sembravano non saperlo fare leggere (cosa che non avrebbero dovuto fare in primo luogo). Cattive presentazioni di PowerPoint sono un'epidemia nell'istruzione, che continua poi sul posto di lavoro. Ovviamente non si tratta solo di PowerPoint, ma anche del presentatore e di come parlano e trasmettono le informazioni. E toccherò anche quello.

Inizia con un contorno

Proprio come quando si scrive un rapporto, è utile disporre di punti specifici. Di solito questo è solo per te per abbassare i tuoi pensieri. In un PowerPoint, però, è bello per il tuo pubblico vedere in che cosa andrà a finire la presentazione a cui stanno per partecipare. Li collega un po 'di più e li tiene interessati, soprattutto se c'era qualcosa nella sequenza temporale che li ha incuriositi. Il contorno è semplice e consiste solo nelle cose esatte che intendi coprire. A volte va bene avere un po 'più di dettagli ed estendere la struttura per fornire maggiori informazioni sugli argomenti secondari che verranno trattati. Questo, tuttavia, dipende dalla completezza della tua presentazione e dai requisiti del contenuto specifico che stai trattando. Di seguito è riportato un esempio di uno schema in una presentazione che ho fatto sulla sicurezza informatica.

Sii coerente con il tema e il layout

Ci sono diversi aspetti nel mantenere al minimo le distrazioni e essere coerenti con il tema e il layout in tutto il tuo PowerPoint è sicuramente un fattore importante in questo. Non vuoi creare alcun pensiero che possa alterare l'attenzione del pubblico sui tuoi contenuti e su ciò che stai dicendo. Puoi farlo non solo mantenendo coerente il tema (che è piuttosto semplice), ma anche il layout. Ad esempio, se un argomento occupa due diapositive, assicurarsi di etichettare la seconda diapositiva e aggiungere "(Continua)" alla fine del titolo. Ciò mostrerà rapidamente al pubblico che sei sullo stesso argomento, nonostante il passaggio da una diapositiva all'altra e manterrà l'attenzione sull'argomento invece di chiedersi quale potrebbe essere quella diapositiva.

Dimentica Clip Art, suoni folli e transizioni fantasiose

A proposito di distrazioni, questo è un altro grande giocatore. Alcuni elementi visivi possono essere buoni. Tuttavia, elementi visivi o suoni irrilevanti (in realtà solo qualsiasi suono) e transizioni folli non solo distraggono molto il pubblico, ma danno anche al tuo PowerPoint un aspetto meno professionale. Consiglierei di stare alla larga dalla maggior parte di questi, come questa cosa verde-gialla, soffice qui sotto.

Al college avevo un istruttore che amato tutte queste cose. Sento che avrebbe dovuto insegnare / insegnare all'asilo, se questo ti dà un'idea di come fosse (e le sue presentazioni).

Non leggere il tuo PowerPoint. Periodo.

Veramente? Hai ancora letto i tuoi punti di forza? Spero davvero che non lo faccia. E non offenderti se lo fai, ma devi fermarti - per il bene dell'umanità. Bene, ora che ho finito di schernire la tua dignità, lascia che ti chieda questo: hai mai ascoltato qualcuno leggere qualcosa? Se sono veramente bravo a farlo, come richiedono alcune professioni, a malapena si può dire. Ma se sono nella media come la maggior parte di noi, suona monotono e insipido. Non vuoi che gli altri lo pensino bene? Questo torna a perché stai dando la presentazione in primo luogo. Lo stai dando perché tu avere per? Perché ti piace l'argomento? O perché vuoi che il pubblico assorba quante più conoscenze e contenuti possibile per apportare cambiamenti positivi? Forse sono diversi, ma si spera che l'ultimo sia uno di questi perché, in caso contrario, è improbabile che tu trasmetta il contenuto che hai lavorato così duramente per ricercare e assemblare in un modo che il tuo pubblico voluto divertiti a conoscere e applicare.

Infine, non c'è motivo di leggere ciò che il tuo pubblico può vedere chiaramente. Il tuo obiettivo come presentatore è di espandersi oltre PowerPoint stesso. PowerPoint è semplicemente una guida e una struttura completa che il pubblico deve seguire per tutta la presentazione.

La consegna del contenuto è importante tanto quanto il contenuto stesso. Ecco una soluzione che ho trovato per questo problema, che funziona benissimo per me. Dopo aver creato il tuo PowerPoint, esaminalo e crea uno script. La sceneggiatura può consistere in qualsiasi cosa tu voglia, da uno schema o un riassunto della tua presentazione a una completa imitazione di ciò che intendi dire. In tutto lo script includi dove avverranno le transizioni delle diapositive, così non dimenticherai di cambiare le diapositive mentre dai la presentazione. Va bene guardare in basso per leggere, ma dovresti già avere una certa comprensione di ciò che stai per dire già.

Arrivare a Punto E assassina la saga

Questo è l'altro lato di non leggere quello che stai per dire. È difficile fornire una presentazione significativa ogni volta che tutto ciò che fai è leggere punto dopo punto (questo è lo scopo della sceneggiatura). Ma non mettere quella sceneggiatura nelle diapositive stesse. Potrebbe sembrare un buon senso per te, ma avevo un istruttore le cui diapositive erano così piene che ci è voluto molto tempo per ottenere i punti principali e le informazioni importanti da loro. Abbastanza frustrante quando si cerca di studiare. Ma non si tratta solo di studiare - che ne dici di un posto di lavoro quando il tuo PowerPoint deve essere una risorsa per gli altri? Non vogliono prendersi il tempo di frugare tra le tue diapositive simili a romanzi. Quindi, come dice il titolo, arriva al punto: si chiama PotenzaPunto per un motivo, non un "PowerSaga".

Usa media, ma media di qualità

In precedenza ho parlato di non usare immagini pazze, come Clip Art o altri media di distrazione. Questo non significa che non puoi usarlo affatto. Foto, video e persino clip audio hanno il loro posto quando rilevante. Parola chiave lì. Non hai una foto casuale solo per riempire lo spazio. Invece, trova qualcosa che si riferisce a ciò di cui stai parlando. È un vantaggio se aggiunge qualità a ciò che stai già dicendo, tuttavia se è solo per rendere la diapositiva un po 'meno di un aspetto sterile, va bene lo stesso. Assicurati solo che sia pertinente a ciò che stai coprendo e non toglierà l'attenzione del pubblico.

Usa le risorse a tua disposizione

Forse ci sono stati momenti in cui hai avuto un'idea per qualcosa che volevi fare, ma non avevi il know-how per implementarlo in PowerPoint. Non dimenticare di cercare semplicemente in Internet. Naturalmente ci sono molti consigli e informazioni sul sito Web di Microsoft ed è un'ottima risorsa per cose come questa. Ma anche una rapida ricerca sul tuo motore di ricerca preferito produrrà risultati fantastici perché probabilmente c'è stato qualcun altro che si è chiesto la stessa cosa e ha trovato una soluzione.

Tutto dipende da te, il presentatore

Catturare l'attenzione del pubblico sin dall'inizio è cruciale per il successo della tua presentazione e l'impatto che avrà su di essa. Inizia con una linea accattivante, una statistica intrigante o una domanda per suscitare la loro curiosità. Una volta che hai devi mantenerlo. Puoi farlo seguendo i suggerimenti precedenti menzionati qui e un'altra cosa: l'atmosfera che emani. Sei nervoso? O sei rilassato e te stesso? Devi essere il secondo, qualunque esso sia. Non preoccuparti se ritieni che la tua personalità sia inadeguata per il contenuto che stai presentando, non cercare di cambiarlo. Invece, fidati del tuo istinto e sii te stesso. Ad esempio, se sei divertente, getta il tuo umorismo qui e là. O se sei più serio, fallo invece. La chiave è trasmettere fiducia in te stesso, nel tuo lavoro e nei contenuti che stai presentando.

Pratica. Pratica. Pratica. (E non rimandare)

Quindi, come puoi essere fiducioso in quelle cose? Semplice - pratica. Dovresti memorizzare l'intera presentazione (non il tuo PowerPoint). Ciò migliorerà il flusso di informazioni, rappresenterà la fiducia, impedirà presentazioni asciutte (monotone) e la lettura delle diapositive e catturerà meglio l'attenzione del pubblico. Disattivarlo aumenterà solo i negativi e diminuirà i positivi. Quindi non procrastinare e stare davanti al gioco.

Doh! Hai appena salvato il tuo PowerPoint in un solo posto: l'unica unità flash che avevi. E mentre entravi nell'edificio, l'hai lasciato cadere in una pozzanghera di fango. Spero che funzioni ancora: il tuo lavoro / grado e altre persone si affidano a te. Se non ti è mai successo, conosciamo tutti qualcuno a cui è successo. È logico eseguire il backup, quindi fallo! È gratuito (per lo più) e non c'è davvero alcun motivo per non farlo, tranne per la tua pigrizia - che è solo patetico che gli permetti di intralciarti. Sai che ti pentiresti di quelle volte in cui non hai eseguito il backup se ti è successo qualcosa del genere, quindi perché non prevenire tutto questo stress e fare le cose fin dall'inizio.

Esistono diversi modi per farlo. Innanzitutto, disporre di più posizioni dello stesso file in origini diverse. Quindi, se hai il file sul tuo computer, disponilo anche su un'unità flash. Se hai intenzione di portare solo un'unità flash da collegare a un altro computer per dare la presentazione, prova a utilizzare un servizio cloud Dropbox vs. Google Drive vs. OneDrive: quale cloud storage è il migliore per te?Hai cambiato il modo di pensare al cloud storage? Le popolari opzioni di Dropbox, Google Drive e OneDrive sono state unite da altri. Ti aiutiamo a rispondere a quale servizio di archiviazione cloud dovresti usare. Leggi di più come Dropbox, SugarSync, SkyDrive o Google Drive. Ci sono anche molti altri servizi, ma queste sono le mie scelte preferite, SugarSync è il mio preferito personale SugarSync: il servizio di backup e sincronizzazione dei file gratuito più completoIl backup dei file non è in alcun modo una nuova conversazione o argomento. Se cerchi "backup di file" su Google, verrai probabilmente sopraffatto da servizi e articoli sull'argomento. È un vasto ... Leggi di più . Un'altra opzione è quella di avere sia un disco rigido portatile che un'unità flash (o due dello stesso tipo di dispositivo), in questo modo se non sei sicuro dell'affidabilità di una connessione Internet, hai ancora un di backup. Non sono schizzinoso Come fai il backup, basta che tu fare e la sua affidabile.

Inoltre, salva mentre digiti il tuo PowerPoint e script di presentazione. Denominare i file dall'inizio e quindi utilizzare semplicemente "Ctrl + S" durante la digitazione. Non posso contare il numero di volte che l'ho fatto solo in questo articolo. Anche se pensi di salvare la metà, basta farlo. Ci vuole solo un secondo e salva ore di frustrazione.

Conclusione

Per ricapitolare, ricorda che ci sono molte cose che puoi fare per rendere più piacevole la lettura e la comprensione di PowerPoint. Detto questo, l'altro 50% del peso è determinato da quanto bene presenti il ​​materiale. Entrambi devono essere all'unisono per catturare e mantenere l'attenzione del pubblico per assicurarsi che comprendano appieno il contenuto che hai lavorato così duramente per preparare. Ma non si ferma qui. Devi concentrare il contenuto sulle esigenze e sugli interessi del pubblico. Se non è il loro particolare interesse, puoi compensarlo attraverso le aree di presentazione del contenuto stesso usando analogie per metterlo in relazione il più possibile con la tua personalità. Quelle cose combinate con la fiducia acquisita attraverso lo studio ripetitivo della sceneggiatura della presentazione assicureranno al tuo pubblico di rimanere incuriosito. Infine, non dimenticare di eseguire il backup. Può sembrare una seccatura, ma ricorda che è molto più di uno quando devi ricreare tutto ciò che hai perso.

Per suggerimenti più utili, dai un'occhiata 10 suggerimenti di PowerPoint per la preparazione di una presentazione professionale 10 suggerimenti di PowerPoint per la preparazione di una presentazione professionaleUtilizzare questi suggerimenti di Microsoft PowerPoint per evitare errori comuni, coinvolgere il pubblico e creare una presentazione professionale. Leggi di più di Tina e The 10-20-30 Rule of PowerPoint di Guy Kawasaki.

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